Kender du "NÅ"-møder? Du er til et møde. Undervejs - og bagefter - tænker du…
Hvad er et “administrativt team”?
Et administrativt team dækker over teams med “ledere og funktionærer”. Dermed over alle former for kontor-teams – salg, indkøb, planlægning, borgerservice, projektteams, økonomi, jura o.l.
Hvad er et stærkere team?
Vi tænker på værktøjer og metoder, som kan styrke et team på følgende måder:
- Bedre trivsel og arbejdsmiljø
- Mindre personafhængighed
- Mindre spild og højere produktivitet (måske via mindre overarbejde i spidsbelastninger)
- Højere kvalitet og færre fejl
- Bedre kundeservice – til “interne kunder (afdelinger)” eller “rigtige kunder/borgere”
3 metoder/værktøjer der kan styrke dit team
Vores erfaring er, at følgende metoder og værktøjer kan styrke et administrativt team relativt hurtigt:
Dansk Lean Forum:
Certificeret Lean Green eller Black Belt?
Alle bælteniveauer – som selvstudie eller fremmøde >
- Regelmæssige koordineringsmøder (tavlemøder) for bedre planlægning, udjævning, koordinering o.l.
- Reduktion af spildtid via jævnlige “spildbrainstorms” – evt. med en “Kaizen-proces”
- Kortlægning af kerneprocesser for bedre flows og best practices
De 3 metoder/værktøjer er beskrevet nedenfor.
1. Regelmæssige koordineringsmøder
Hvad er koordineringsmøder eller tavlemøder?
Møder som typisk er korte daglige møder og måske et lidt længere ugentligt møde.
På de ugentlige møder:
Dansk Lean Forum:
Fuld effekt af Lean?
Målstyring, fra hamster- til forbedringshjul, stærk problemløsning…
Vi har hjulpet Toyota – mød Flexkom >
- Snakker læring fra sidste uge – noget vi skal gøre bedre fremover?
- Snakker om de kritiske nøgletal for afdelingen? Noget der er i rødt? Actions?
- Snakker opgaver og belastning – og måske også konkret planlægning (hvem gør hvad)
- Snakker om opgavebunken – vokser den? Kan vi følge med? Skal vi gøre noget?
- Bemanding og belastning den næste uge? Behov for ændringer?
- Snakker om tid til sidemandsoplæring og faglig fordybelse? Har vi tid? Hvornår og hvad? Opdaterer vores kompetenceskema
- Snakker om vores udviklings- og forbedringsopgaver (projekter) – opdaterer fremdrift og koordinerer næste skridt?
- O.l.
På et daglige møde tager vi så en status:
- Sygdom og fravær – evt. actions
- Indkomne opgaver der ikke kan vente – evt. actions
- Evt. håndtering af brandslukning, så den ikke tager alles tid og bliver til en stor elefant…
- o.l.
Der er tale om korte stående møder hvor alle byder ind. Med en standard agenda.
Frekvensen af ovenstående møder kan selvfølgelig variere. De bør gennemføres i den frekvens, som passer til afdelingens skift i opgaver.
Læs mere om “Daily Huddle” tavlemøder >
2. Reduktion af spildtid
Det andet værktøj er løbende reduktion af spild og irritationspunkter i afdelingen.
Det kan eks. ske via regelmæssige spildbrainstorms eller fokusspildtyper (eks. månedens spildtype). Hvad I synes virker bedst.
Eksempler på spildtyper, som alle kan genkende:
- Overservicering – vi gør mere end nødvendigt – for mange til møder, for lange møder, for mange detaljer, for mange over en opgave, for mange på mails, for lange mails osv.
- Jobskifte – pga. afbrydelser, overspringshandlinger, telefoner, storrumskontorer o.l.
- Søgetid – efter data, viden, kolleger, gamle mails, ledige mødelokaler, filer osv.
- Kolde opgaver – som skal genopvarmes, opfølgning på sager, genopvarmning af opgaver unødvendigt
- Returløb – hvor processer kommer tilbage igen…
- Ubalance i arbejdspres imellem kolleger og imellem afdelinger
- o.l.
Læs mere om spildtyper i administrative processer >
Formålet med regelmæssige spildseancer er, at komme af med irritationspunkter og at få reduceret spild-opgaver. Erfaring viser, at det kan give bedre trivsel og en højere produktivitet.
Frekvensen af spildbrainstorms kan eks. være hvert kvartal – hvor I så arbejder med handlingsplanen imellem de enkelte brainstorms.
I stedet for – eller som supplement – kan I også vælge, at have en Kaizen-forbedringstavle i afdelingen. Her kan I løbende samle op på forbedringsforslag (og problemer) og løse dem via en struktureret proces. Læs mere om Kaizen-forbedringstavler >
3. Kortlægning af kerneprocesser for bedre flows og best practices
Det sidste værktøj er kortlægning af afdelingens kerneprocesser.
Ved kortlægningerne anvender vi værktøjet værdistrømsanalyse som svømmebaner – metoden til administrative flows >
I en værdistrømsanalyse:
- Kortlægger vi vores nuværende arbejdsgange – for at optimere på gennemløbstid og spild
- Arbejder vi enten på vores egen del af et flow – eller sammen med “nabo-afdelinger”
- Har vi de vigtigste interessenter med
- Finder vi fælles “best practice”
- Kan vi også vurdere om dele af en administrativ arbejdsgang er egnet til automatisering (RPA)
Det anbefales, at gennemføre værdistrømsanalyser som sprint – hvor vi søger hurtige gevinster.
Læs mere om værdistrømsanalyse som sprint >
Et af hovedformålene med en værdistrømsanalyse (VSM/VSA) er også, at vi finder en fælles best practice for arbejdsgangen.
Læs mere om best practice:
- Best Practice aftaler er trin 3 på den organisatoriske modenhedstrappe >
- De 6 krav til, at en best practice standard får effekt >
Mulig effekt
Effekten af arbejde med ovenstående 3 metoder/værktøjer kan give markant effekt i en administrativ funktion:
- Bedre trivsel
- Højere produktivitet
- Højere kapacitet
- Mere jævn arbejdsbelastning
- Bedre service til kunder og andre afdelinger
- Mere synlig og nærværende ledelse
Dansk Lean Forum
Af Mikkel Smith, Flexkom
Dette indlæg har 0 kommentarer