Værdistrømsanalyser i Lean Administration

Hvordan laver man værdistrømsanalyser (Value Stream Mapping) i administrative processer? Mange anvender den samme overordnede fremgangsmåde som i produktion. En lang række af processer/steps med identificering af spild undervejs. Der er endda konsulenter, som også inkluderer “omstillingstider” imellem opgaver og lagre af opgaver.

I min verden er dette alt for voldsomt et skridt for mange administrative medarbejdere. Udfordringen er typisk ikke “omstillingstider” eller “lagerstørrelser”. Vores problemer er omfattende returløb, alt for mange stop/pauser i flowet, alt for mange ansvarsskifte, alt for meget overservicering osv.

Metode ved værdistrømsanalyser i administration – svømmebaner eller swim lanes

I Flexkom anvender vi svømmebanediagrammer eller swim lanes til kortlægning af administrative arbejdsgange. Det giver stor visuelt effekt i forhold til antal ansvarsskift, arbejdsmængde i bestemte svømmebaner/funktioner/personer, sårbarhed og afhængighed hvis en svømmebane kun er “ejet” af én bestemt person (hvilket de ofte er), returløb osv.

Her et billede fra en værdistrømsanalyse lavet i dag. Flowet er design og produktudviklingsprocessen fra ide til salgsklar.
Bemærk at de røde post-its er ideer og forslag til forbedringer! Prioriteringsmatrixen viser, at langt de fleste af de røde kan implementeres som “lette forbedringer” (lille indsats med stor effekt).

Andet eksempel på en svømmebane:

Se andre eksempler i cases via links i dette indlæg: værdistrømsanalyser som sprint – med omgående resultater >

Video om værdistrømsanalyse som sprint

Vi har lavet en video om dette emne – se under “Videoer & Downloads”: Video: Værdistrømsanalyse VSA/VSM Svømmebane >

Markante resultater – kun via lavthængende frugter

Vores erfaring i Flexkom er, at man kan reducere gennemløbstiden for et administrativt flow med min. 50% og procestiden med min. 20% – og det KUN via “lavthængende frugter”. Altså uden IT-løsninger osv.

Forudsætningen for de markante resultater er ofte, at vi sætter minimumsmål uden for vores komfortzone >

Her et par eksempler på prioriteringsmatrixer:

De mest interessante forbedringer er de i prioritet 1 (felt nr. 1). De forbedringer kaldes også “Kaizen” i Lean (koster ikke indkøb af ex. IT-forbedringer o.l.). Det er noget vi selv kan klare med “knofedt og hårdt arbejde”. Forbedringer i felt nr. 2 er reelt ofte investeringer.

Link

• Se video om værdistrømsanalyse VSA/VSM Svømmebane >
• Læs generelt om Lean og værdistrømsanalyser/value stream mapping >
• Læs om værdistrømsanalyser som sprint – med omgående resultater – inkl. minimumsmål >
• Læs om forskellen på Current State, Future State og Moon Walk i værdistrømsanalyser >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom