De 8 spildtyper i Lean Administration

Man har i mange år talt om de 7 spildtyper i Lean. De er siden forsøgt udvidet til både 8, 9…ja endda op til 14 spildtyper er blevet nævnt. Jeg vælger her ikke at kommentere nærmere omkring de ekstra spildtyper, men vil i stedet kort præsentere de gængse syv spildtyper i Lean og nævne den mest anderkendte ottende spildtype. Bemærk at spild og spildtyper i “Lean-sprog” også benævnes “Muda” (japansk).

Læs mere:
Læs om værdi, spild, grøn/gul/rød tid mm. generelt >
Læs om de 8 spildtyper i produktion >

VIGTIGT: Tilretning af de 8 spildtyper til administration

Alle spildtyperne findes også i administration, men alligevel kan det være svært at finde “Lager”, “Overproduktion” mm. i administration. Derfor anbefales det at tilrette spildtyperne til administration!
Læs mere:

• Tilpasning af de 8 spildtyper til administration >
• Brainstorm på brugen af spildtyperne i administration >
• Endnu en brainstorm på spild med 80 medarbejdere >

Her eksempel på tilpassede spildtyper til administration

Læs mere om de 8 spildtyper til administration >

Spildtype nr. 1 i Lean: Overproduktion

Overproduktion handler om, at man gennemfører aktiviteter før der reelt er behov for dem. Der kan være tale om at tage ekstra print eller kopier (flere end den efterfølgende proces har behov for), at der købes hjem i store styktal (brevpapir, visitkort, brochurer mm.).
Der er en række risici ved at gennemføre overproduktion. Den største risiko er, at det senere viser sig at det købte/udarbejdede aldrig anvendes. Enten fordi det forældes eller fordi kundernes behov ændres.
Det handler med andre ord om, at gennemføre aktiviteter i takt med den efterfølgende proces eller kundes behov.
Begrebet overproduktion er klart mest udbredt i produktion. Ikke så meget i administration. Igen må vi opfordre til, at man tilpasser begreberne til administration – se link ovenover.

Spildtype nr. 2 i Lean: Transport

Transport handler om unødvendige transporter af dokumenter og information. Transport opstår imellem afdelinger og når dokumenter skal godkendes og kontrolleres undervejs i flowet.
Transport medfører spildtid i form af den fysiske transport, styring og håndtering. Transport øger desuden lagre af sager i flowet og forlænger gennemløbstiden og dermed kundeservicen.
En væsentlig “transport” i administration er unødvendige overleveringer/ansvarsskifte og usikker ansvarsplacering.

Spildtype nr. 3 i Lean: Ventetid

Ventetid handler om, at medarbejdere venter på et system (IT), en sag/opgave, information, en godkendelse o.l. Synlig ventetid ses ved møder hvor folk ikke kommer til tiden. Ventetid forekommer også hvis der mangler struktur på oplæring af medarbejdere.

Spildtype nr. 4 i Lean: Overforædling

Overforædling er MEGET udbredt i administration. Jeg kan personligt bedst lide, at kaldet det for “overservicering”.
Overforædling handler om, at man gennemfører flere aktiviteter på en sag/en opgave/et produkt end kunden reelt har behov for. I den forbindelse er det vigtigt at kigge på “modtageren” som en kunde. Når du sender en email, en mødeindkaldelse mm. er du leverandør – og modtageren en kunde.
I administrative processer er den største synder, at emails sendes til alt for mange modtagere eller at for mange indkaldes til møder. Det er også overforædling hvis der forekommer unødvendig problemløsning på et møde, hvor nogle af deltagerne så sidder og venter. For lange møder er også overforædling! Generelt er dårlig mødeledelse roden til meget spildtid (holde dagsorden, referatskrivning, deltagere sidder og tjekker emails/sms osv.).
Overforædling fremkommer også vedr. almindelig opgaveløsning, projekter osv. Der bruges for meget tid på detaljer, indhentning af informationer, bearbejdning af tal, rapporter, nøgletal, fine Powerpoints osv.
En anden synder i administration er returløb. Når mails, papirer, en sag osv. kommer retur fordi der “mangler noget” (her er så tale om “underservicering” eller “underforædling”). Returløb er meget udbredt i administration. Det er også et returløb hvis et møde skal afholdes igen, fordi man “glemte” at få skrevet referat af det første møde.

Spildtype nr. 5 i Lean: Lager

Lagring af opgaver, sager, emails, brochurer, formularer mm. skaber ingen værdi og bør minimeres/ elimineres. Lager indeholder samtidig fare for ukurans (eksempelvis ved ændrede kundebehov).
Det væsentlige “lager” i administration er mail-indbakken, papirer på skrivebordet og filer! Hvor information har relevans for andre i organisationen, skal denne viden gøres tilgængelig. Det kan kun ske ved at “lagre viden på rette sted”.

Spildtype nr. 6 i Lean: Rettelser og fejl

Rettelser handler om, at aktiviteter skal gentages flere gange inden det kan gå videre til næste proces eller til kunden. Endnu værre er det når sager skal retur i flowet for at blive rettet eller fordi information mangler. Her er igen tale om en aktivitet som ingen ønsker at betale for.
Det er også fejl når mødedeltagere er dårligt forberedte og når der forekommer variation i kvalitet, ruter, tider og løsninger (variation er meget udbredt i administration).

Spildtype nr. 7 i Lean: Bevægelser

Bevægelser som spildtype handler om, at medarbejdere bevæger sig unødvendigt. For at hente mapper, dokumenter, information osv. Bevægelser skabes også når kontorer ikke er indrettet hensigtsmæssigt.
Unødvendige bevægelser forekommer også ved søgning efter filer, mapper, papirer osv. Et meget udbredt spild i administration!
Et andet udbredt spild i administration er unødvendige afbrydelser og forstyrrelser. Både fra egne arbejdsmetoder (eks. at lade sig forstyrre af indkomne emails), kolleger, telefoner mm. Læs om spild i multitasking >
Det er også unødvendige bevægelser, når man udfører en opgave på en uhensigtsmæssig måde pga. manglende arbejdsbeskrivelse.

Spildtype nr. 8 i Lean: Uudnyttet viden, kompetencer og ønske om ansvar

Uudnyttet viden handler grundlæggende om, at en organisation ikke udnytter den store viden og de mange forslag som medarbejderne har. Det handler om, at man i stedet for at ansætte en masse chefer og ingeniører til at optimere en proces, giver medarbejderne selv tid til at omsætte deres gode forslag til handlinger. Det er også spild når der er mangel på videndeling og best practise i organisationen.
Værktøjer her er ofte implementering af Kaizen-tavler i alle afdelinger – et fantastisk værktøj!

Læs også

Eksempel på spildtid i emails, telefoni, kalender og møder i Lean Administration >
De 8 spildtyper i produktionen >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean kurser, Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >