Jeres organisation befinder sig i ét af to hjul…

Flexkoms organisatoriske modenhedstrappe inspirerer heldigvis mange organisationer på vores rejse rundt i landet som konsulenter.

Senest er vi begyndt at tale om “de to hjul”, som organisationer kan befinde sig i…

1. Det negative hamsterhjul

Hvor der er daglig brandslukning og hvor den kreative energi hos medarbejderne bruges på udbedringer.

Resultatet er ofte dårlig trivsel, frustrationer, spændinger i organisationer…og ikke nødvendigvis god økonomi og god kundeservice.

2. Det positive forbedringshjul

Hvor der er nogenlunde stabil drift og hvor organisationens kreative energi og tid anvendes på at lave forbedringer og udvikling.

Resultatet er ofte en bedre trivsel, stabil kvalitet, sund økonomi og god kundeservice.

Hvilket hjul befinder I jer oftest i?

Hvilket af de to hjul befinder din afdeling og organisation sig oftest i?

Forbedringshjulet = PDCA-hjulet

Forbedringshjulet kaldes også for PDCA-hjulet i Lean. Læs mere om PDCA i Lean >

Mange organisationer er i det negative hamsterhjul

Måske er det lidt firkantet at tale om, at man enten er i det ene eller det andet hjul.
Placeringen på modenhedstrappen kan selvfølgelig variere fra organisation til organisation, fra afdeling til afdeling, fra proces til proces og måske også fra dag til dag…

Men Flexkoms tal viser, at 74% af vores administrative processer befinder sig på niveau 1 og 2. Tallet er 59% for produktion. Så potentialet er markant!

Skillelinjen er “best practice aftaler”

Skillelinjen imellem de to hjul er trin 3 – evnen til at indgå gode best practice aftaler på tværs af organisationen. Men netop det trin er meget sværere end det lyder!

Læs vores indlæg med de 6 krav til at en “best practice aftale” (standarder) har effekt >

Fra udbedringer til forbedringer

Mange taler om, at Lean dræber kreativiteten. Det gør Lean måske, der hvor Lean anvendes med et rent rationaliseringsformål. Men Leans oprindelige tanke er, at vi skal bruge den samme mængde tid og energi på kreativitet – blot skal vi skifte fra “udbedringer” til “forbedringer”!

Og mange tænker også, at “standarder” giver os spændetrøjer på. Men det er ofte fordi, at vi får lavet for rigide standarder. En standard skal passe til processen. En standard må gerne have frihed – bred vej. Andre standarder skal måske have en smal vej. En standard skal passe til vejbredden! Men der bør være en vej – uden en vej, så er der ikke styr på processen.

Kan best practice aftaler give effekt?

JA! Hvilke aftaler kan – fra i morgen – reducere spildtid og øge kundeværdien i jeres organisation?

Eksempler vi møder i organisationer:

• En aftale om adfærd i storrumskontor – færre forstyrrelser, mere produktiv tid, bedre trivsel (generelt kan mange “kommunikationsregler – mails, møder o.l. give hurtig effekt)
• En aftale om mere effektive møder – prøv eks. med “mødeledelse og frit lejde“
• En aftale om arkivering af “viden” i vores filsystem
• En aftale om brugen af vores fælles mailbokse
• En aftale om placeringen af vores fælles trucks – om dagen og ved opladning til fyraften
• En aftale om placeringen af vores fælles værktøj
• …og mange mange flere!

Mange tænker sikkert, at “det vil tage mange timer” at få lavet en masse aftaler (standarder). Men flere tilgange kan optimere processen:

• Start med jeres “top 10” processer – de 15-20% af jeres processer som typisk udgør 80% af jeres arbejdstid
• Brug ikke timevis på en aftale – afsæt eks. 15+15 minutter – lav standarder på 15+15 minutter
• Syretest jeres nye aftaler – kan vi selv være rollemodeller og vil vi udvise konsekvens hvis de ikke følges? Hvis ikke kan svare ja og ja – så reducer ambitionsniveauet…

Vil I også skifte hjul?

Første skridt på denne rejse er ofte, at ledelsen og medarbejderne ser lyset. Kontakt gerne Flexkom hvis I vil have en sjovt og inspirerende indlæg om modenhedstrappen inkl. sjove øvelser og gode debatter. Hvilke aftaler kan fra i morgen skabe effekt hos jer?

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom