skip to Main Content
Dansk Lean Forum
Hvad Er RPA (Robotic Process Automation)? Hvad Er En Kontorrobot?
Senest opdateret 4. september 2020

Hvad er RPA/Robotics/kontorrobot?

RPA er softwarerobotter der efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning. Det sker på tværs af systemer og dokumenter, uden at ændre på de underliggende systemer og dokumenter (ligger ovenpå det eksisterende IT-landskab). Du skal nærmest forestille dig, at en robot sætter sig i din stol og efterligner en arbejdsgang. Trin for trin – og klik for klik. Der er flere ligheder til makroer i Excel (hvis du kender til makroer).

RPA står for Robotic Process Automation. I daglig tale omtales robotterne typisk som “RPA”, “Robotics” eller “Kontorrobotter”.

Forestil dig, at din næste kollega er denne robot:

Robotic Process Automation RPA
RPA robot – din næste kollega?

Robotter og automatisering

I mange år har vi arbejdet med robotter og automatisering i produktionsmiljøer. For nyligt besøgt jeg en virksomhed med ca. 10 produktionsceller – og 4 medarbejdere. Det var en ret fascinerende og også en lidt skræmmende oplevelse. Men hvad med vores administrative arbejdsgange? Når vi automatisere administrative arbejdsgange, så kalder vi det RPA – eller Robotic Process Automation.
Her et eksempel på forskellen på en manuel proces og RPA (fra en video af Accenture):

Robotic Process Automation RPA
Robotic Process Automation RPA

Hvad er potentialet for automatisering af administrative arbejdsgange?

Ifølge McKinsey og Innovationsfonden den 27. april 2017:
Automatisering og kunstig intelligens er i stand til at erstatte 40 procent af danskernes arbejdstimer (kontor).


Dansk Lean Forum:
Hvor langt er I med Lean fra 0-100%?

Få svaret på 9 spørgsmål >


Hvad egner sig til RPA?

Det korte svar er:
Optimerede regelbaserede processer med høj frekvens!

Kendetegn for RPA-egnede processer:
Manuelle repeterbare administrative opgaver (evt. med definerbare varianter) med høj volumen (mange gentagelser – og måske med stor variation). Desuden også gerne opgaver med et højt tidsforbrug (åbne/lukke doks/systemer – PDF, excel, mails, systemfelter, word osv.).

Selvom en proces har menneskelige beslutningsprocesser, kan robotten være gavnlig. Den kan gennemføre standardopgaverne og lade brugeren beslutte når relevant.
Desuden kan robotter forebygge fejl og ensarte kvaliteten. I oplever sikkert, at hvis man skal gennemføre samme proces 50 gange, så “går man lidt kold i opgaven”. Det gør en robot ikke…

De 5 dimensioner i RPA-egnethed

I Flexkom taler vi om “RPA-egnede processer ud fra 5 dimensioner”:

  • Regelbaseret og med et højt modenhedsniveau = en best practice procesaftale skal være defineret (og følges i organisationen). I processen med best practice skal det værste spild være fjernet – ellers risikerer vi at automatisere en spild-proces (og få en unødvendig kompleks robot)
  • Opgaver med en høj frekvens og tidsforbrug – ellers kan det ikke betale sig
  • Strategisk begrundet – en automatisering skal være begrundet i opnåelse af mål/strategi. Vi skal eks. ikke bruge tid og penge på automatisering af en arbejdsgang, som vi ikke vil bygge vores fremtidige forretning på…
  • Indsats – nogle robotter er lettere at lave end andre – så vælg også ud fra kompleksiteten i selve robotten (jo flere systemer, ansvarsskift og brugerflader robotten skal berøre, jo mere kompleks bliver den)
  • IT-systemerne skal være modne. Det hjælper ikke at lave en robot, som arbejder med nogle programmer, som fortsat er under udvikling. Så kommer man til at opdatere robotten mange gange…

Eksempler og gevinster ved Robotic Process Automation

Eksempler på RPA-processer:

  • Lave en vareoprettelse (med data fra et regneark): Fra ca. 35 minutter til 13 sekunder (uden fejl).
  • Mange RPA-egnede opgaver ligger i økonomi og bogføring (eksempel når data skal overføres fra system A til system B).
    Registrering af fakturaer, ordrer, informationer…
  • Kontrol af “misbrug af CPR-systemet” i en kommune – hvem logger på, uden for arbejdstid og søger efter samme person X gange…
  • Gennemgang, kontrol og betaling af fakturaer
  • Planlægning og sporing af ordrer/forsendelser
  • Håndtering af salgsordre – lagertjek, pristjek, bekræftelse, oprette i system mm.
  • Prissammenligning
  • Månedsrapportering
  • Indkøb af varer
  • Lagerberegning – minimumslagre, lot sizes mm.
  • Oprettelse af kunde
  • GDPR kontrol
  • Reklamationsbehandling
  • Sagsbehandling
  • og mange mange flere!

Gevinster ved RPA

De mulige gevinster ved automatisering af administrative processer er mange:

  • Reduktion af omkostninger – ofte den mest oplagte
  • Personuafhængighed – eks. godt ved sæsonudsving, kan køre om natten osv.
  • Kvalitet – robotten laver de fejl, som den programmeres til… eller ikke!
  • Ensartethed
  • Bedre trivsel – fjerne spidsbelastninger, fokus på de “komplicerede (sjove) opgaver” (dem der “bare kører igennem” tager robotten)
  • Mulighed for insourcing af processer – I mange år har vi outsourcet processer til ex. Indien. Måske er fremtiden RPA i Danmark. Det bevarer desuden kontrollen over processen og kompetencen.
  • Husk at robotten ikke holder pauser, skal ikke tisse, har ikke syge børn osv. Den kan køre 24/7 (dog ikke hvis I eks. har natkørsler i systemet… :-))
  • Derudover er der også fordele som f.eks. øget nøjagtighed i datainput og -output, kortere procestid og hurtigere feedback til kunder.

RPA og AI (kunstig intelligens)

Selvom RPA software bliver mere og mere sofistikerede, så er RPA ikke kunstig intelligens (AI). Nogle softwares kan håndtere “træning” af robotten til at genkende nye situationer (kaldet Machine Learning), men grundlæggende er en RPA-robot “dum” og gør kun præcist hvad du beder den om.

Eksempler på RPA software

De to mest kendte robotter er BluePrism og UIPath. Prisen for automatisering er forholdsvis høj pga. de mange timer til kodning og test (mange timer til test). Men der findes heldigvis også billigere softwares. De adskiller sig typisk i deres driftsstabilitet – en ikke helt uvæsentlig faktor.

Eksempel hvordan forskellige softwares adskiller sig omkring stabilitet:

  • BluePrism skal hente et datasæt i jeres ERP-system eller på en ekstern hjemmeside. BluePrism kan gå ind i softwaren bag programmet eller hjemmesiden og hente data. Så hvis eks. den eksterne samarbejdspartner med hjemmesiden ændrer layoutet, så kører robotten videre.
  • En billigere robot arbejder typisk i pixels. Gå XX pixels ind på skærmen og YY pixels ned. Her skal du hente tallet. Men hvis layoutet ændrer sig…så vælter robotten!

Her et eksempel på anvendelse af BluePrism:

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Dette indlæg har 0 kommentarer

Skriv gerne en kommentar!

Back To Top