Kender du "NÅ"-møder? Du er til et møde. Undervejs - og bagefter - tænker du…

Senest opdateret 7. februar 2023
Vi er presset – kan Lean hjælpe?
Den anden dag blev vi ringet op af en mindre virksomhed. På kontoret var de meget presset. Kan Flexkom hjælpe?
Ja – her et bud på, hvordan et element fra Lean kan hjælpe i en presset/stresset afdeling.
Kundesituation
Eksempler på situationen hos kunden:
Dansk Lean Forum:
Certificeret Lean Green eller Black Belt?
Alle bælteniveauer – som selvstudie eller fremmøde >
- Der er mange returløb på mails til/fra kunder og leverandører
- Alle i afdelingen (5 medarbejdere) vil gerne følge med i alt – derfor sætter vi kolleger på CC på mails
- Mange afbrydelser af kolleger i hverdagen
- Alle kunder får samme “høje” service (som ikke altid er høj – når vi er presset)
- Bunken vokser og vokser…
- Vi bruger meget tid på at lede efter mails, filer, aftaler
- Vi har ikke ret meget standardiseret – vi starter eks. forfra på mails hver gang
- Mange henvendelser/ordrer kommer på mail
- o.l.
Kan du genkende noget af det?
Vi skal have sænket vandstanden
Det første der skal ske er, at vi skal have “sænket vandstanden” (belastningen) i afdelingen.
I Lean har vi tilgangen med “Grøn, gul og rød tid”:
- Grøn tid = Værdiskabende tid for kunderne
- Gul tid = Nødvendige aktiviteter (nødvendig spild) – eks. arkivering, finde viden frem osv.
- Rød tid = Unødvendige aktiviteter (skaber ikke kundeværdi – eller værdi for os selv)
Work smarter – at vi kan reducere noget rød tid – og få mere tid til det grønne.
Dansk Lean Forum:
Fuld effekt af Lean?
Målstyring, fra hamster- til forbedringshjul, stærk problemløsning…
Vi har hjulpet Toyota – mød Flexkom >
Læs mere om work smarter – grøn, gul og rød tid >
Er der rød tid? Ja!
Spørgsmålet er så, om der findes nok rød tid til, at vi “hurtigt kan sænke vandstanden”?
I Lean har vi “8 spildtyper”. De er udviklet over tid, baseret på erfaringer fra utallige organisationer. Så de findes måske ikke alle sammen i din afdeling, men de kan inspirere til, at man selv finder spild.
Eksempler på de 8 spildtyper i administration
Eksempler på spild i administrative funktioner:
- Overservicering – vi gør mere end nødvendigt ved en opgave – eks. skriver for lang en mail, sætter for mange på CC mail, bruger for meget tid på korrekturlæsning, involverer for mange i en opgave/problemløsning, er for mange med til et møde osv.
- Søgetid – vi leder efter viden, mails, filer, data, gamle tilbud osv.
- Returløb/tilbageløb – at en opgave unødvendigt sendes frem og tilbage (eks. pga. manglende informationer)
- Dobbelt arbejde – at vi eks. genopvarmer samme opgave (eks. læser samme mails flere personer)
- Afbrydelser – at vi afbrydes unødvendigt i en opgave, at vi laver overspringshandlinger
- Ansvar – unødvendige ansvarsskift – eller værre, at der er usikker ansvarsplacering
- Mangel på “automatisering af standardopgaver” – eks. at man ikke benytter template/skabelon-mulighederne for mails i Outlook, ikke har mail-grupper i Outlook osv.
- Variation – at vi har forskellige opfattelser af en “god mail”, at vi løser opgaver forskelligt, at vi dokumenterer forskelligt….
- Ventetid – at vi venter på svar, opgaver bliver kolde og skal genopvarmes
- Ubalance – at der er ubalance i arbejdsbelastningen i teamet eller over måneden osv.
- Sårbarhed – at der kun er én i afdelingen, som kan udføre specifikke opgaver
Ovenstående er blot eksempler på spild – der er ofte mange!

Løsningerne finder kunderne nærmest selv
Vi oplever, at kunderne nærmest selv finder løsningerne – blot ved at høre eksemplerne.
Eksempler på løsninger:
- Simple regler for møder – inkl. referatskrivning (actions)
- Stilletid i afdelingen
- Aftale om arkivering af viden
- Aftaler om håndtering af fælles mailbokse – inkl. arkivering
- Træner søgefunktioner i Outlook, så vi alle let kan finde frem til gamle aftaler/mails
- Kategorisering af kunder i eks. ABC-niveauer, så vi er enige om, hvordan vi besvarer/håndterer/prioriterer
- Laver en formular på hjemmesiden, som vi henviser kundeordrer til, så vi undgå en masse returløb (pga. manglende info)
- Laver skabeloner for mails i Outlook
- Aftaler hvornår CC er nødvendig på en mail
- o.l.
Parkering er også en mulighed
Parkering af opgaver kan også være et nødvendigt våben for lavere belastning:
- Dropper en opgave i en periode (eks. en måling, rapport)
- Reducerer frekvensen af en opgave
Prioritering er vigtigt
Når der er høj belastning, så har vi ikke energi og overskud til alt for mange forandringer – ej heller, hvis de er for omfattende.
Derfor er prioritering af alle spild/forslag vigtige:
- Hvad kan vi gøre hurtigt (fra i dag) – med mærkbar effekt – uden en stor indsats?
- Hvad kan vi gøre i anden bølge – med mærkbar effekt – uden en stor indsats?
- Evt. flere bølger – husk nok tid imellem bølgerne
- Derefter kan I tage fat i måske lidt mere omfattende forbedringer – fortsat med mærkbar effekt
Hvad er potentialet?
Der kan ofte bruges meget tid på spild. Derfor er potentialet ofte markant – hvis I formår at finde de gode løsninger + at implementere/fastholde dem.
Efter fokus på spild?
Her vi andre værktøjer fra Lean være oplagte – eksempler:
- Regelmæssige planlægningsmøder – for optimal drift i afdelingen >
- Værdistrømsanalyser – flow-analyser på arbejdsgange >
- Struktureret kompetencestyring – for reduktion af personafhængighed >
- Regelmæssige Q-ROC møder til komplicerede ordrer/opgaver >
- Strukturerede problemløsningsteknikker >
- Løbende udvikling og forbedringer i afdelingen >
Læs mere
Relevante indlæg/emner:
- Forbedringer i en stresset hverdag >
- Grøn, gul og rød tid video >
- De 8 spildtyper i Lean administration >
Dansk Lean Forum
Af Mikkel Smith, Flexkom
Dette indlæg har 0 kommentarer