3 typer af aktiviteter

I Lean opdeler vi alle arbejdsaktiviteter/processer i 3 overordnede “farvekategorier” – grøn, gul og rød tid.
Det er vigtigt at understrege, at det kan være svært at påføre en entydig farve på alle aktiviteter. Det vigtigste er tankegangen i grøn, gul og rød tid.

Se video om grøn, gul og rød tid

Vi har lavet en video om grøn, gul og rød tid – se den her >

Intro grøn, gul og rød tid – 3 former for “aktiviteter”

• Grøn = Værdiskabende aktiviteter:
  • Aktiviteter der bringer data/materialer/ informationer frem mod kundeværdi…
• Gul = Nødvendig – men ikke værdiskabende:
  • Aktiviteter der er nødvendige som følge af geografi, regler/lovgivning, teknik, indretning, systemer eller processer…
• Rød = Unødvendige aktiviteter:
  • –Aktiviteter der er spild…

Grøn, gul og rød tid til et møde

Lad os tage et møde som et eksempel på farverne:

• Grøn tid = Værdiskabende tid = Den del af mødes hvor der blev skabt værdi. Beslutninger og værdiskabende dialoger.
• Gul tid = Nødvendig spild = Lave mødeindkaldelsen, skrive dagsorden, finde et ledigt tidspunkt, forberedelse til mødet (eks. finde data og viden frem, læse), transport til mødelokalet, skrive referat under eller efter mødet, opsummeringer undervejs på mødet osv.
• Rød tid = Unødvendig spildtid = Møder uden dagsorden, kan ikke finde ledigt tidspunkt og må ringe rundt og flytte møder, forberedelse med spild – søgetid, overservicering, ventetid pga. manglende mødedisciplin, mangel på forberedelse (eks. pga. manglende dagsorden), for mange med til møder, for lange møder, problemløsning og diskussioner under et møde som ikke vedrøre alle, møder hvor dagsorden ikke følges, møder der ikke styres godt, møder der overskrider bagkanten, møder uden feedback/evaluering, møder uden referat – og dermed uden handlinger, møder hvor folk ikke gør det aftalte bagefter osv.

Samme aktivitet – flere farver

Som ovenstående viser, så kan samme aktivitet sagtens have “flere farver”. Noget af mødet kan være grønt, noget gult og noget rødt. Så man kan ikke bare sige, at “mødet var værdiskabende”. Selv et godt møde har helt sikkert forbedringselementer.

Kan man selv finde rød tid?

I Lean siger man, at det er kunden som afgør hvad der skaber værdi. Alligevel har vi Lean defineret 8 spildtyper. Spild som man oplever igen og igen i organisationer. Derfor har vi sat ord på noget spildtid, som vi ikke behøver spørge en kunde om. Der er vist ingen kunder der vil ringe og sige “hvorfor er I holdt op med at lede efter filer?” eller “hvorfor bruger I ikke længere tid på at kontrollere emner i produktionen unødvendigt?”
Så spildtyperne sætter ord på rød tid, som vi sagtens selv kan finde. Når vi så har reduceret det mulige spild, så kan vi begynde at arbejde smartere i den gule tid og måske også finde potentiale i den grønne tid.
Læs mere om spildtyperne:

• De oprindelige 8 spildtyper i administration >
• Brainstorm på brugen af spildtyperne i administration >
• Spildtid i brugen af emails, telefoni, møder og kalender >
• De 8 spildtyper i produktion >

Hvordan fordeler en arbejdsdag sig imellem de 3 farver? Hvad er potentialet med Lean?

Man siger i Lean – skræmmende tal – at den grønne tid kan være helt ned til 5%. Og rød tid op til ca. 50%. Det vigtige her er ikke fordelingen, men tilgangen. At det gælder om at reducere rød tid – og flytte tiden til grøn. Så hvis I mener, at I har 20% grøn tid. Og kan finde 5% rød tid – og fjerne det. Så kan I gå fra 20% til 25% grøn tid – eller en forøget produktivitet på 25%!
Det er også vigtigt at understrege, at man aldrig får fjernet den røde tid. Og spildtyperne er også i konflikt med hinanden. Både ventetid og afbrydelser er spildtid. Men hvis vi ikke må afbryde – så kommer vi til at vente. Eller omvendt. Her er det jeres organisation der skal finde jeres løsning.

Grøn tid = Medarbejdernes $-zone

I Flexkom anvender vi nogle gange udtrykket “$-zone” om den tid hvor man bidrager med værdi. Det er et udtryk som mange medarbejdere godt kan lide. Er du i zonen – eller udenfor?
Læs mere om Lean og $-zonen >

Skabes værdi i administrationen?

I Lean taler man ofte om, at administrationen er spild – nødvendig eller unødvendig spild. I Flexkom oplever vi, at denne tilgang kan skræmme “Lean væk fra kontorerne”. Derfor taler vi om “hvad bidrager til kundernes værdioplevelse”

Work smarter – not harder! Her er svaret!

Her er svaret på “work smarter – not harder”! Den har vi hørt mange gange. Dette må netop være svaret. Work harder = løbe stærkere i den grønne tid. Work smarter – fjerne rød tid.
Læs mere om “Work Smarter – Not Harder” >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulent
Lean Kursus