Krav #2 til at en standard har effekt: En god standard

Dette indlæg indgår i en artikelserie om “de 6 krav til at en standard/SOP har effekt”.

Link til hovedindlæg: 6 krav til at en standard/SOP har effekt >

Links til øvrige indlæg om de enkelte krav:

1. Optimal proces – hvad er en optimal proces?
2. Beskrevet i en god SOP – hvad er en god SOP?
3. Er udbredt til de rette medarbejdere – hvem er de rette medarbejdere – og det rette antal?
4. Hvor alle altid følger SOP’en – og hvordan sikrer man det?
5. Hvor lederne følger op på et SOP’en følges – hvilke opgaver har lederne i den forbindelse?
6. Hvor SOP’en efterfølgende optimeres – hvordan struktureres en forbedringsproces?

Hvad er en SOP?

Vi bruger ordet “SOP” om “Standard Operation Procedure”…eller procedure, standard, arbejdsinstruktion, forretningsgang…eller hvad I nu kalder det :-)

Hvorfor er en god standard/procedure/SOP et krav for en effektiv SOP?

Kan du genkende følgende situation:
Du finder en arbejdsbeskrivelse for en given proces jeres organisation. Den er på 50 teksttunge sider. Hvad gør du?

For at en standard har effekt, så skal den beskrives på den gode måde. Hvad er den gode måde?

Hvad er en god standard/procedure/SOP?

To modsatrettede tendenser:

• PRIVAT: Vi går på YouTube når vi søger en vejledning til vaskemaskinen, printeren, lyset, TV’et, bilen osv.
• ARBEJDE: Omvendt laver vi lange tekst-baserede vejledninger på arbejde

Hvorfor bliver vi ved med at lave procedurer/SOP’er i tekstform, når vi privat søger video-vejledninger?

Det bedste medie til en procedure/standard/SOP i prioriteret rækkefølge:

1. Video
2. Billeder
3. Flow-diagrammer
4. Tekst

Ovenstående 4 kan selvfølgelig kombineres. Eks. med en kort video som supplerer en skriftlig standard.

Faktum er, at vi ofte anvender den ringeste kommunikationsform i vores standarder…

Forestil dig hvis LEGO lavede byggevejledninger i tekstform?

Eksempel i video form

Se et eksempel på et program til at gøre video-arbejdsinstruktioner tilgængelige >

Hvad afholder os fra at anvende videoer? Det tager for lang tid og kræver et studie? Slet ikke. Jeg kender en arbejdsplads som laver håndholdte videoer optaget med mobiltelefoner. Det virker! De uploader på Youtube, laver videoerne private og deler linket i et internt system.

Eksempel med billeder

Mange gange anvendes billeder sammen med tekst.

Eller forestil dig en 5S-standard i en produktion i tekst-form:

Eksempel med flow-diagram

Eksempel på en instruktion med flow-diagram. En metode der ofte er anvendt i administrative processer.

Den værste jeg har set…

Var en tekst-tung (godt nok med skærmbilleder) vejledning til en proces i SAP…på 170 sider. Tænk hvor meget tid det har taget? Hvor meget tid det kræver at vedligeholde? Og hvor mange mon læser den?

Kendetegn ved en god standard

Kendetegn:

• Standarden skal have det nødvendige omfang, detaljeringsniveau og længde (rette vejbredde), så en person med de nødvendige grundlæggende kompetencer inden for faget, kan gennemføre opgaven inden for den målsatte tid og uden fejl.
• De grundlæggende faglige kompetence inden for faget forudsættes – og skal derfor ikke inkluderes i standarden. Eksempelvis hvordan man åbner et regneark, bruger et eksisterende IT-system osv.
• Kommunikerer visuelt når muligt. Eks. print screens (skærmbilleder), flowdiagrammer, tabeller, billeder (eks. et lokale), video osv. Billeder siger mere end 1000 ord…
• Er så kort som muligt. Brug gerne punkopstilling i tekster.
• Gennemlæses og opdateres minimum én gang om året. Gerne af en anden person end den normale bruger af standarden.

Læs mere om den gode arbejdsbeskrivelse >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom