Starte med at plukke de “lettere forbedringer” (spildbrainstorm som sprint)

Her et eksempel fra en organisation som var nysgerrig på, om der var mange “lavthængende frugter” i organisationen. Fokus var på de administrative processer (ikke deres produktion).

Strategisk begrundet Lean

Hvor skal man starte med Lean? Det spørgsmål møder jeg ofte. Mit svar er normalt, at I skal finde ind til den strategiske begrundelse for Lean. I skal ikke vælge Lean ud fra “hvad naboen gør”, hvad der står i bøger eller ud fra en konsulent siger. I skal finde ind til, hvilke strategiske mål, som anvendelsen af Lean kan hjælpe til opfyldelsen af.

Det er strategisk begrundet Lean!

Vi hjælper pt. en organisation med Lean. Ledergruppen har kørt en 2-dages workshop, hvor vi netop fandt ind til den strategiske begrundelse. Dog var ledelsen alligevel nysgerrig. For hvad er det for spild medarbejderne oplever? Hvordan får dem til til at kunne lide Lean? Hvordan får vi skabt tid til forbedringer?
Vi valgte derfor at lave en brainstorm på Lean. Alle 80 funktionærer/ledere (ikke produktion).
Her et billede fra workshoppen/brainstormen, hvor nogle af medarbejderne debatterer spild i deres arbejdsdag (billedet er anonymiseret):

Hvor er vores lavthængende frugter?

Vi indkaldte alle til en 2 timers stående seance om Lean. På flipover og med øvelser undervejs, gennemgik vi nogle få vigtige elementer ved Lean:

• De 5 principper i Lean. Til grundforståelsen af Lean. Bl.a. at kunden/modtageren er i centrum og at vi ikke skal “tro hvad en kunde vil have” – vi skal “vide det”. Så næste gang en kollega siger, kan du ikke lige undersøge… Så må man ikke bare antage hvad kunden ønsker – man skal spørge ind til det!
• Modenhedstrappen. Fordi meget spild skyldes, at vi ikke har en best practice aftale. Eks. en aftale for, hvordan man gør viden og data tilgængelig for kolleger. Eller for et godt møde. Eller en god mail. Eller…
• Rød, gul og grøn tid. For at sikre, at medarbejderne ikke tror, at Lean er at løbe stærkere. Lean er, at arbejde smartere.
• Præsentation af de 8 spildtyper i administration.
• Derefter tog vi en 15 minutters brainstorm på de spild, som medarbejderne kunne komme i tanke om. Det gav ca. 250 post-its. Grupperet førte det til 30 forbedringsforslag! Se foto herunder.
  Se hvor mange spild (forbedringsforslag) der kan findes på 5 min. >

Efter brainstormen

Efter ovennævnte brainstorm samles en mindre tværorganisatorisk gruppe, som arbejder videre med de mange spild:

• Gruppering af de mange spild
• Prioritering af spild
  • Fokus: Hvad kan gennemføres hurtigt og med stor effekt?
• Sprint på de valgte opgaver – omgående løsninger findes af arbejdsgruppen
• Godkendelse af ledere/styregruppe
• Præsentation for øvrige organisation

Hvad får vi ud af det?

Først og fremmest begynder alle medarbejdere nu at tænke i forbedringer. Tænke i spild. Tænke i spild som forbedringsmuligheder. Desuden har vi, ved at implementere de bedste af de 30 forbedringsforslag, fået en masse Lean-goodwill i organisationen. Men implementeringen fører også til, at vi får skabt luft til mere Lean. En god start!

Lignende spild sprints (spild-sprint)

Vi afholder løbende lignende sprints på spild. Enten i en samlet organisation eller i afdelinger.

Fordelen ved den samlede sprint er, at man kan tage fat i tværgående forbedringer med det samme. I administrationen handler det ofte om møder, mails, forstyrrelser, telefoni o.l. I produktionen ofte om søgetid efter fælles ting – materialer, trucks, papirer, paller og om opgavefordeling imellem skift.

Fordelen ved lokale sprints i afdelinger er, at “man fejer før man peger”. Vi tager altså fat i lokale forbedringsmuligheder – og lader os ikke bremser af “de andre”. Effekten her er ofte, et medarbejderne bliver bedre til at pege indad. De erkender, at der er noget at komme efter lokalt i afdelingerne. Man kan så undervejs samle op på tværorganisatoriske muligheder undervejs – og tage en sprint på dem til sidst.

Hovedindlæg om værdi og spild

Læs “hovedindlægget” om Lean, værdi og spild >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom