Mange produktionsvirksomheder arbejder kun med “simpel” Lean i produktionen

Det er en kendsgerning, at mange af de produktionsvirksomheder, som arbejder med Lean, de arbejder kun med Lean i produktionen. Eksempler:

• 5S system og orden på fabriksgulvet
• Tavlemøder med fokus på planlægning og nogle også med fokus på mål
• Nogle også problemløsning– og evt. også forbedringstavlemøder (Kaizen)
• Måske OEE på nogle maskiner (OEE måling af maskinudnyttelse)
• Forebyggende vedligehold

Desværre har ikke ret mange produktionsvirksomheder taget hårdere fat i produktionen omkring:

• Flaskehalsfokus
• Flow i en variantfabrik (hvis man – som mange danske virksomheder – har varierende afsætning og ikke “blot er en bilfabrik”)
• Produktkategorisering med henblik på tværorganisatorisk prioritering
• Lagerstyring
• Målinger
• Kompetencestyring
• osv.

Hvad er potentialet i produktionen?

Der er ingen tvivl om, at der er noget at hente i produktionen. Først og fremmest fordi det ofte er en stor lønpulje og ofte også fordi, at der er tale om store investeringer.
Men spørgsmålet er, om vi kigger det rette sted, når vi kritisk vurderer vores indsats i forhold til effekten. Burde vi i stedet kigge på vores øvrige processer?

Påstand: 80% af produktions omkostninger fastlægges ikke i produktionen

Det er ikke dokumenteret, men erfaringen er, at op til 80% af produktionsomkostningerne fastlægges uden for produktionen. Hvorfor?

• I udviklingen hvor tolerancer, komponenter (kvalitet og priser), styklister, leverandører, processer (maskiner), montagevenlighed, maskiner, tegninger, lagerstørrelser, mulighederne for outsourcing og utallige andre omkostninger – har en stor indflydelse på produktionen
• I salg hvor ordrestørrelser, leveringshorisonter, forecasting, prisstruktur, kampagner mm. kan påvirke produktionen meget
• I indkøb hvor kvalitet, priser, leveringstider, ordrestørrelser, geografi, tidsforskel, sprog mm. har stor indflydelse
• I logistik med lagerstyring, beregning af genbestillingspunkter, seriestørrelser osv. fastlægges
• I PTA hvor arbejdsbeskrivelser, maskinvalg, arbejdspladser, jobkort mm. påvirker omkostningerne
• I planlægning hvor kapacitet (kort og langt sigt), lagerstørrelser, ruter, styklister, masterdata, planlægningshorisont, prioritering og selve den daglige plan har stor indflydelse
• I økonomi hvor eks. betalingsbetingelser kan påvirke kundernes købemønster – og måske skabe ujævnt aftræk
• I IT hvor systemvalg, tilgængelighed af data, oppetider på systemer osv. har indflydelse
• Og der er sikkert flere…
• Og ja – selvfølgelig også i ledelsen, som sætter retningen for mange af ovenstående aktiviteter inkl. investeringer, budgetter, strategier for marked og kunder mm. har stor indflydelse

Så det gode og store spørgsmål er, hvorfor vi ikke også Lean’er på ovennævnte processer?
Hvad afholder mange virksomheder fra, at tage fat på det administrative område?

• Måske fordi spildet er mere synligt i en produktion?
• Måske det ikke virker så let af kigge processer i en administration?
• Måske vi ikke helt tror på potentialet – kun tænker Lean ind i produktion
• Måske fordi det ikke er fedt, at Lean’e administrationen – hvor man selv sidder
• Der kan være mange gode grunde

Vi er på et lavere modenhedsniveau i det administrative

I Flexkom viser vores tal, at vi er på et lavere modenhedsniveau på modenhedstrappen i det administrative. Derfor er potentialet måske også større – ikke mindst sammenlignet med indsatsen.

Læs mere om potentialet med Lean i administrationen

Potentialet afhænger meget af udgangspunktet.
Men for at belyse potentialet så viser erfaring at:

• Mange kan hente minimum 10% produktivitet kun ved at indføre kommunikationsregler
• Man kan hente min. 20% produktivitet og 50% gennemløbstid i en intensiv sprint i en værdistrømsanalyse
• Se en “lyn-analyse” af potentialet med Lean i administration >
• Eller blev inspireret af en brainstorm på spild i Lean administration >
• Tommelfingerreglen er, at hvis man halverer gennemløbstiden, så fordobler man produktiviteten – gennemløbstid fører nemlig en masse spild med sig!
  Eksempel: Et ordreflow tager 49 dage – heraf 4,5 timer i produktionen…

Husk oversættelsen af Lean til det administrative område

En faldgrube ved Lean er, at tage produktionslean og gå ind til udviklingsfolk, sælgere eller andre, som så skal motiveres af overproduktion, lagre, maskinudnyttelse, omstillingstider… Nej den går ikke!
Derfor er det vigtigt, at tilpasse og oversætte Lean, så det passer til det administrative område. Eksempler:

• Tilpasse spildtyperne til administration
• Brug svømmebaner til værdistrømme – og ikke den klassiske fra bogen “lær at se”
• Undgå 5S på skrivebordene – fokuser i stedet på “fælles videndeling”

Hjælp til at komme i gang

I Flexkom har vi efterhånden meget stor og god erfaring med Lean på det administrative område.
Et par links:

• Læs mere om Lean Administration på Dansk Lean Forum
• Få en masse viden som selvstudie – Lean Manager Administration som selvstudie
• Case: Igangsætning af Lean i administration – individuelt per afdeling
• Case: Igangsætning af Lean i administration – som samlet flok top down

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom