Lean Service & Administration

Lean i service og administration er det mest aktuelle område hvor Lean anvendes. I starten var mange fokuseret på, at få Lean implementeret i produktion, lager osv. Men de seneste år har mange erkendt, at Lean faktisk giver god mening – og stor værdi – i administrative funktioner.

Hvad er Lean Service & Administration?

“Service og Administrationen” er en overordnet betegnelse for alle de aktiviteter, som binder organisationens fagområder sammen. Derfor har alle “funktionærer” – ledere, receptionister, sælgere, indkøbere, sagsbehandlere, planlæggere, fuldmægtige, økonomer osv. – administration.
Potentialet er ofte meget stort med Lean i den tværgående administration. Det skyldes at vi bruger meget arbejdstid på data i IT-systemet, rapporter, referater, journaler, møder, emails, telefoner osv. Reelt har kun en lille del af vores arbejdsdag fokus på vores reelle fagområde (det vi er “uddannet og ansat til”).

Målet med Lean i administrative processer

Lean Administration handler om at styrke konkurrenceevnen ved at øge andelen af værdiskabende aktiviteter!
Uanset om du er en privat eller offentlig organisation, skal du hele tiden være konkurrencedygtig i forhold til alternativer. Dine omkostninger må ikke være for høje – for ellers får dine priser kunderne til at søge til alternativer. Det samme med medarbejderne. Hvis din arbejdsplads – når det gælder ledelse, arbejdsmiljø og trivsel – ikke er konkurrencedygtig – så smutter de gode medarbejdere.

Læs om strategisk begrundet Lean.

Lean Administration er en betegnelse for en række værktøjer, som først identificerer den administrative værdikæde og efterfølgende minimere/eliminere spild i denne. Værktøjer der alle støtter op om de fem principper i Lean. Læs om de fem principper her

Værktøjerne i Lean Administration kan anvendes i alle former for ordre-, projekt-, informations- og sagsflow. I et administrativt flow findes spild såsom ventetid, omarbejde som følge af ringe kvalitet, lagre i form af mails og sager, ansvarsskift, afbrydelser, returløb og manglende standardisering.

Resultater med Lean Administration

Mulige resultater med Lean i administrationen:

• Forbedret leveringsevne og dermed højere kundetilfredshed
• Mere gennemskueligt og synligt flow
• Mindre spild, færre rettelser og færre fejl
• Markant hurtigere gennemløbstid på sags- og opgaveforløb, projekter mm.
• Mindre variation i tider, kvalitet, forløb mm.
• Og ikke mindst også et arbejdsmiljø – og forbedret medarbejdertrivsel

Læs om de mulige resultater med Lean.

Det første angreb på spild i Lean Administration

Det første oplagt angreb på spild i administration findes i vores kommunikation. Der er ofte meget spildtid i møder, mails, forstyrrelser, telefoni, kalender, chat, sms osv.
Læs her om regler for emails, møder osv – kommunikationsregler >

De vigtigste værktøjer i Lean Administration

Se en oversigt over de vigtigste værktøjer i Lean Administration.

Læs meget mere om Lean i administrationen

På denne blog og på vores øvrige hjemmesider, kan du læse og downloade meget mere om Lean Administration:

• Hvad er Lean? En grundlæggende introduktion til begrebet Lean >
• Download gratis Lean-værktøjer til administration (link åbner i nyt vindue) >
• Lean implementeringsmodel til administration >
• De 8 spildtyper og begrebet “træk” oversat til Lean Administration >
• 5S i Lean Administration >
• Værdistrømsanalyser i Lean Administration >
• Fordelene for produktionsvirksomheder – ved også at arbejde med Lean i administrationen >
• Se alle indlæg om Lean Administration på Dansk Lean Forum >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom