5 hurtige tjek-spørgsmål inden du læser videre…

Er denne artikel relevant for dig?

• Er vi gode nok til at lave standarder med ejerskab hos medarbejderne?
• Er vi gode nok til at lave visuelle standarder – intuitive og hurtige at forstå?
• Er vi gode nok til at implementere nye standarder – træne og fastholde?
• Er vi gode nok til at gøre standarder tilgængelige?
• Er vi gode nok til at sikre en “løbende forbedringsproces” på vores standarder?

Har du 5 af 5 “rigtige” – så drop resten af dette indlæg!
Har du ikke 5 af 5 – så læs videre :-)

Standarder, procedurer, SOP’er…uden effekt!

Kært barn har mange navne…men samlet for dem er, at ikke ret mange af dem har effekt!

Mulige årsager (med risiko for overlap imellem punkterne):

• De følges ikke – medarbejderne opfinder egne processer eller opfinder “dybe tallerkener” fra gang til gang
• De er ikke udbredte
• Man kan ikke finde dem
• De er forældede
• De er alt for omfattende, måske i en kedelig tekst-version…ingen gider læse det
• De er kun lavet pga. ISO, kunder eller andre interessenter
• Der er ikke gennemført træning i standarderne
• Der er ikke struktur på gentræning
• Ingen ved hvem der er ansvarlig for at træne
• Osv.

Standarder i forhold til modenhedstrappen

Standardisering ligger på trin 3 på modenhedstrappen – læs mere om organisatorisk modenhed >

6 krav til at en standard/SOP har effekt

De 6 krav til, at en standard, procedure, SOP har effekt:

1. En optimal PROCES med maksimalt flow, minimalt spild og maksimal kundeværdi
   Hvor medarbejdere har ejerskab, respekt og kan se værdien
   Gerne SYRETESTET af relevante ledere og medarbejdere
2. Beskrevet i en god SOP (video, billeder, flow-diagrammer – frem for en masse tekst)
3. Er UDBREDT til de rette medarbejdere (struktur på træning og styr på kompetencer)
4. Hvor alle ALTID FØLGER SOP’EN (tilgængelige ved åstedet)
5. Hvor lederne FØLGER OP på at SOP’en følges (proces konfirmering fra ledernes side)
6. Og hvor man løbende derefter også OPTIMERER SOP’en

Som man også kan se, så er der mange faldgruber. Summen er dog, at det slet ikke kan svare sig at lave dem, hvis de ingen effekt har!

Forklaring på de 6 krav

1. Optimal proces

Først og fremmest skal en proces være optimal for at den har effekt. Det dækker over:

• Maksimalt flow – mindst mulig spild
• Maksimal kundeværdi

Men en optimal proces kræver også, at medarbejderne har respekt for den. At de har ejerskab. Vi danskere er rebeller og hvis ting ikke giver mening, så gider vi ofte ikke gøre, som der bliver sagt.

Desuden er det en god idé at syreteste standarder. Syretest dækker over 3 simple spørgsmål:

• Kan jeg/vi være rollemodel for denne standard? Hvis ikke – så tilret
• Vil jeg/vi anerkende og rose en kollega – også i plenum – for at følge standarden? Hvis ikke – så tilret
• Vil jeg/vi udvise konsekvens, hvis en kollega ikke følger standarden? Hvis ikke – så tilret

Læs mere om krav #1: Optimal proces som et krav til en effektiv standard >

2. Er beskrevet i en god SOP

To modsatrettede tendenser:

• Vi går på YouTube når vi søger en vejledning derhjemme – til vaskemaskinen, printeren, lyset, TV’et osv.
• Vi laver lange tekst-baserede vejledninger på arbejde

Hvorfor bliver vi ved med at lave procedurer/SOP’er i tekstform, når vi privat søger video-vejledninger?

Det bedste medie til en procedure/standard/SOP i prioriteret rækkefølge:

1. Video
2. Billeder
3. Flow-diagrammer
4. Tekst

Ovenstående 4 kan selvfølgelig kombineres. Men fact er, at vi ofte anvender den ringeste kommunikationsform i vores standarder…

Læs mere om krav #2: En god SOP/standard som et krav til en effektiv standard >

3. Er udbredt til de rette medarbejdere

Først og fremmest skal vi have styr på kompetencerne. Hvem skal kunne hvad? Hvem kan hvad?

En del organisationer arbejder med kompetencer. Men desværre kun med de aktuelle kompetencer. Ikke ret mange sætter kompetencemål – ud fra strategi og mål. Dermed kender de heller ikke til det rette kompetenceniveau – og om der er gab.

Hvor der er gab, så skal sidemandsoplæringen også være struktureret. Ikke bare udføres tilfældigt og af en tilfældig.

Læs mere om krav #3: At standarden/SOP’en er udbredt til de rette medarbejdere – som et krav til en effektiv standard >

4. Hvor alle altid følger standarden

“Hvis du udfører en proces, og ikke følger standarden, så har vi nu 2 standarder…”

Fact er, at vi ikke er gode til at følge standarder generelt. Hvis en organisation ønsker, at stige i modenhedsniveau, så skal alle følger standarder – og standarder skal udvikles herfra – jf. modenhedsmodellen >

En anden forudsætning for, at standarder følges er, at de skal være tilgængelige ved åstedet. Hvis man ikke kan finde dem eller de er svære at finde – så springer vi ofte over.

Læs mere om krav #4: At standarden/SOP’en følges af alle – et krav til en effektiv standard >

5. Hvor lederne følger op om standarden følges 

Det har efterhånden fået et godt dansk udtryk – “proces konfirmering”. At lederne går ud og proceskonfirmerer at standarder følges. At de anerkender når de følges. Og at de udvise konsekvens når de ikke følges.

Netop konsekvens er ofte en mangelvare. Men et godt udtryk er, at “hvis man ikke kan slå sig på en standard – så kommer den aldrig til at virke”.

Læs mere om krav #5: Ledernes proces konfirmering – et krav til en effektiv standard >

6. Løbende optimerer på standarder

Mange organisationer har ikke en struktureret proces for at optimere på standarder. Hvad tænker medarbejderne så? At “processerne er låst”? Eller at man bare skal gøre som man plejer – og slå op i proceduren, hvis man går i stå?

En forudsætning for en god standard er, at der er en forbedringsproces. Eks. en Kaizen forbedringstavle.

Læs mere om krav #6: Løbende forbedringer (Kaizen) – et krav til en effektiv standard >

Links

Links til relevante artikler:

• Hvad er en god arbejdsbeskrivelse >
• Om organisatorisk modenhed >
• Eksempel på arbejdsinstruktioner i videoform >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom