Krav #4 til at en standard har effekt: Følges af alle

Dette indlæg indgår i en artikelserie om “de 6 krav til at en standard/SOP har effekt”.

Link til hovedindlæg: 6 krav til at en standard/SOP har effekt >

Links til øvrige indlæg om de enkelte krav:

1. Optimal proces – hvad er en optimal proces?
2. Beskrevet i en god SOP – hvad er en god SOP?
3. Er udbredt til de rette medarbejdere – hvem er de rette medarbejdere – og det rette antal?
4. Hvor alle altid følger SOP’en – og hvordan sikrer man det?
5. Hvor lederne følger op på et SOP’en følges – hvilke opgaver har lederne i den forbindelse?
6. Hvor SOP’en efterfølgende optimeres – hvordan struktureres en forbedringsproces?

Hvad er en SOP?

Vi bruger ordet “SOP” om “Standard Operation Procedure”…eller procedure, standard, arbejdsinstruktion, forretningsgang…eller hvad I nu kalder det :-)

Hvorfor er det et krav for en effektiv SOP at den følges af alle?

“Hvis du udfører en proces, og ikke følger standarden, så har vi nu 2 standarder…” Og hvis vi har flere standarder, så er dem vi har ikke effektive. Derfor skal standarder følges af alle.

Fact er, at vi ikke er gode til at følge standarder generelt. Hvis en organisation ønsker, at stige i modenhedsniveau, så skal alle følger standarder – og standarder skal udvikles herfra – jf. modenhedsmodellen >

Hvordan sikres det, at en standard/SOP følges af alle?

At en standard følges af alle linker meget til de 5 andre indlæg om krav til standarder:

• Først og fremmest skal der være ejerskab, respekt og en følelse af, at processen fungerer (optimal) – læs mere i krav #1  – optimal standard >
• For at følge en standard, skal den også være beskrevet/visualiseret på en god måde – måske i videoform – læs mere i krav #2 – god standard >
• Dernæst skal den være udbredt til de rette medarbejdere – og gentrænet med den rette frekvens – læs mere i krav #3 – rette medarbejdere >
• Ikke mindst skal lederne vise vejen og udvise konsekvens hvis standarder ikke følges – læs mere i krav #5 – ledernes proces konfirmering >
• Og slutteligt skal der være en proces for optimering af standarden – ellers vil man føle den låst og rigid – læs mere i krav #6 – struktureret forbedringsproces?

Det vigtigste punkt til krav #4 – at standarder følges af alle er, at de skal være tilgængelige. Gerne lige ved åstedet!

Hvis man ikke kan finde dem eller de er svære at finde – så springer vi ofte over.

Adgang for administrative medarbejdere

De administrative medarbejdere har ofte adgang via deres PC. Problemet er så ofte, at standarderne ligger forskellige steder, med forskellig navngivning osv.

Her bør laves en grundig 5S for arkivering af standarder >

Eksempelvis bør der laves en standard for arkiveringen:

Adgang for produktionsmedarbejdere, udekørende osv.

Mange produktionsmedarbejdere og udekørende har i dag adgang til PC, tablet eller lignende. Men det kan alligevel være svært at finde standarderne – viser vores erfaring.

Her bør adgang gives via en simpel strukturering og gerne en samlet oversigt over standarder – med genveje. Ellers spilder de tiden – og dropper standarderne.

Vi ser virksomheder, som anvender genveje. Det virker ofte!

Genvejene må blot ikke føre til en bestemt fil. For hvis den opdateres, så svigter genvejen. Så hellere lave et link til en mappe, hvor alle vejledninger for maskine A befinder sig.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom