Hvad er kompetencestyring (kompetencestrategi)?

Kompetencestyring er en systematisk metode til sikring af rette kompetencer i forhold til strategien. Mange organisationer oplever stor sårbarhed (personafhængighed) og det er med til at bremse flow, forringer kvaliteten (når vedkommende ikke er på arbejde) og skabe dårlig trivsel.
Grundlæggende er problemet ofte, at vi ikke har taget proaktiv stilling til kompetencebehovet i forhold til mål og strategi. Det betyder, at vi ofte enten er overkvalificeret eller underkvalificeret set som samlet afdeling. Så hvordan vil vi opnå vores strategi?

Video om kompetencestyring

Vi har lavet en video om passiv og aktiv kompetencestyring >

Mange har en kompetencematrix

Mange ledere har en kompetencematrix for deres afdeling. Enten på papir eller i hovedet. Uanset – hvis man må være lidt kontant – så er en kompetencematrix ingenting værd… En kompetencematrix har kun værdi, hvis den er koblet til de kompetencekrav, som skal være opfyldt for at opnå strategien.

Hvor ligger kompetencestyring på modenhedstrappen?

I Lean arbejder man med en modenhedstrappe. Den beskriver rejsen fra kaos til kundeflow.
Modenhedstrappen:

1. Kaos. Vi leverer til kunderne, men der er ofte kaotiske tilstande. Hvem tager den opgave? Anne er syg – hvad gør vi? Prøv lige at tjek om du har en mail fra… Hvem er de her varer til?
2. Personafhængighed. Vi bevæger os væk fra kaos, men er afhængig af bestemte medarbejdere på bestemte poster. Hvis de er spidsbelastede eller har fri, så ryger vi op i kaos.
3. Best practice. Nu er processerne beskrevet i “aftaler” – som overholdes. Hvis de ikke overholdes, så er vi op i niveau 1-2.
4. Problemløsning og forbedringer. Problemer håndteres ud fra vores aftaler (standarder). Forbedringer er en fælles rejse – ud fra vores fælles aftaler.
5. Kompetencestyring. Nu vil vi sikre “det rette antal medarbejdere på de enkelte opgaver/kompetencer”.
6. Lean organisering i flow.

Læs mere om modenhedsniveauerne >
Som det fremgår, så er kompetencestyring på step 5. Specielt trin 3 er en forudsætning for kompetencestyring. Hvis vi ikke har fælles procesaftaler – som overholdes – så glem kompetencestyring.

74% starter på niveau 1-2

Vores undersøgelser viser, at 74% af danske organisationer (specielt blandt ledere og funktionærer) starter på niveau 1 og 2. Skræmmende… Men det viser også noget om potentialet med best practice og Lean.

De 6 trin i kompetencestyring

De 6 trin i kompetencestyring er:

1. Kompetencekrav. Hvor bør min afdeling være, hvis vi skal leve op til de strategiske mål? Udfyld kravene uden hensyntagen til dine nuværende medarbejdere. Kig ½-2 år frem.
2. Kompetencematrix. Hvor er min afdeling i dag?
3. Gab. Hvad er gabet? Hvor stort et gab skal lukkes? Husk at I også kan være overkvalificeret.
4. Proaktiv krydstræning. Læg en plan for at lukke gabet.
5. Planlægning. Step 5-6 er ekstra dimensioner på kompetencestyring. Her lægger man en regelmæssig plan for opgaver i afdelingen.
6. Udjævning. Via kompetencestyringen kan vi nu udjævne arbejdsbelastningen, som er fremkommet i planen.

Eksempel på kompetencestyring

Her et simpelt eksempel:

Rækkefølge:

1. Først kravene. Her er blot anvendt 3 kompetenceniveauer (1 = Har grundviden til at lære opgave, 2 = Kan udføre med standard, 3 = Kan udføre inkl. håndtere afvigelser). Her er udfyldt for 6 opgaver/kompetencer i afdelingen. Sværhedsgraden angiver hvor svært det er at genplacere en medarbejder. Jo højere sværhedsgrad, jo farligere er sårbarhed.
2. Så kompetencematrix for afdelingen pt.
3. Derefter gab. Som det fremgår er afdelingen både under og over på de forskellige opgaver/kompetencer.

Effekt af kompetencestyring

Effekten af kompetencestyring er markant:

• Øger sandsynligheden for at opnå strategien
• Et proaktivt afsæt for MUS-samtaler – lederen (strategien) styrer retningen (ikke medarbejderens ønsker)
• Et proaktivt afsæt for dialog leder til leder. Er din afdeling på niveau? Hvad skal der til? Hvor stort et gab har du i afdelingen? Kan vi evt. aflaste på tværs af afdelinger?
• Kvalitet – god kvalitet – også når “backup” løser opgaven
• Trivsel – man kommer ikke tilbage til en fuld mailbox efter ferien og man er ikke presset i hverdagen
• Mere professionel organisation – både internt og set fra kundernes synspunkt
• Bedre rekruttering
• Bedre flow i hverdagen
• Et afsæt for planlægning og udjævning

Hvor skal man starte?

I kan eks. lade alle ledere definere de opgaver og kompetencer, som dækker 80% af arbejdstiden i afdelingen. Det er typisk 5-15 kompetencer/opgaver. For dem bør man have en skarp kompetencestyring.

Læs artikel

Læs artikel i bladet “Kvalitet” om kvalitet og kompetencestyring >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom