Krav #1 til at en standard har effekt: Optimal proces

Dette indlæg indgår i en artikelserie om “de 6 krav til at en standard/SOP har effekt”.

Link til hovedindlæg: 6 krav til at en standard/SOP har effekt >

Links til øvrige indlæg om de enkelte krav:

1. Optimal proces – hvad er en optimal proces?
2. Beskrevet i en god SOP – hvad er en god SOP?
3. Er udbredt til de rette medarbejdere – hvem er de rette medarbejdere – og det rette antal?
4. Hvor alle altid følger SOP’en – og hvordan sikrer man det?
5. Hvor lederne følger op på et SOP’en følges – hvilke opgaver har lederne i den forbindelse?
6. Hvor SOP’en efterfølgende optimeres – hvordan struktureres en forbedringsproces?

Hvad er en “SOP”?

Vi bruger ordet “SOP” om “Standard Operation Procedure”…eller procedure, standard, arbejdsinstruktion, forretningsgang…eller hvad I nu kalder det :-)

Hvorfor er en optimal proces et krav for en effektiv SOP?

Måske er det overdrevet at tale om “en optimal proces”. For ingen processer er perfekte eller optimale. Der er hele tiden forbedringsmuligheder. Det handler grundlæggende om, at hvis medarbejderne ikke føler, at deres beskrevne proces er logisk eller optimal, så følger de den meget sjældent… Derfor skal der være en følelse af, at processen er optimal – for at den anvendes og giver effekt!

Læs mere om forbedringsprocessen for standarder løbende forbedringer af standarder >

Men en optimal proces kræver også, at medarbejderne har respekt for den. At de har ejerskab. Vi danskere er rebeller og hvis ting ikke giver mening, så gider vi ofte ikke gøre, som der bliver sagt.

Til at skabe ejerskab og respekt, så kan involveringsformlen anvendes. Involveringsformlen handler om, at vi nogle gange skal gå på kompromis med kvaliteten af standarden – mod at der er en højere grad af accept. I sidste ende giver det markant større effekt. Læs mere om involveringsformlen >

Ledernes syretest – ellers bliver en optimal proces ikke fulgt

En optimal proces er også de processer, som faktisk bliver fuldt. En forudsætning for at standarder bliver fuldt er, at lederne er rollemodeller og at de følger op. Læs mere om ledernes vigtige opfølgningsrolle – proces konfirmering >

Derfor bør alle ledere syreteste standarder i egen afdeling. Syretest dækker over 3 simple spørgsmål:

• Kan jeg/vi være rollemodel for denne standard? Hvis ikke – så tilret
• Vil jeg/vi anerkende og rose en kollega – også i plenum – for at følge standarden? Hvis ikke – så tilret
• Vil jeg/vi udvise konsekvens, hvis en kollega ikke følger standarden? Hvis ikke – så tilret

Hvad er en optimal proces?

Som ovenfor beskrevet, så er en optimal proces en proces med

• Følelsen af en god og effektiv proces
• En proces med respekt og ejerskab
• En proces som lederne selv følger og som lederne står på mål for

Hvordan findes den “nuværende optimale proces”?

• Mange gange skal der blot bruges 15+15 minutter på den første standard – så er vi i gang >
• Er der tale om tværgående processer, så er værdistrømsanalyse et oplagt værktøj – gerne som en sprint værdistrømsanalyse med omgående effekt >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom