Hvad er Daily Huddle?

Daily Huddle er en betegnelse for, at vi samles og koordinerer – ofte dagens plan. Mange kalder det derfor for det “daglige tavlemøder“. Men det siger jo ikke noget om, hvad vi laver der. Så hellere andre betegnelser – eksempler:

• Planlægningsmøde
• Koordineringsmøde
• Taktikmøde

Video om Daily Huddle

Vi har lavet en kort video om Daily Huddle – se video om Daily Huddle planlægningsmøder >

Hvad er “Daily Huddle” – forestil dig…

Ét møde som kan give et markant løft ift. trivsel, produktivitet og kundeservice!

Daily Huddle er:

• Frekvente møder i et team (1-5 gange ugentligt)
• Læring bagud – hvad lærte vi af den forrige plan – som vi forbedrer fremadrettet
• Hvordan ser vores kritiske nøgletal ud – actions ud fra evt. røde tal?
• Plan og overblik over opgaver typisk 1-5 dage frem
• Sikre rette belastning i team (hvis for meget – så beslutte hvad der venter)
• Sikre udjævnet belastning i team
• Dialog om optimering hvor muligt – hjælp, frontloading, sidemandsoplæring, rette på opgaven, samkørsel osv.
• Evt. forbedringsforslag til Kaizen forbedringstavlen?

Daily Huddle giver:

• Trivsel – af overblik, rette mængde opgaver, bedre team-samarbejde m.v. + lederne får et fantastisk værktøj til at få fingeren på pulsen!
• Produktivitet – mindre støj, mere fokus på opgaver, optimering udnyttet
• Robusthed i team – reduceret personafhængighed
• Kundeservice – typisk løses opgaver oftere til tiden med Daily Huddle

Formål med “Daily Huddle”

I Lean jagter vi flow. Hver dag! Og i jagten på flow er der ofte behov for regelmæssige koordineringer – ordrer og opgaver, bagud-situation, hasteopgaver, belastning, kompetencer, fravær, sygdom osv. Alt sammen parametre som kan variere. Planlægningsmøder har det formål, at vi koordinerer, prioriterer og lægger en plan.

Effekten er ofte markant på parametre som kundeservice, kapacitetsudnyttelse, omkostninger og trivsel!

Flow og driftsstyring af en variantfabrik

Driftsstyring handler om, at vores funktioner (både administration og evt. produktion (hvis man har produktion)) ofte er præget af “variantfabrikker“. Dvs. stor variation i belastning, tidsforbrug, opgavetyper mm.

Overordnet er målet derfor “flow i en variantfabrik”. Og med stor variation, er der løbende behov for udjævning af flaskehalse. I nogle organisationer flere gange dagligt – pga. stor variation. Og i andre organisationer med lavere frekvens. Frekvensen kan også variere fra afdeling til afdeling.

Pga. variationen er der behov for, at vi meget frekvent foretager en udjævning. Her illustreret i Yamazumi-diagrammer:

• Til venstre: Før udjævning. Flaskehalse.
• Til højre: Efter Daily Huddle møde. Udjævnet belastning. Kapaciteten er forøget med 20%! På begge sider er procestiderne samlet set 2000 sekunder. Så ingen løber stærkere!
  Derfor kan der være stor effekt af daglige møder, hvor man lige kigger på belastning, flaskehalse, opgavestatus mm. Effekten kan være enorm!

Praktisk gennemførsel af “Daily Huddle”

Det er vigtigt at sige, at frekvensen typisk er dagligt. Men har man en afdeling med lille variation og store opgaven, så kan en lavere frekvens være ok. Alternativt anbefaler vi dog, at man eks. holder et ugentligt møde på 15-20 min. og kigger en uge frem – og så et ultra kort dagligt møde med en mindre dagsorden.

Praktisk gennemførsel af driftsstyring:

• Daglige – typisk daglige møder – i afdelinger (indhold – nedenfor) – i Lean kaldet “Daily Huddle”
• Daglige eller måske ugentlige møder – med tværorganisatorisk koordinering – lederne af de enkelte afdelinger/funktioner mødes og koordinerer flaskehalse og udjævning, håndtere problemløsning der ikke kan tages lokalt i afdelinger og følger op på mål – i Lean kaldet “Visual Factory” eller “Visual Cockpit”
• Løbende opfølgning på de lagte planer – sker i afdelingerne – hvor man løbende (nogle steder for hver time) – opdaterer status og fremdrift – i Lean kaldet “Hourly Board”

Indhold og læring af “Daily Huddle”

Indhold og læring af “Daily Huddle” møder:

• Vi kigger bagud – hvordan gik det med planen i går – og er der noget læring – et læringsloop – herpå? Her falder ofte guld-punkter af til struktureret problemløsning og forbedringer (Kaizen)
• Vi kigger på bemanding – sygdom, kurser, flex, ferie osv. de næste dage/uger
• Vi kigger på opgavesituationen – bagud, igangværende, planlagte…
• Planlægning – vi sætter et mål for fremdrift og opgaver de næste XX timer/dage – et dagligt mål som også forpligter os alle
• Flaskehalsfokus – vi vurderer belastningsbilledet og om nogle opgaver skal flyttes eller medarbejdere skal hjælpe andre
• Vi snakker også om prioritering af opgaver, om afslutning af opgave (eks. kan nogle bruge for meget tid på en opgave – de skal stoppes ved “nok”)
• Frontloading – vi giver viden til hinanden, hvor nogle søger et løft i videnniveau (for at undgå, at genopfinde dybe tallerkerne)
• Kompetencestyring – vi ser på, om vi i vores kompetencestyring har brug for nogle der gennemfører krydstræning (sidemandsoplæring)
• Ofte kigger vi også på trivsel og arbejdsglæde – hvis der er udfordringer

Effekten af Daily Huddle

Hvad er effekten af ovenstående?

• Kundeeffekt – ofte flere markante effekter – svartider, kvalitet mm.
• Produktivitet – ofte markant effekt – flaskehalsfokus, udjævning, mindre sårbarhed
• Trivsel – ofte også markant effekt – hjælp ved spidsbelastninger, fjerner pukkel (hvis den findes), prioritering i stedet for en “evig bunke”

Daily Huddle er et ledelsesværktøj

Anvendelse af Daily Huddle kan på flere måder hjælpe en leder:

• Overblik over afdelingen – belastning, trivsel, serviceniveau, behov for udjævning/hjælp, problemer osv. – på max. 30 minutter
• Mulighed for at korrigere, give feedback, sætte rammer osv.
• Overblik over hvor lederen bør prioritere sin tid/indsats i den efterfølgende uge
• Fokus på relevante områder – best practice, robusthed/kompetencestyring, 5S o.l.
• For en leder kan de daglige møder også være et super godt værktøj til proces konfirmering på standarder, følges standarder, kan standarder forbedres og hvad laver vi egentlig i afdelingen, medarbejdernes arbejdsmetoder osv.
• Ikke noget at sige til, at man kalder værktøjet for ”3-minutes of management”

Forventninger til leder for succes med Daily Huddle planlægningsmøder

Der er nogle forventninger (forudsætninger) for succes med Daily Huddle:

• At lederne deltage i møder
• At lederne træner i mødernes afvikling
• At lederne viser hvad de vil have – rammesætning – sådan ønsker jeg planlægning, til hvilket detaljeringsniveau skal der planlægges, hvornår skal der planlægges osv.
• At lederne træner medarbejderne i planlægning og andre relevante værktøjer (Outlook, planlægningsværktøj, andre systemer)
• At lederne er rollemodeller (ex. følger kalender-regler)
• At lederne deler og viser eksempler/positive fortællinger om effekten af ”bedre planlægning”
• At lederne løbende er nysgerrige i forhold til forbedringer – eks. ”kan vi ændre frekvensen af nogle af vores opgaver” osv.

For nogle ledere betyder indførslen af ovenstående en form for “Manufacturing Diary” – eller “Management Diary”. Her får lederne en daglig rytme i afviklingen af deres arbejdsdag.

Forudsætninger for god Daily Huddle

Der er 3 vigtige forudsætninger for succesfuld Daily Huddle:

• Standardisering – ikke mindst af tider – kræver modenhedsniveau 3+ på modenhedstrappen
• Struktureret kompetencestyring – så det rette antal kan løse de enkelte opgaver (reduceret personafhængighed)
• Accept af “Management Diary” – at dele af dagen bliver blokeret i alle lederes kalendere

Planlægningstavler

Læs mere om planlægningstavler + eksempler >

Video om Daily Huddle

Vi har lavet en kort video om Daily Huddle – se video om Daily Huddle planlægningsmøder >

Case: Igangsætning af Daily Huddle møder

Læs en case om igangsætning af Daily Huddle planlægningsmøder (tavlemøder) >

Dansk Lean Forum

Giver ovenstående anledning til spørgsmål, så tag endelig fat i mig. Tak fordi du læste med 😊

Af Mikkel Smith, Flexkom