Spildtid under møder

Et område hvor mange danske organisationer oplever meget spildtid er omkring møder. Eksempler på spildtid før, under og efter møder:

• Manglende/ingen dagsorden
• Forkerte mødedeltagere
• For mange mødedeltagere
• Manglende forberedelse (måske pga. manglende info)
• Søgetid under forberedelse
• Overservicering under forberedelse – for meget forberedt eller for mange har forberedt det samme
• Transport til møde – hvis det kunne have været taget online
• Ventetid ved opstart af møde
• Debatter under møder som kun er relevante for få af deltagerne
• Detaljer under møde som igen kun er relevante for få af deltagerne
• For meget “bordet rundt” – alle vil sige noget, selvom det ikke bringer noget nyt/fremdrift
• Manglende referatskrivning under møder fører til uenighed om actions efterfølgende
• Ingen beslutningsreferat fra møde – det er værre!
• Manglende/dårlig mødeledelse
• Skæv tidsfordeling ift. punkter på dagsorden
• Slutter ikke til tiden
• Manglende actions på beslutningspunkter
• osv.

Her er nogle faldet i en “lokal” nørdesnak – og de andre tjekker mail på mobilen imens – kender du situationen?

Hvordan får man bedre møder?

Grundlæggende er problemet, at vi ikke er enige om processen. Altså mangler der en best practice. Der skal defineres en standard for møder – før, under og efter. Uden en standard vil vores forskellige opfattelser af et godt møde føre til en masse spildtid. Desuden betyder en best practice standard, at vi fremadrettet SAMMEN kan forbedre processen for møder. En standard betyder også, at vi kan give feedback på møderne. Uden en standard kan vi godt give feedback, men det bliver kun til en meningsudveksling (jeg synes…det synes jeg ikke…og så kører det bare).

Læs mere om best practice ift. modenhedsniveauer som organisation >

Eksempler på møderegler

Møderegler kan indeholde mange punkter:

• Krav om dagsorden
• Skabelon for dagsorden
• Kun relevante deltagere
• Folk skal forberede sig i henhold til dagsorden
• Møder starter til tiden
• Referater skrives under mødet
• Feedback på møder
• Slutte 5 min. før tid, så de næste kan nå at overtage lokale – og deltagerne kan nå det næste møde
• m.fl.

Udfordringen er ofte, at mange punkter giver mange ting vi skal huske? Kan vi det? Ikke mindst når vi tænker på kravene til lederne – de skal være rollemodeller og udvise konsekvens. Så hvis vi har lavet mange regler, så er det også svært at være leder.

Synlige møderegler:

Se eksempler på møderegler >

To regler som gav meget bedre møder

Jeg har oplevet, at mange organisationer har indført et par håndfulde gode regler for møder. Med blandet succes – sikkert pga. antallet af punkter.
Andre organisationer har indført meget få regler – og nogle med større succesrate.
To regler tyder på, at de giver markant effekt.
Faktisk har jeg oplevet, at nogle organisationer har “nøjes” med de to regler – og fået markant bedre møder:

• Mødeledelse
• Frit lejde

Mødeledelse

Mødeledelse dækker over, at alle møder starter med at udpege en mødeleder. Normalt har vi antaget, at mødeindkalderen også leder mødet. Men har vedkommende reelt fået beføjelserne? Og har vi defineret rollen som mødeleder?
Udover at udpege en mødeleder, så er der også defineret et ansvar til mødelederen (eksempler):

• Udpege referant (skrive under møde)
• Løbe dagsorden igennem før møde og sikre konsensus
• Stoppe unødvendige debatter
• Sikre fremdrift
• Samle op i delkonklusioner undervejs
• Lukke møde og sikre konsensus om actions

Frit lejde

Frit lejde dækker over, at alle må forlade mødet imellem alle punkter i dagsorden. Så kan ingen sige efter mødet, at “nu har jeg spildt to timer”. Du kunne bare have gået!
Jamen, hvad hvis alle forlader mødet? Så kan mødelederen skrive beslutningsreferatet i en fart.
Hvad vi nogle ønsker at gå, som andre ønsker skal blive? Så må vi snakke om det – mødelederen beslutter.
Desuden medfører det ofte, at der er ønsker til rækkefølgen i dagsorden – så folk kan forlade mødet når muligt.
Punktet kan også medføre, at der faktisk er nogle, som foreslår at andre forlader mødet. Det kan også medføre interessante snakke…

Hvad med de andre mulige regler for møder?

Hvad så med alle de andre punkter, som også burde være indført? Enig – der er mere at komme efter. Men skal vi ikke lige lade de to punkter blive en del af kulturen. Så kan vi løfte underliggeren senere.

Læs mere om møder og kommunikationsregler

• Læs om to regler, som gav meget bedre møder >
• Læs om den afgørende ledelses-syretest af nye møderegler >
• Se alle indlæg om møderegler og kommunikationsregler >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
PS Oplagt navn på et mødelokale (Kaizen betyder forbedringer):