Inspiration fra cykling :-)

Jeg blev inspireret på en cykeltur :-) I cykelsport kan man vinde meget fart alene ved aerodynamik, rullemodstand o.l. Faktisk helt op til 6 km/t – eks. fra 27 km/t til 33 km/t. Vel at mærke – uden at træde hårdere!

Kan vi sammenligne dette med tankegangen i Lean?

Intro til tankegangen i Lean

Med Lean skal man ikke løbe stærkere. Man skal snarere arbejde lidt langsommere og udføre processen korrekt i første forsøg.

Hvordan er det muligt? Ved at skabe flow + standardisere processer + reducere og fjerne spildtid.

Læs mere og se video om Hvad er Lean >

Grøn, gul og rød tid – work smarter

Grundtanken i Lean kan illustreres i denne figur:

I Lean deler vi tid og opgaver op i 3 kategorier:

• Grøn tid = Skaber værdi – kan måske godt gøres mere effektivt, men outputtet vil modtageren/kunden gerne have
• Gul tid = Nødvendige aktiviteter, som understøtter grøn tid – eks. finde data frem, finde materialer, gå til et møde, transport, arkivering osv. – er nødvendig og kan naturligvis også udfordres i forhold til metodens effektivitet og frekvens
• Rød tid = Unødvendige opgaver – som ingen har glæde af – søgetid, returløb, for mange involverede (eks. møde), for fine tolerancer på emne, for lange referater…I kender det!

Læs mere og se video om grøn, gul og rød tid >

Så hvad er målet?

At effektiviserer processer + reducere spildtid.

Hvad er potentialet? STORT!

Hvordan finder vi så spild?

Første trin er, at vi kan se spild. At vi accepterer præmissen – der er spildtid!

Til at hjælpe os, har vi i Lean samlet en oversigt over mulige spild. Vi kalder oversigten for “de 8 spildtyper”. Under hver overskrift er yderligere eksempler.

I Flexkom har vi to versioner – for at alle bedre kan relatere til eget arbejde:

• De 8 spildtyper i administrative processer – læs mere >
• De 8 spildtyper i produktionsprocesser – læs mere >

Eksempler på spild er mange – bare fra hoften – søgetid, ventetid, overservicering (for mange til møder, for fine tolerancer, for lange mails/referater osv.), unødvendige ansvarsskift, variation i metoder, returløb/tilbageløb, uklar ansvarsplacering, genopvarmning af opgaver osv. osv. osv…

Spild kan findes på mange måder…

Veje til at finde spild:

• Lav en brainstorm på spildtid med dine kolleger – læs mere om spildtid brainstorm >
• Lad medarbejderne fortælle hvad der irriterer dem i arbejdsdagen – ofte spild
• Have en løbende forbedringsproces via en Kaizen forbedringstavler >
• Find eksempler på variation – eks. i tid til at udføre en opgave – her må være spildtid
• Kortlægge en arbejdsgang – nok den bedste metode
• m.fl.

Kortlægning af en arbejdsgang = værdistrømsanalyse

I en kortlægning mapper vi en arbejdsgang.

Eksempler på arbejdsgange – blot som inspiration – ALT kan kortlægges:

• Ansættelse af medarbejder
• Ordreproces
• Sagsbehandling
• Reklamationsproces
• Åbne ny butik
• Produktudvikling
• Planlægning
• Ny leverandør
• Udarbejdelse af dagsorden til byrådsmøde
• Byggesagsproces
• osv.

Læs mere om – og se video – om kortlægning af en arbejdsgang >

Hvad finder vi i en kortlægning af en arbejdsgang?

Når man beder medarbejderne om at finde spildtid – så kan de kun se med egne øjne.

I en kortlægning samler vi folk på tværs af en arbejdsgang. Dermed får vi omgående feedback på vores leverancer.

Så hvad finder vi? Eksempler – fortsæt selv listen…

• Masser af returløb – fordi der mangler information fra foregående proces
• Masser af unødvendige ansvarsskift
• Alt for meget ventetid – hvor opgaven bliver kold og gennemløbstiden forlænges
• Meget overservicering – hvor ting/opgaver gøres bedre end nødvendigt, hvor for mange involveres eller…
• Alt for meget variation i metoder
• Osv.

Er spildet så let af fjerne?

Vi kan typisk dele spildet op i 4 overordnede grupper:

1. Let at fjerne/reducere – med stort potentiale
2. Let at fjerne/reducere – med lille potentiale
3. Svært at fjerne/reducere (stor indsats) – med stort potentiale
4. Svært at fjerne/reducere (stor indsats) – med et lille potentiale

Grundlæggende arbejder vi kun videre med to af grupperne – mulighederne i gruppe 1 og gruppe 3. De andre skrottes.

Derefter kan man gøre følgende:

• De lette – GØR DET NU – gennemfør som en sprint! Få effekt fra i morgen. Læs mere om værdistrømsanalyse som en sprint >
• De tunge – drop dem – fordi det bedre kan svare sig, at lave andre analyser og tage de lette – eller sæt et projekt i søen…

Hvad er potentialet?

Vi opnår nærmest altid vores minimumsmål på 2-4 dage:

• 50% reduktion af gennemløbstiden
• 20% reduktion af arbejdstiden
• Derudover bedre trivsel, færre omkostninger, bedre kundeservice…
• What’s not to like?

Læs mere om – og se video – om kortlægning af en arbejdsgang >

Læs mere

Hvor skal man starte? Start evt. med video om Hvad er Lean >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom