Intro

Jeg blev inspireret på en cykeltur :-)

Hvad er en “organisation i flow”?

I sport taler man om en tilstand af flow. Hvor smerten forsvinder og farten er høj… :-)

Men hvordan ser en organisation ud, som er i den samme tilstand – i flow?

Lige en kommentar til top-billedet i artiklen – hvorfor myrer? Jo, de når meget højere resultater, end de nogensinde kunne opnå som individualister!

3 nøgletal for en organisation i flow

Overordnet kan man vel tale om 3 overordnede nøgletal for en organisation i flow:

• Meget høj medarbejdertrivsel
• En stærk og sund økonomi
• Meget tilfredse kunder/patienter/borgere/klienter…

Læs mere om de 3 vigtigste nøgletal – win-win-win >

Eksempler på målepunkter om man så er en “fed arbejdsplads”:

• Høj kundefeedback (NPS)
• Høj ansøgningsrate på jobopslag (kan tiltrække talenter)
• Gode medarbejdere bliver på arbejdspladsen
• Lav sygefravær pga. stress

10 kendetegn ved en “organisation i flow”

Jeg har prøvet, at komme med et udkast til 10 kendetegn ved en organisation i flow.

Kom gerne med dine inputs i kommentarfeltet nederst på siden.

1. Kundefokus – leverer det kunderne og markedet har behov for
2. Alle arbejder i samme retning
3. Er ét hold – ikke mange øer med suboptimering
4. Nær-ved-ledelse og tydelig feedback
5. Høj stabilitet – lav variation
6. Høj grad af “organisatorisk robusthed”
7. God og sund balance imellem arbejde og fritid
8. Befinder sig i forbedringshjulet – ikke i hamsterhjulet
9. Effektive processer – spildtid er ikke indbygget i processer
10. En høj grad af fokus på sikkerhed og den fysiske og mentale sundhed

Kendetegn #1: Kundefokus

En høj grad af kunde- og markedsfokus. Arbejder struktureret med løbende feedback fra kunder/borgere/patienter i forhold til nye/ændrede behov.

Ovenstående er første skridt til, at man så internt KUN laver det der er behov for. Ikke mindre. Ikke ret meget mere. Vi har ofte meget “overservicering” i organisationer. Hvor vi går ud over kundebehovet. Lavpraktiske eksempler er “for mange til møder”, “rapporter som ingen læser”, “for mange/unødvendige projekter” og mange mange flere…

Læs mere om spildtypen “Overservicering/overforædling” >

Derudover tilpasses strategien, organiseringen og bemandingen løbende til markedsbehovet.

Kendetegn #2: Samme retning

Alle ledere og medarbejdere arbejder i samme retning. Ja, det lyder logisk, men det sjældent virkeligheden i en organisation.

Lavpraktisk eksempel:

• Indkøb får bonus for lave priser
• Produktionen får bonus for god kvalitet

Det er det man kalder “modstridende mål”. Og endnu værre er det, når medarbejdere bliver belønnet for det. Derfor er belønningssystemer i gode organisationer altid baseret på flow – og ikke silo-mål.

Først og fremmest skal der være konsensus ift. strategi – og den skal være åbent kommunikeret – for at alle arbejder i samme retning.

Læs mere om en case – for strategiworkshop >

En ledergruppe – i en organisation i flow – vil ofte benytte sig af et ledelsescockpit – med målstyring, målnedbrydning.

Læs om et ledelsescockpit >

Læs om gode mål og målstyring >

Kendetegn #3: Ét hold

Der er en høj grad af tillid og samarbejde i en stærk organisation. Desuden samarbejdes på tværs – og man arbejder sammen som ét hold – ikke mange øer med suboptimering.

Der er en positiv og støttende adfærd – og man er klar til at tage en opgave for en kollega.

En god måde at fordele opgaver ligeligt sker via Daily Huddle tavlemøder >

Man er organiseret på en effektiv måde – som minimerer spild.

Læs mere om organisering i Q-ROC-celler (værdistrømme) >

Desuden er der absolut nultolerancer over for mobning!

Kendetegn #4: Synlig ledelse

Ledere i en sådan organisation er synlige og reelt til stede over for deres medarbejdere. De har ikke væg-til-væg møder i deres kalendere hver dag!

De leverer nær-ved-ledelse – og alle medarbejdere og ledere ved, hvordan de “performer” (via regelmæssig og relevant anerkendelse og feedback). Der er desuden klare og respekterede kommandoveje.

Der gives ikke “snigeradfærd” (påpege fejl ved kollega – til andre kolleger). Alle føler sig værdsat og respekteret. Der er en høj grad af tryghed.

Læs artikler om ledelse >

Kendetegn #5: Stabile leverancer

Organisationen har en høj grad af stabilitet – eller lav variation. Både i forhold til arbejdsbelastning, tidsforbrug på opgaver, kvalitet og i opgaveløsning m.v. Det giver stabile dage – og ikke et mix imellem “gode og dårlige dage”. Organisationen holder hvad vi lover, det er ikke held, når vi når noget til tiden.

Læs mere om standardisering og best practice >

Kendetegn #6: Robust organisation

Organisationen har en høj grad af “organisatorisk robusthed” – hvor der er en lav grad af personafhængighed. Det udføres god aktiv kompetencestyring – med løbende kompetenceudvikling (faglig udvikling).

God kompetencestyring betyder, at man arbejder struktureret med kompetencebehov ud fra strategi og mål.

Aktiv kompetencestyring betyder, at man bruger det i praksis!

Læs mere om aktiv kompetencestyring >

Kendetegn #7: Balance

Organisationen har en god og sund balance imellem arbejde og fritid. Med nogenlunde normal arbejdstid – hverken ledere eller medarbejdere har behov for konstant overarbejde. Der er fleksible arbejdstider i det omfang det er muligt.

Læs mere om trivselsmåling >

Kendetegn #8: Forbedringshjulet

Organisationen befinder sig ikke i hamsterhjulet – med brandslukning og overarbejde – men i forbedringshjulet.

Forbedringshjulet er kendetegnet ved struktureret problemløsning og strukturerede løbende forbedringer.

Læs mere om organisatorisk modenhedsniveau (modenhedsmodel) >

Kendetegn #9: Effektive processer

Organisationen er også kendetegnet ved at effektive processer. Der er ikke “indbygget” spild i processer. Så når vi har travlt, så går det stærkt – altså med at levere og ikke med returløb, søgetid, frustrationer m.v.

Der er naturligvis tid til kaffe og relationer – der må endelig drikkes kaffe og small-talkes, for det giver god trivsel og gode relationer, så vi er klar til at kæmpe for hinanden (når behov for hjælp), men spild er ikke i selve processerne, så vi skal løbe ekstra stærkt på travle dage.

Organisationen har derfor meget lidt søgetid, meget få returløb, meget lidt overservicering (fordi vi er gode til feedback – også fra kunder og marked).

Læs mere om de 8 spildtyper >

Husk at spild skaber negativ trivsel!

Se video om hvordan Lean kan skabe effektive processer >

Kendetegn #10: Sikkerhedsfokus

Den sidste – som måske burde være den første – er, at der er en høj grad af sikkerhedsfokus – alle skal hele hjem fra arbejde. Der er desuden fokus på både den fysiske og mentale sundhed.

Hvad hvis man ikke er en organisation i flow?

Ja, hvordan kommer man så derhen? Uha – det kan blive en længere artikel. Derfor vil jeg gerne det kort – og henvise til Flexkoms organisatoriske modenhedsmodel >

Er du enig?

Giv gerne din mening til kende i kommentarfeltet nedenfor!

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom