Ofte anvendes 5S som det eneste værktøj

Desværre oplever jeg ofte, at 5S bliver anvendt som det eneste værktøj i enten en produktion eller en administration. Ofte hører man endda, at vi “kører Lean”…vi har “lavet 5S”. Desværre har 5S, som værktøj, ofte svært ved at stå alene.

5S bliver et ordensprojekt

Når 5S står alene som et værktøj, ender det ofte som et ordensprojekt. Målet bliver, at holde orden.
Hvad tænker ordensmenneskerne? “Hold da kæft det er på tide, at der bliver ryddet op. Jeg er så træt af, at rydde op efter de andre.”
Hvad tænker de naturlige rodehoveder? “Skal vi arbejde eller skal vi rydde op? Nu må I bestemmer jer…”
Har du hørt ovenstående på din arbejdsplads?

5S – alt skal have fast plads

I 5S jagter man, at alt har faste pladser – elektroniske som fysiske.
Selv fredagskittet skal have en fast opmærket plads!

5S skal have et “højere formål”

5S bør, som minimum, implementeres eks. sammen med de 7/8 spildtyper eller målstyring. Hvis det eks. er spildtyperne, så kan de være med til at understøtte behovet for 5S. Målet med 5S er ikke mindst, at fjerne meget af det spild man oplever – ikke mindst søgetid efter emails, filer, papirer, værktøjer, materialer, trucks, kosten…
Når 5S kombineres med eks. spild eller mål, så hæves målet med 5S fra et være et ordensprojekt til at fjerne spild eller nå andre mål. Nu kan selv de værste rodehoveder måske forstå formålet!

5S kræver alles deltagelse

For at 5S bliver en succes, skal alle være med. Måske ikke på samme niveau, men der skal blot én til at ødelægge 5S.
5S kræver at alle følger de standarder som aftales. Det kan være hvor en elektronisk fil skal gemmes, hvordan en fil skal navngives, hvor et værktøj skal hænges op, hvor en truck skal stå osv. Hvis blot én ikke følger standarderne får vi det vi jagter – spildtid!

Lad en “blandet gruppe” sætte niveauet

Hvad sker der, når chefen spørger hvem der vil være med til 5S? Ordensmenneskerne melder dig. De er så med til at definere den fælles 5S-standard, som gælder for alle. Hvor lægger de bundniveauet for 5S? Yep – meget højt. Hvad tænker rodehovederne nu? “De er tossede…”
Hvad sker der nu med 5S? Det virker ikke!!!

Når I skal definere den fælles standard for 5S, som ALLE skal leve op til, så skal I finde et niveau som giver mening for alle. Som leder tænker du måske, at det er for lavt et niveau og at man bør stile højere. Men lad være! Tag en blandet gruppe fra din afdeling og lad dem sætte niveauet. Nu giver 5S selv mening for rodehovederne – og alle vil forsøge at leve op til standarden. Når standarden efterhånden efterleves af alle, kan du samle gruppen igen og hæve niveauet en smule. Stille og roligt – men sikkert – hæver I løbende niveauet.
Som med Lean – løbende forbedringer!

Fokus på fælles viden og fælles værktøjer

Hvor skal man eksempelvis starte, når man laver 5S hvor alle skal være med?
Jeg oplever, som konsulent, ofte at eks. en chef har et meget rodet skrivebord. Hvordan vil vedkommende reagere, hvis standarden krævede, at skriveborde skulle være 100% ryddet hver dag? Enten ville vedkommende nægte eller også ville vedkommende flytte papirerne over på en hylde eller ind i et skab. Har vi så fået 5S?
Det samme med værktøjer på en arbejdsplads i produktionen.

Så et godt sted at starte er, at fokusere på FÆLLES viden, værktøjer, arbejdspladser.
I administrationen er det eks. filer som flere bruger, papirer med information som flere bruger, emails med info som flere bør kende, printerrum, mødelokaler osv. Men ikke skriveborde, skuffer osv.
I produktionen er det eks. fælles arbejdspladser, trucks, reoler, fælles værktøjer osv. Men ikke personlige værktøjsvogne, arbejdspladser osv.

Husk audit på 5S

Husk altid at indføre en form for audit af 5S. Ellers falder det stille og roligt tilbage til udgangspunktet.
Audit behøver ikke være en patrulje som løber rundt og tager tid på, hvor hurtigt man kan finde en elektronisk fil eller et værktøj. Det kan eks. også gennemføres som et fast punkt på jeres Lean tavlemøder.

5S og Kaizen-tavler er et perfekt match

Ofte oplever jeg, at 5S indføres som en hurtig spurt. I produktionen ofte som et 2-dages AMU-kursus og i administrationen som en oprydningsdag.
Det kan også været godt at tage et stort skridt i starten.
Men ofte ender det blot som oprydning – og det er ikke 5S. Det er knap 1S…
Det er meget stærkt, at kombinere 5S med en forbedringstavle (Kaizen-tavle). Herpå kan medarbejderne aflevere forslag og arbejde med disse. Det betyder, at 5S nu bliver løbende fastholdt og forbedret. Frem for blot at ende som oprydning.

Undgå glansbillede 5S

Alt alt alt for ofte oplever jeg, at 5S ender som et glansbillede projekt.
Eksempelvis at man på et kontor har ryddet op på skrivebord og i de åbne reoler. Og at man har “dymo-nifiseret” kontoret. Men det flyder i postkasser (emails) og filsystemet ligner noget der…
Eller i en produktion, hvor trucken har fået fast plads, men det er lagt fra det sted hvor den bruges eller at man har lavet flotte værktøjstavler – den indeholder blot 3x så meget værktøj, som man bruger…

Billeder af glansbillede 5S

Fra et kontor…

Misforstå mig ikke – jeg mener, at alt skal have fast plads. Men ofte ser jeg dette – og et rodet filsystem. Det er hvad jeg kalder “glansbillede 5S”.

Igen glansbillede. Når jeg ser alle nøgler hænge på en værktøjstavle – fra nr. A til Z. Så spørger jeg altid – bruger du dem alle?

Læs mere om 5S

Der er mange artikler om 5S på Dansk Lean Forum.
Læs vores overordnede indlæg – og følg links derfra: Lean og 5S >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp og gratis download af Lean-værktøjer!
Lean Kursus >