Spildtyperne tilpasset Lean Administration

De oprindelige 7 spildtyper i Lean stammer fra bilfabrikkerne – fra produktion. Siden har mange gjort dem til 8 spildtyper, fordi vi har tilføjet “Uudnyttet viden hos medarbejderne” som et spild (hvilket det naturligvis også er). Andre anvender 7+2 spildtyper.
Jeg oplever, at det kan være svært for administrative medarbejdere at “oversætte” de oprindelige produktionsspildtyper til deres administrative arbejdsdag.
Når man som administrativ medarbejder hører ord som “overproduktion”, “lager”, “unødvendige bevægelser” og “transport” kan man naturligt nok tænke…det der “Lean” er vist ikke noget der vedrører mig.
Derfor oplever jeg, at det er vigtigt, at vi får “oversat” spildtyperne til administrative arbejdsgange.

De oprindelige 8 spildtyper

Lean udspringer fra produktion. Derfor er de oprindelige 8 spildtyper også målrettet produktionsmiljøer.

De oprindelige 8 spildtyper er:

• Overproduktion
• Lager
• Transport
• Ventetid
• Overforædling
• Unødvendige bevægelser
• Rettelser og fejl
• Uudnyttet viden hos medarbejderne

Du kan læse mere om de 8 spildtyper i andre indlæg på Dansk Lean Forum.

Se eksempelvis disse indlæg:

• Startsiden for “Lean og de 8 spildtyper” >
• De oprindelige 8 spildtyper i administration >
• Brainstorm på brugen af spildtyperne i administration >
• Spildtid i brugen af emails, telefoni, møder og kalender >
• De 8 spildtyper i produktion >

Hvordan skal de 8 spildtyper tilpasses?

Overordnet kan man tilpasse spildtyperne på 2 måder:

• Ved at sætte andre ord på “underoverskriften”  for de oprindelige spildtyper. Det vil jeg anbefale at gøre hvis man eks. allerede anvender de 8 oprindelige spildtyper i egen produktion. Det er en stor fordel at anvende de samme 8 spildtyper i hele organisationen.
• Ved at evaluere de 8 overskrifter på spildet. Altså finde ord som passer bedre til administration. Endnu bedre hvis de nye spildtyper også passer til produktion (hvis man har produktion i eget hus) og de øvrige funktioner i virksomheden.

Andre ord på de oprindelige spildtyper

Jeg vil gerne understrege at de oprindelige spildtyper sagtens kan bruges i administrationen = at det samme spild findes i de administrative arbejdsgange.
Kunsten er blot at finde ord på spildtyperne som relaterer til administration.
Eksempler:

• Overproduktion = Færdiggøre eller videresende en opgave/mail/mødeindkaldelse som modtageren ikke er klar til. Lave noget som ikke er efterspurgt af en intern eller ekstern kunde (forekommer ofte i administration).
• Transport = Unødvendige overleveringer og ansvarsskifte. Unødvendige returløb. Unødvendige godkendelser. Unødvendige kontroller.
• Lager = Fyldte indbakker (emails, skrivebord). Utilgængelig viden (bunker, mails, C-drev og i hoveder på folk). Håndtering af transaktioner i bunker (serier).
• Unødvendige bevægelser = Unødvendige afbrydelser. Unødvendige forstyrrelser. Opgaver der ikke løses/afsluttes mens de er “varme”. For mange igangværende opgaver og projekter. Møder uden agenda og god mødeledelse. Møder uden referat.
• Osv.

Nye ord på spildet

Jeg har oplevet stor succes med at finde nye og bedre ord for spildet i danske organisationer. Spildtyper som også vedrører de administrative funktioner.
Nedenfor ser du en tilpasset version, som faktisk har vist sig at passe til næsten alle jobs i danske organisationer – kørende personale, lager, produktion, sælgere…og ikke mindst de administrative arbejdsgange som mange har i deres daglige arbejde.
I forhold til de oprindelige spildtyper finder du her eks. “Afbrydelser”. Jeg oplever afbrydelser som en markant spildtype i alle jobtyper. Vidste du at en afbrydelse i et koncentreret stykke arbejde koster op til 20 min.?
De tilpassede spildtyper  med “administrative forklaringer”:

• Unødvendige processer og informationssøgning: Dobbelt arbejde, ekstra kontrol, mangel på ”automatisering” af standardopgaver, opgaver der ikke løses mens de er ”varme”, søgning efter informationer mm.
• Transport og ansvarsskifte: Unødvendig transport af data, information, opgaver osv. imellem processer og afdelinger. Unødvendige ansvarsskift. Usikker ansvarsfordeling.
• Ventetid og ubalance: Medarbejdere der venter på information, svar, godkendelse, kolleger (møder) o.l. Ubalance der skaber uhensigtsmæssig udnyttelse af medarbejdere – nogle har travlt og andre har ikke.
• Overservicering: Opgaver, analyser, præsentationer, projekter mm. der forædles ud over kundens behov. Unødvendige deltagere, møder, emails, detaljer, informationer og analyser. Underservicering – ikke godt nok.
• Bunker og lager: Opgaver, viden, data og information som ikke er tilgængelig. Opgaver eller information der ligger stille i en mailbox, på et skrivebord eller mellem afdelinger og som derfor bliver kold og skal “genopvarmes”.
• Fejl, returløb og ustabilitet: Sortering, rettelser, returløb eller fejl i forbindelse med opgave.Ustabilitet (variation) i form af kvalitet, ruter, løsninger, tider osv.
• Afbrydelser: Unødvendige afbrydelser i form af arbejdsmetoder, forstyrrelser, telefoner, kolleger, ændret plan/prioritering, hasteopgaver og tidsmangel. Jeg kalder dem ofte også “unødvendige jobskifte”.
• Uudnyttet viden: Mangel på brug af medarbejdernes forslag, kompetencer og ønske om ansvar. Mangel på videndeling, feedback og best practice. Mangel på kendskab til nøgletal. Evt. mistet mersalg.

Visuel fremstilling af de nye 8 spildtyper til administration:

“Træk” oversat til administration

Et andet element i Lean hvor administrative medarbejdere godt kan undre sig er begreberne tryk og træk.

Tryk i produktion findes når vi trykker varer på et lager – i håb om at en kunde vil købe dem. Træk i produktion handler om, at vi venter med at producere (hele eller dele af produktet) til en kunde har placeret en ordre.

Eksempler på tryk og træk i administration:

• Grundlæggende betyder “træk” at vi arbejder ud fra kundebehov. Men ofte tænker vi “tryk”… Vi bruger meget energi og tid på at udvikle rapporter, systemer, metoder, regneark…som vi selv synes kunne være gode. Lean vil gerne have os til, at spørge mere til kundebehovet. Og husk – kunden er ikke nødvendigvis en slutbruger. Det kan være en anden afdeling (som din afdeling leverer til) eller måske medarbejderne i din afdeling (hvis du er leder).
• Træk er også at vente med at udføre en opgave til en intern/ekstern kunde efterspørger det (behov). Men ofte starter vi opgaver og projekter som vi selv mener er fornuftige, men hvor vi reelt har glemt om en “kunde” har behov for det.
• Mere lavpraktisk sender vi mails, mødeindkaldelser, projekter, opgaver osv. til andre kolleger/afdelinger – selvom vi ved de har travlt = TRYK! Træk ville være, at nogle af os hjalp dem af med arbejdspuklen.
• Tryk er også, når man sender en informationsmail til mange (måske alle) i organisationen. Hvem siger, at de alle skal bruge informationen? I stedet burde den ligge tilgængelig – og dem der skal bruge den, de kan selv opsøge den (hvor vi har aftalt informationen skal ligge).
• Træk handler eks. også om, at vi kun sender medarbejdere på uddannelser vi vil bruge til noget og at vi kun printer det antal “dokumenter” vi skal bruge i dag og ikke til flere uger.
• I Lean-sammenhæng kan vi vel også tale om træk i form af, at Lean er drevet af hele organisationen og ikke bare gennemføres fordi ledelsen siger at vi skal.

Én ting skal vi dog huske ved “tryk”. Hvis vi kun laver træk, så får vi ikke opfundet noget nyt, som kunderne måske slet ikke kan forestille sig. Havde vi mon haft smartphones i dag, hvis ikke en udviklingsafdeling havde satser på, at det godt kunne være et kundebehov?

Links

• Startsiden for “Lean og de 8 spildtyper” >
• De oprindelige 8 spildtyper i administration >
• Brainstorm på brugen af spildtyperne i administration >
• Spildtid i brugen af emails, telefoni, møder og kalender >
• De 8 spildtyper i produktion >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith