Pomodoro-tid

Pomodoro er en arbejdsteknik og produktivitetsmetode, hvor man holder fokus på én eller flere opgaver i 20-25 min. Derefter holder man et break – og tager den næste pomodore.

Teknikken bliver bl.a. anvendt på de arbejdspladser, hvor man er gået ned på 4 dages arbejdsuge.

“Pomodoro” betyder sjovt nok tomat på italiensk. Men det bruges som nævnt også om Pomodoro-teknikken. En teknik der opdeler arbejdstid i XX-minutters intervaller (“pomodoros”).

Pomodoro og reduktion af spildtid – i form af afbrydelser

Med Lean skal man ikke løbe stærkere. Man skal snarere arbejde lidt langsommere og arbejde med mindre spildtid. Noget af det, som koster meget spildtid er “unødvendig afbrydelser”.

Afbrydelser kommer fra andre (telefon, kolleger osv.) – men de kommer oftest fra os selv. Vi kan også kalde dem for “unødvendige opgaveskift”.

Årsagerne kan være mange:

• Vi er blevet dårlige til at holde fokus
• Vi får pop-ups ved nye beskeder/mails
• Vi har for mange opgaver i gang – og skal holde mange opgaver varme
• Vi mister også fokus hvis en opgave er “kedelig” – men den skal jo laves (går jeg ud fra – eller er hele opgavens leverance spild?)

Læs mere og se video om Hvad er Lean >

Grøn, gul og rød tid – work smarter

Grundtanken i Lean kan illustreres i denne figur:

I Lean deler vi tid og opgaver op i 3 kategorier:

• Grøn tid = Skaber værdi – kan måske godt gøres mere effektivt, men outputtet vil modtageren/kunden gerne have
• Gul tid = Nødvendige aktiviteter, som understøtter grøn tid – eks. finde data frem, finde materialer, gå til et møde, transport, arkivering osv. – er nødvendig og kan naturligvis også udfordres i forhold til metodens effektivitet og frekvens
• Rød tid = Unødvendige opgaver – som ingen har glæde af – søgetid, returløb, for mange involverede (eks. møde), for fine tolerancer på emne, for lange referater…I kender det!

Læs mere og se video om grøn, gul og rød tid >

Hvad er så pomodoro fokustid?

Pomodoro er i bund og grund en metode til at beskytte din grønne tid.
De 20-25 minutters fokustid handler om at skabe et rum uden afbrydelser. Det er her, du arbejder fokuseret med dine opgaver.

Mange opdager, at 25 minutter faktisk er lang tid, når man først lukker alle notifikationer, sætter telefonen på lydløs og beslutter sig for at forblive fokuseret.

Det er derfor, at Pomodoro-metoden også fungerer godt i teams og på kontorer: den gør “fokus” til en fælles norm – og reducerer en masse forstyrrelser.

Pomodoro som “hold” – på et kontor

Pomodoro kan gøre jeres team langt mere effektiv!

Nogle virksomheder bruger Pomodoro i fælles form.
Man sætter for eksempel en timer til 25 minutter – og hele kontoret ved, at nu er der fokus. Ingen spørgsmål, ingen “må jeg lige forstyrre dig?”.
Efter 25 minutter ringer uret, og så tager alle en kort pause – snakker, henter kaffe, deler tanker.

Det bliver hurtigt en vane, og effekten mærkes tydeligt: færre afbrydelser, bedre energi og mere ro i løbet af dagen.

Det kræver naturligvis en fælles aftale og lidt eksperimentering: Hvor lange intervaller fungerer bedst? Skal man holde 5 minutters pause – eller 10?

Men når det virker, så oplever man faktisk, at arbejdsdagen føles kortere – og resultaterne bliver bedre.

Pomodoro som app eller ur

Der findes efterhånden mange apps og små fysiske Pomodoro-ure.
De kan bruges både individuelt og i teams. Pointen er ikke selve appen, men rytmen: arbejde – pause – arbejde – pause.

Du kan bruge en simpel timer på telefonen, et digitalt ur på skærmen eller en Pomodoro-app, som tæller både dine sessions og pauser.

Det vigtigste er at respektere pomodoro-tiderne og pauserne.

Pauserne er ikke spildtid – de er genopladning. Uden pauser bliver Pomodoro bare endnu en stressmetode.

Hvad er min egen erfaring?

Jeg bruger selv Pomodoro-tid – nærmest alle kontordage. Uanset om det “kun” er emails, udvikling, forberedelse, hjemmeside eller….
25 minutter er nok til, at jeg når dybt ind i en opgave – men kort nok til, at jeg ikke mister overblikket eller bliver nødt til at skifte opgave.

Nogle dage bliver det til 3-4 Pomodoroer i træk. Andre dage kun én.
Men hver gang oplever jeg, at jeg kommer videre med opgaven, i stedet for at skifte frem og tilbage mellem mails, møder og småafbrudte tanker.

Det er ikke et magisk værktøj – men det hjælper mig til at beskytte min grønne tid.

Jeg bruger selv et digitalt ur på bordet (se til venstre på foto). Også for at undgå, at jeg skal ind på mobilen for at starte en pomodoro – her er risiko for en “overspringshandling” :-)

Læs mere

Læs mere om

• Personlig effektivitet >
• Grøn, gul og rød tid (artikel og video) >
• Hvad er Lean? (artikel og video) >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom