Mange processer er personafhængige!

Vores tal viser følgende:

• 59% af alle produktionsprocesser har en grad af personafhængighed
• 74% af alle administrative processer har en grad af personafhængighed

Det er markante tal! Derfor er her et bud på de trin, som kan anvendes til at reducere personafhængighed. Men det er bestemt lettere sagt en gjort – og er man en lille organisation, så kan det nærmest være umuligt.

Organisatorisk modenhed

Hvis vi kigger på den organisatoriske modenhedstrappe, så ligger sårbarhed/personafhængighed på trin 2:

Modenhedsmodellen siger meget om vejen væk fra personafhængighed.

Læs mere om modenhedsmodellen for organisationer/virksomheder >

Overblik: 8 trin til reduktion af personafhængighed

Nedenfor ser du 8 trin til reduktion af sårbarhed eller personafhængighed – med links til at læse mere (eller at downloade et skema til kompetencestyring):

1. Kortlægning af de kritiske processer/opgaver
2. Fastlæg behov for backup på de kritiske processer/opgaver
3. Status – hvem kan udføre opgaver i dag?
4. Fastlæg/opdater arbejdsbeskrivelser
5. Læg plan for at lukke kompetencegab
6. Struktur på sidemandsoplæring
7. Sæt i gang – eksekvering!
8. Hold viden “varm”

Trin 1: Kortlægning af de kritiske processer/opgaver

Først anbefales et overblik over de mest kritiske processer/opgaver i jeres afdeling.
Anvend evt. et kompetencematrix – download her >

En matrix der kan anvendes til at kortlægge de mest kritiske processer/opgaver:

• Strategisk vigtighed – herunder vigtighed for modtager/kunde, krav om kort leveringstid o.l.
• Frekvens og omfang af opgave – hvor ofte udføres den og hvor tidskrævende er den for afdelingen

Trin 2: Fastlæg behov for backup på de kritiske processer/opgaver

Anvend gerne kompetenceskemaet:

• Hvor mange bør kunne udføre de kritiske processer?
• Har vi en god arbejdsbeskrivelse for de pågældende processer?

Læs mere om kompetencegab og udfyldelse af et kompetencematrix >

Trin 3: Status – hvem kan udføre processerne/opgaverne i dag?

Udfyld samme skema med det nuværende kompetenceniveau i afdelingen.
Hvem kan udføre de valgte processer – og til hvilket niveau?

Her vil der opstå synlige kompetencegab. Hvis det samlede gab er for stort (urealistisk), så bør du drosle på ambitionsniveauet i trin 2. Så er det bedre, hvis du kan dele gabet op i mindre bidder – så processen bliver realistisk.

Trin 4: Fastlæg/opdater arbejdsbeskrivelser

Hvis arbejdsbeskrivelser ikke er opdaterede (eller lavet), så bør de opdateres inden sidemandsoplæring.

Læs mere:

• 6 krav til en god arbejdsbeskrivelse >
• Lav en arbejdsbeskrivelse på 15+15 minutter (sprint) >

Trin 5: Læg plan for at lukke kompetencegab

Læs en plan for at lukke de kompetencegab der er identificeret.
Planen skal være realistisk og afstemt med belastningen i teamet. Mest realistisk er det, hvis det gennemføres i lavsæsonen eller i stille perioder.

Trin 6: Struktur på sidemandsoplæring

Aftal en god struktur på sidemandsoplæring. Så sidemandsoplæring ikke sker tilfældigt.
Find evt. inspiration i vores indlæg om sidemandsoplæring og TWI >

Trin 7: Sæt i gang – eksekvering

Eksekver på planen. Sæt punktet på jeres månedsmøder – eller hvad I har af opfølgningsmuligheder.

Trin 8: Hold viden varm

Et vigtigt element er, at viden nu også holdes varm – specielt hos dem, som ikke typisk løser de kritiske opgaver.

En måde at sikre, at viden holdes varm er, at have det med som et punkt eks. på jeres Daily Huddle Planlægningsmøder eller som minimum på jeres månedsmøder eller lignende.

Læs mere

Se alle artikler om mål, gode mål, målnedbrydning o.l. >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom