skip to Main Content
Dansk Lean Forum
Hvilke Administrative Processer Egner Sig Til Automatisering (kontorrobot/RPA)?
Senest opdateret 16. november 2020

Hvad er RPA/Robotics/kontorrobot?

RPA er softwarerobotter der efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning. Det sker på tværs af systemer og dokumenter, uden at ændre på de underliggende systemer og dokumenter (ligger ovenpå det eksisterende IT-landskab). Du skal nærmest forestille dig, at en robot sætter sig i din stol og efterligner en arbejdsgang. Trin for trin – og klik for klik. Der er flere ligheder til makroer i Excel (hvis du kender til makroer).

Læs mere om hvad er RPA/Robotics/Kontorrobotter >

Hvilke administrative processer egner sig til automatisering?

Vi har typisk mange administrative processer. Og mange egner sig ikke til automatisering.
Men omvendt – der er bestemt også nogle af vores processer, som egner sig til automatisering!


Den simple regel er:

Optimerede regelbaserede processer med høj frekvens!


Dansk Lean Forum:
Hvor langt er I med Lean fra 0-100%?

Få svaret på 9 spørgsmål >


Og dem er der mange af…faktisk ca. 40% ifølge en undersøgelse fra 2017*.

  • Optimerede: En proces der er rodet – giver en “rodet” robot (tidskrævende at programmere, tidskrævende at vedligehold, mindre gennemskuelig).
    En del af optimering er også definere en best practice – der må ikke være forskellige metoder blandt medarbejdere.
  • Regelbaseret: En robot kan kun i begrænset omfang “tænke selv” – så processen skal være regelbaseret. En robot kan reelt køre en proces, som måske har 10% frafald – og så kan medarbejdere håndtere de 10% med stor fokus – frem for at bøvle med alle 100%
  • Høj frekvens: Der skal være en hvis frekvens og/eller tidsforbrug involveret i processen for at det kan svare sig…

Eksempler på processer som egner sig til automatisering

Eksempler målrettet forskellige brancher.

Husk to ting omkring robotter:

  • En robot behøver ikke håndtere en komplet arbejdsgang. Måske kan robotten tage 40% af en arbejdsgang.
  • En robot kan også håndtere processer, som ikke altid går godt. Man kan programmere robotten således, at den afslutter de opgaver der kan afsluttes. De øvrige får du en liste over – og kan nu løse med ekstra overskud (fordi de øvrige er håndteret).

Se eksemplerne nedenfor. Lad os lige tage et kig på de mulige gevinster med robotter

Gevinster ved kontorrobotter

De mulige gevinster ved automatisering af administrative processer er mange:

  • Reduktion af omkostninger – ofte den mest oplagte
  • Personuafhængighed – eks. godt ved sæsonudsving, kan køre om natten osv.
  • Kvalitet – robotten laver de fejl, som den programmeres til… eller ikke!
  • Kapacitet – hvis I har opgaver med spidsbelastninger, så kan de virkelig være en stress faktor. Kan dele af/hele opgaven automatiseres?
  • Ensartethed
  • Opgaver gennemføres også under sygdom, barsel mv.
  • Bedre trivsel – fjerner spidsbelastninger, tid bruges på de “komplicerede (sjove) opgaver” (dem der “bare kører igennem” tager robotten)
  • Mulighed for insourcing af processer – I mange år har vi outsourcet processer til ex. Indien. Måske er fremtiden insourcing – det bevarer desuden kontrollen over processen og kompetencen.
  • Derudover er der også fordele som f.eks. øget nøjagtighed i datainput og -output, kortere procestid og hurtigere feedback til kunder.

Læs mere: Er kontorrobotter en god business case?

Robotegnede processer generelt

Vi har en ældre undersøgelse lavet af Capgemini. Den viser hvordan vi i dag anvender RPA – og planlægger at gøre det fremadrettet.

Som man kan se, så er der naturligt nok, mange egnede processer i finans og økonomi

Robotegnede administrative processer i produktionsvirksomheder

Eksempler på egnede processer i en produktionsvirksomhed:

  • Lave en vareoprettelse (med data fra et regneark): Fra ca. 35 minutter til 13 sekunder (uden fejl).
  • Mange RPA-egnede opgaver ligger i økonomi og bogføring (eksempel når data skal overføres fra system A til system B).
    Registrering af fakturaer, ordrer, informationer…
  • Løn og timeregistrering
  • Gennemgang, kontrol og betaling af fakturaer
  • Planlægning og sporing af ordrer/forsendelser
  • Håndtering af salgsordre – lagertjek, pristjek, bekræftelse, oprette i system mm.
  • Prissammenligning
  • Månedsrapportering
  • Indkøb af varer
  • Lagerberegning – minimumslagre, lot sizes mm.
  • Oprettelse af kunde
  • GDPR kontrol
  • Reklamationsbehandling
  • og mange mange flere “regelbaserede opgaver med høj frekvens”

Robotegnede administrative processer i videnvirksomheder inkl. offentlige

Eksempler på egnede processer i en videnvirksomheder:

  • Mange RPA-egnede opgaver ligger i økonomi og bogføring (eksempel når data skal overføres fra system A til system B).
    Registrering af fakturaer, ordrer, informationer…
  • Løn og timeopgørelse
  • Sagsbehandling – eller dele heraf
  • Gennemgang, kontrol og betaling af fakturaer
  • Månedsrapportering
  • Oprettelse af opgaver (eks. opgaver, projekter, byggesager og mange flere…)
  • GDPR kontrol
  • Kontrol af “misbrug af CPR-systemet” i en kommune – hvem logger på, uden for arbejdstid og søger efter samme person X gange…
  • og mange mange flere “regelbaserede opgaver med høj frekvens”

Hvordan finder vi de regelbaserede processer med høj frekvens?

Lav en matrix for hele organisationen – eller per afdeling.

Matrix til vurdering af egnede processer til kontorrobotter (automatisering)

Hvordan optimerer vi de regelbaserede processer med høj frekvens?

Første spørgsmål er nok – hvorfor skal de optimeres før de er egnede? Det simple svar er, at det giver den billigste robot, den mest stabile robot (fordi den er mindre komplex) og lettere at vedligeholde/opdatere bagefter.

Typisk anvender vi værktøjet værdistrømsanalyser fra Lean til at finde egnede processer og samtidigt også til at trimme de egnede processer.

Værdistrømsanalyse via “swim-lanes” – anvendt på administrative processer

Læs mere om VSA/VSM værdistrømsanalyser >

Læs mere

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

*Ifølge McKinsey og Innovationsfonden undersøgelse fra 2017 kan automatisering erstatte 40 procent af danskernes arbejdstimer på kontor.


Dansk Lean Forum:
Vil I have også fuld effekt af Lean? Målstyring i ledelsescockpit, minimumsmål, sprint, fra hamster- til forbedringshjul…

Vi har hjulpet Toyota. Vil du også høre om Flexkoms metoder? >


Dette indlæg har 0 kommentarer

Skriv gerne en kommentar!

Back To Top