Krav #3 til at en standard har effekt: Udbredt til rette medarbejdere

Dette indlæg indgår i en artikelserie om “de 6 krav til at en standard/SOP har effekt”.

Link til hovedindlæg: 6 krav til at en standard/SOP har effekt >

Links til øvrige indlæg om de enkelte krav:

1. Optimal proces – hvad er en optimal proces?
2. Beskrevet i en god SOP – hvad er en god SOP?
3. Er udbredt til de rette medarbejdere – hvem er de rette medarbejdere – og det rette antal?
4. Hvor alle altid følger SOP’en – og hvordan sikrer man det?
5. Hvor lederne følger op på et SOP’en følges – hvilke opgaver har lederne i den forbindelse?
6. Hvor SOP’en efterfølgende optimeres – hvordan struktureres en forbedringsproces?

Hvad er en SOP?

Vi bruger ordet “SOP” om “Standard Operation Procedure”…eller procedure, standard, arbejdsinstruktion, forretningsgang…eller hvad I nu kalder det :-)

Hvorfor er “udbredt til rette medarbejdere” et krav til en effektiv SOP?

Mange gange oplever jeg, at en medarbejder i mange år har udført en given proces. Så en dag (mens jeg er der) så nævner en kollega – “jamen det har vi da en standard for”. Hvortil den anden kollega svarer – “har vi”?

En standard har naturligvis ikke den ønskede effekt, hvis vi ikke har trænet – og gentrænet – de rette medarbejdere.

Én ting er dog at træne. En anden disciplin er, at gøre arbejdsbeskrivelserne tilgængelige ved åstedet. Se også indlægget om at gøre standarder tilgængelige >

Hvad er “udbredt til rette medarbejdere”?

Den anden dag var jeg til et møde med en virksomhed. De nævnte eksempler på, at lederen spørger medarbejderne – “hvem vil gerne på kursus i…”. Hvortil nogle rækker hånden op – og kommer på kursus. Men er de pågældende medarbejdere de rette? Og det rette antal?

Først og fremmest skal vi have styr på kompetencerne. Hvem skal kunne hvad? Hvem kan hvad?

En del organisationer arbejder med kompetencer. Men desværre kun med de aktuelle kompetencer. Ikke ret mange sætter kompetencemål – ud fra strategi og mål. Dermed kender de heller ikke til det rette kompetenceniveau – og om der er gab.

Hvor der er gab, så skal sidemandsoplæringen også være struktureret. Ikke bare udføres tilfældigt og af en tilfældig.

Kompetencestyring

Kompetencestyring handler om 4 trin:

1. Hvad er vores kompetencebehov – hvis vi skal levere på mål og strategi? Laves for alle afdelinger.
2. Hvilket kompetenceniveau har vi?
3. Er der gab?
4. Hvis ja – så skal der trænes – se næste punkt.

Her et eksempel på en kompetencematrix – som også indeholder målsætninger for antallet med kompetencer:

Kompetencemålene er beregnet som “antallet der er nødvendig” – sammenlignet med “det aktuelle antal”.

Hvor der er gab skal træning igangsættes. Vi kan se, at der igangsat træning for medarbejder “MHN” (hun hedder faktisk Marie Høg Nielsen :-)).

Faktisk taler man også om passiv og aktiv kompetencestyring. Mange gange ender ovenfor nævnte 4 discipliner i en skrivebordsøvelse. Hvis det virkelig skal effekt – og anvendes dagligt – så bør man også tage de 2 sidste trin med i “aktiv kompetencestyring” >

Træning, sidemandsoplæring og gentræning

Fra kompetencestyringen ved vi hvem der skal trænes. Du skal de så trænes!

Det bør der også være styr på:

• Hvem skal trænes?
• Hvem skal træne?
• Hvordan trænes bedst?
• Hvor ofte skal træningen genbesøges?

Hvem skal træne? Det bør ikke være en tilfældig. Her bør vi sikre, at det sker af en kollega, som er kompetent i den pågældende proces.

Hvordan trænes bedst? Her taler vi om struktureret sidemandsoplæring. Her kan man eks. finde inspiration i struktureret sidemandsoplæring med TWI >

Desuden bør man også have et system for genbesøg/gentræning. Ellers kan det ofte glemmes. Og genbesøg er faktisk med til at sikre, at vi løbende også genbesøger vores standarder. Måske trænger de jo til en opdatering/forbedring.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom