Krav #6 til at en standard har effekt: At processen optimeres

Dette indlæg indgår i en artikelserie om “de 6 krav til at en standard/SOP har effekt”.

Link til hovedindlæg: 6 krav til at en standard/SOP har effekt >

Links til øvrige indlæg om de enkelte krav:

1. Optimal proces – hvad er en optimal proces?
2. Beskrevet i en god SOP – hvad er en god SOP?
3. Er udbredt til de rette medarbejdere – hvem er de rette medarbejdere – og det rette antal?
4. Hvor alle altid følger SOP’en – og hvordan sikrer man det?
5. Hvor lederne følger op på at SOP’en følges – hvilke opgaver har lederne i den forbindelse?
6. Hvor SOP’en efterfølgende optimeres – hvordan struktureres en forbedringsproces?

Hvad er en SOP?

Vi bruger ordet “SOP” om “Standard Operation Procedure”…eller procedure, standard, arbejdsinstruktion, forretningsgang…eller hvad I nu kalder det :-)

Hvorfor er det et krav for en effektiv SOP, at en proces løbende optimeres?

Mange organisationer har ikke en struktureret proces for at optimere på standarder. Hvad tænker medarbejderne så? At “processerne er låst”? Eller at man bare skal gøre som man plejer – og slå op i proceduren, hvis man går i stå?

En forudsætning for en god standard er, at der er en forbedringsproces.

Hvad er processen for løbende optimering af processer?

I Lean anvender man ofte en form for forbedringstavler. Eller kaldet Kaizen-tavler.

På et Kaizen tavlemøde koordinerer man eksempelvis:

• Hvad er status på vores mål for afdelingen? Giver målene anledning til aktioner?
• Hvordan går det med vores igangværende forbedringsopgaver? Opdatere fremdrift
• Er der nye forbedringsforslag? De prioriteres efter indsats og effekt. Effekt måles op imod afdelingens målsætninger.

Se eksempler på Kaizen forbedringstavler >

Læs mere om Kaizen forbedringstavler >

Bemærk at det ikke er et facit, at det skal foregå på en tavle. Det vigtigste er målet – midlet kan være en tavle.

Kaizen og modenhedstrappen

Kaizen og forbedringstavler er en vigtig del af den organisatoriske modenhedstrappe, hvor vi gerne vil have organisationen fra det negative hamsterhjul og op i det udviklende forbedringshjul.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom