skip to Main Content
Dansk Lean Forum
Senest opdateret 7. februar 2023

Vi er presset – kan Lean hjælpe?

Den anden dag blev vi ringet op af en mindre virksomhed. På kontoret var de meget presset. Kan Flexkom hjælpe?

Ja – her et bud på, hvordan et element fra Lean kan hjælpe i en presset/stresset afdeling.

Kundesituation

Eksempler på situationen hos kunden:


Dansk Lean Forum:
Certificeret Lean Green eller Black Belt?

Alle bælteniveauer – som selvstudie eller fremmøde >


  • Der er mange returløb på mails til/fra kunder og leverandører
  • Alle i afdelingen (5 medarbejdere) vil gerne følge med i alt – derfor sætter vi kolleger på CC på mails
  • Mange afbrydelser af kolleger i hverdagen
  • Alle kunder får samme “høje” service (som ikke altid er høj – når vi er presset)
  • Bunken vokser og vokser…
  • Vi bruger meget tid på at lede efter mails, filer, aftaler
  • Vi har ikke ret meget standardiseret – vi starter eks. forfra på mails hver gang
  • Mange henvendelser/ordrer kommer på mail
  • o.l.

Kan du genkende noget af det?

Vi skal have sænket vandstanden

Det første der skal ske er, at vi skal have “sænket vandstanden” (belastningen) i afdelingen.

I Lean har vi tilgangen med “Grøn, gul og rød tid”:

  • Grøn tid = Værdiskabende tid for kunderne
  • Gul tid = Nødvendige aktiviteter (nødvendig spild) – eks. arkivering, finde viden frem osv.
  • Rød tid = Unødvendige aktiviteter (skaber ikke kundeværdi – eller værdi for os selv)

Work smarter – at vi kan reducere noget rød tid – og få mere tid til det grønne.


Dansk Lean Forum:
Fuld effekt af Lean?
Målstyring, fra hamster- til forbedringshjul, stærk problemløsning…

Vi har hjulpet Toyota – mød Flexkom >


Læs mere om work smarter – grøn, gul og rød tid >

Er der rød tid? Ja!

Spørgsmålet er så, om der findes nok rød tid til, at vi “hurtigt kan sænke vandstanden”?

I Lean har vi “8 spildtyper”. De er udviklet over tid, baseret på erfaringer fra utallige organisationer. Så de findes måske ikke alle sammen i din afdeling, men de kan inspirere til, at man selv finder spild.

Eksempler på de 8 spildtyper i administration

Eksempler på spild i administrative funktioner:

  • Overservicering – vi gør mere end nødvendigt ved en opgave – eks. skriver for lang en mail, sætter for mange på CC mail, bruger for meget tid på korrekturlæsning, involverer for mange i en opgave/problemløsning, er for mange med til et møde osv.
  • Søgetid – vi leder efter viden, mails, filer, data, gamle tilbud osv.
  • Returløb/tilbageløb – at en opgave unødvendigt sendes frem og tilbage (eks. pga. manglende informationer)
  • Dobbelt arbejde – at vi eks. genopvarmer samme opgave (eks. læser samme mails flere personer)
  • Afbrydelser – at vi afbrydes unødvendigt i en opgave, at vi laver overspringshandlinger
  • Ansvar – unødvendige ansvarsskift – eller værre, at der er usikker ansvarsplacering
  • Mangel på “automatisering af standardopgaver” – eks. at man ikke benytter template/skabelon-mulighederne for mails i Outlook, ikke har mail-grupper i Outlook osv.
  • Variation – at vi har forskellige opfattelser af en “god mail”, at vi løser opgaver forskelligt, at vi dokumenterer forskelligt….
  • Ventetid – at vi venter på svar, opgaver bliver kolde og skal genopvarmes
  • Ubalance – at der er ubalance i arbejdsbelastningen i teamet eller over måneden osv.
  • Sårbarhed – at der kun er én i afdelingen, som kan udføre specifikke opgaver

Ovenstående er blot eksempler på spild – der er ofte mange!

Resultatet af brainstormen på spild

Løsningerne finder kunderne nærmest selv

Vi oplever, at kunderne nærmest selv finder løsningerne – blot ved at høre eksemplerne.

Eksempler på løsninger:

  • Simple regler for møder – inkl. referatskrivning (actions)
  • Stilletid i afdelingen
  • Aftale om arkivering af viden
  • Aftaler om håndtering af fælles mailbokse – inkl. arkivering
  • Træner søgefunktioner i Outlook, så vi alle let kan finde frem til gamle aftaler/mails
  • Kategorisering af kunder i eks. ABC-niveauer, så vi er enige om, hvordan vi besvarer/håndterer/prioriterer
  • Laver en formular på hjemmesiden, som vi henviser kundeordrer til, så vi undgå en masse returløb (pga. manglende info)
  • Laver skabeloner for mails i Outlook
  • Aftaler hvornår CC er nødvendig på en mail
  • o.l.

Parkering er også en mulighed

Parkering af opgaver kan også være et nødvendigt våben for lavere belastning:

  • Dropper en opgave i en periode (eks. en måling, rapport)
  • Reducerer frekvensen af en opgave

Prioritering er vigtigt

Når der er høj belastning, så har vi ikke energi og overskud til alt for mange forandringer – ej heller, hvis de er for omfattende.

Derfor er prioritering af alle spild/forslag vigtige:

  • Hvad kan vi gøre hurtigt (fra i dag) – med mærkbar effekt – uden en stor indsats?
  • Hvad kan vi gøre i anden bølge – med mærkbar effekt – uden en stor indsats?
  • Evt. flere bølger – husk nok tid imellem bølgerne
  • Derefter kan I tage fat i måske lidt mere omfattende forbedringer – fortsat med mærkbar effekt

Hvad er potentialet?

Der kan ofte bruges meget tid på spild. Derfor er potentialet ofte markant – hvis I formår at finde de gode løsninger + at implementere/fastholde dem.

Efter fokus på spild?

Her vi andre værktøjer fra Lean være oplagte – eksempler:

Læs mere

Relevante indlæg/emner:

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom


Dansk Lean Forum:
Hvor langt er I med Lean fra 0-100%?

Få svaret på 9 spørgsmål >


Dette indlæg har 0 kommentarer

Skriv gerne en kommentar!

Back To Top