Krav #5 til at en standard har effekt: Lederne skal følge op

Dette indlæg indgår i en artikelserie om “de 6 krav til at en standard/SOP har effekt”.

Link til hovedindlæg: 6 krav til at en standard/SOP har effekt >

Links til øvrige indlæg om de enkelte krav:

1. Optimal proces – hvad er en optimal proces?
2. Beskrevet i en god SOP – hvad er en god SOP?
3. Er udbredt til de rette medarbejdere – hvem er de rette medarbejdere – og det rette antal?
4. Hvor alle altid følger SOP’en – og hvordan sikrer man det?
5. Hvor lederne følger op på et SOP’en følges – hvilke opgaver har lederne i den forbindelse?
6. Hvor SOP’en efterfølgende optimeres – hvordan struktureres en forbedringsproces?

Hvad er en SOP?

Vi bruger ordet “SOP” om “Standard Operation Procedure”…eller procedure, standard, arbejdsinstruktion, forretningsgang…eller hvad I nu kalder det :-)

Hvorfor er det krav for en effektiv SOP, at lederne følger op?

Man siger, at hvis man “ikke kan slå sig på en standard – så kommer den aldrig til at virke”!

Forstået på den måde, at hvis man ikke mærker konsekvens, hvis man ikke overholder aftaler, så gør man præcist som man plejer…

Derfor kræver SOP’er ledernes opfølgning.

Hvordan skal lederne følge op?

Det har efterhånden fået et godt dansk udtryk – “proceskonfirmering”. At lederne går ud og proceskonfirmerer at standarder følges. At de anerkender når de følges. Og at de udvise konsekvens når de ikke følges.

Netop konsekvens er ofte en mangelvare. Hvis ledere skal følge op og udvise konsekvens, så kræver det først og fremmest også, at de selv følger standarderne!

Derfor er det en god idé at syreteste standarder – specielt som leder.
Syretest dækker over 3 spørgsmål:

• Kan jeg/vi være rollemodel for denne standard? Hvis ikke – så tilret
• Vil jeg/vi anerkende og rose en kollega – også i plenum – for at følge standarden? Hvis ikke – så tilret
• Vil jeg/vi udvise konsekvens, hvis en kollega ikke følger standarden? Hvis ikke – så tilret

Proces konfirmering som leder

Proceskonfirmering er når en leder observerer en medarbejder udføre et stykke arbejde, og undervejs sammenligner lederen medarbejderens adfærd med en skriftlig standard. Lederen stiller medarbejderen spørgsmål, der skal illustrere medarbejderens viden, samt få medarbejderen til at reflektere over jobbet. Efterfølgende gives feedback og der spørges til forbedringsforslag.

Proceskonfirmering er ikke et udbredt fænomen i danske virksomheder, hvilket kan skyldes, at det minder om reaktiv kontrol af medarbejdere, samt opfattes som et udtryk for mistillid. Men proceskonfirmering har ikke til formål at kontrollere medarbejderes adfærd. Det skal anvendes til at forstærke relationer, facilitere forbedringsforslag samt bekræfte træningssystemets effektivitet.

Fremfor kun at fokusere på reaktiv problemløsning, agerer lederen derved proaktivt, ved at bekræfte korrekt adfærd.

Proceskonfirmering er dermed et vigtigt ledelsesværktøj i arbejdet med Lean.

Læs mere om proces konfirmering

Læs mere om proces konfirmering og ledelse >

Struktur på proces konfirmeringsopgaven

Det er en hjælp til ledere, hvis de har et værktøj der sætter struktur på proceskonfirmeringen. Så det ikke bliver tilfældigt – både hvem man udvælger og hvilken proces man spørger til.

Her kan et værktøj til struktureret genbesøg af standarder være en hjælp. En pop-up i systemet – og afgang – ud og proceskonfirmere.

En metode til proceskonfirmering i Lean er at anvende såkaldte T-kort (huskekort) >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom