Hvad er TWI?

TWI er en metodisk tilgang til oplæring – både struktureret sidemandsoplæring og organiseringen omkring oplæringen. Læs mere om – hvad er TWI >

I arbejdet med TWI gælder bl.a. 5 vigtige forudsætninger for succes med TWI. Læs mere om de 5 forudsætninger for succesfuld TWI-implementering >

De 5 forudsætninger er:

1. Evnen til at indgå fælles aftaler (standarder) – og følge dem
2. At arbejde med kompetencestyring (kompetencebehov vs. reel kompetencesituation)
3. Aktiv kompetencestyring – regelmæssig udjævning af arbejdsbelastningen (planlægning)
4. At have struktur på sidemandsoplæring – hvad skal læres?
5. At lederne har ejerskab til processen

IT-løsning der understøtter TWI-forudsætninger – på 20 punkter!

Ovennævnte forudsætninger kan også ses som en fuglerede. I reden har vi æggene – som er TWI. Selve reden er fundamentet for succesfuld TWI. Derfor er de vigtige!

Flexkom forhandler en stærk løsning, som kan understøtte succesfuld implementering af TWI.

IT-løsningens 15 grundelementer i forhold til TWI

I løsningen får I 15 vigtige elementer i arbejdet med TWI:

1. Struktureret kompetencestyring

Som kompetencestyring i et regneark. I løsningen er der også mulighed for at sætte kompetencemål (hvor mange medarbejdere burde kunne denne proces) – så I struktureret kan arbejde med kompetencemål.

Via struktureret kompetencestyring (mål/behov og aktuelle niveau) så sikrer man også, at der kun igangsættes træning ved reelt behov. Målet med TWI er ikke en masse korrekt TWI-træning, men korrekt TWI-træning hvor og når der er et behov.

2. Kompetenceoverblik på tværs

Hvis løsningen implementeres for hele produktionen, så kan man også se kompetencer på tværs af afdelinger. Hvis best practice også udleveres af alle på kaldenavne for kompetencer, vil man kunne se lignende kompetencer på tværs af afdelinger. På den måde får man ikke trænet for mange, for måske kan man “nøjes” med en backup i en anden afdeling.

Man “tænder” og “slukker” for de afdelinger man gerne vil se:

3. Igangsætning af træning – linket til kompetenceoverblikket

Via kompetenceoverblikket sættes træning i gang. Og når træning og kompetenceoverblikket ikke er adskilt, så er det lettere at sikre, at den nye træning sker på basis af et aktuelt kompetencebehov (hvor der er et kompetencegab).

Træning igangsættes med to klik – inkl. valg af mentor for træningen (mentoren skal ikke nødvendigvis også træne i alle punkter, men skal sikre, træningen gennemføres).

Når træning er igangsat får både mentor og medarbejder automatisk besked.

4. Online tilbagemelding fra træning til kompetenceoverblikket

I kompetenceoverblikket kan man løbende følge træningen.

5. Struktureret sidemandsoplæring

Sidemandsoplæringen er også struktureret, så der er detaljer om læringspunkter – eks. detaljer om læringspunkter på en maskine. Det sikrer, at oplæringen ikke blot bliver tilfældig – efter trænerens vaner eller humør, men en struktureret træning i alle besluttede træningselementer.

Under hvert punkt kan der også være supplerende tekst til træningen og/eller et link til en instruktion, en video eller?

6. Kvittering/dokumentation for gennemført træning

Når træningen er gennemført kvitteres enten af medarbejder, mentor eller begge parter (det styres for hvert kompetencepunkt) – så I har dokumentation for gennemført træning.

De enkelte elementer kan evt. låses, så kun en bestemt person/funktion kan kvittere for gennemført træning.

Det enkelte videnpunkt kan også sættes som kritisk, hvis det eks. kræves gennemført inden medarbejderen kan udføre en proces.

7. Struktur på genbesøg af kompetencer (gentræning og proceskonfirmering)

Løsningen kan styre genbesøg, så I kan sikre, at kompetencer bliver gentrænet i rette intervaller – også her med kvitteringer.
Gentræning kan ske individuelt eller man kan også sikre, at det sker mere rationelt hvor muligt – i større hold.

8. Klar til audit

Med løsningen kan man også filtrere på udestående træninger ex. i egen afdeling og kun “kritiske”. På den måde kan man forebygge afvigelser eks. ved eksternt audit.

9. Link til information, viden og instruktioner

I de enkelte læringspunkter kan I indsætte tekst, billeder, filer, videoer eller links til en arbejdsinstruktion (eks. i et kvalitetsstyringssystem).

De enkelte typer af information ses på skærmbilledet under punkt 6 ovenfor (tekst, fil, video).

Her et eksempel med lidt tekst og link til fil:

Her et eksempel med tekst (evt. også et link) og en video:

10. Genvej til instruktioner med 3 bogstaver

Der er mulighed for en direkte adgang til ovenstående informationer i læringspunkterne direkte via 3 bogstaver – se en video https://videnpunkt.dk/arbejdsinstruktioner-tilgaengelige/

På den måde kan en medarbejder hurtigt genopfriske en kompetence/læring – eks. via en kort video eller et link til en instruktion.

De 3 første bogstaver gælder for organisationen – og er de samme hver gang. De 3 sidste varierer efter instruktionen.

De 3 bogstaver behøver ikke føre ind til en specifik instruktion. Man kan også anvende genvejen på et højere niveau, og lade en genvej pege på alle instruktionerne i en afdeling. Herfra vil en operatør have overblik over alle relevante instruktioner – eks. for en maskine – uanset om de ligger i forskellige formater og placeringer.

11. Rette viden og færre forstyrrelser

Hvis en medarbejder er i tvivl om noget, så kan vedkommende i løsningen hurtigt se hvem der er eksperter på den pågældende viden – så man ikke forstyrrer kolleger unødvendigt – og som sikrer, at man får den rette viden.

Ved hvert videnelement fremgår videnejer og eksperter:

12. Beholder viden ved offboarding

Systemet viser også hvilken viden I mister, hvis en medarbejder stopper – for hurtigt at kunne sætte sidemandsoplæring i gang.

13. En hjælp til ledere

Som leder får man et lettere overblik – både over kompetencer og træning. Desuden vil man lettere kunne identificere kompetencebehov ved rekruttering.

Ved en leders proces konfirmering kan man også lade løsningen pege på de væsentligste kompetencer at få “kontrolleret”.

14. Mindre administration

Selvfølgelig giver flere af ovenstående punkter også en besparelse i administrativ tid – og mere tid til det som skaber værdi!

15. Øvrige gevinster

Ved implementering af TWI har man også forventninger til færre fejl, (bedre kvalitet), forbedret sikkerhedsniveau, mindre variation i tidsforbrug, hurtigere oplæringstid mm. Gevinster som denne løsning yderligere understøtter.

Yderligere 5 elementer som styrker TWI

Målrettet TWI giver løsningen også følgende 5 elementer:

1. Rette trænere

I kan styre hvem der kan træne i hvad – så I er sikre på, at træningen udføres af en medarbejder med rette viden – og som også er trænet i JI-metoder.

2. Styring af TWI kompetencer

I kan også styre medarbejdernes TWI/JI kompetencer – hvem er trænet i TWI, har jeg nok trænere, hvem skal snart genbesøge TWI-træning osv.

3. Pulje træning

Systemet kan pulje træning, så en træner ex. ikke træner 5 medarbejdere individuelt, men kan gøre det effektivt ved at træne 5 samtidigt (når det er muligt).

4. Ét system til at støtte TWI

Mange steder har den enkelte leder sit eget kompetence- og træningssystem. Her får I ét system – som hele organisationen anvender – en klar styrkelse af TWI-processen.

5. Let opdatering af standarder – og udbredelse af ny viden

TWI træning giver (heldigvis) ofte forbedringsforslag til standarder og instruktioner. Men det kan være tidskrævende at få opdateret standarden og at få udbredt den nye viden.

Hvis I eks. anvender tekstfeltet til instruktioner, så kan opdateringen ske på en telefon/tablet uden ved arbejdspladsen. Eller ved optagelse af en ny video.

Og udbredelse af den nye viden til de relevante medarbejdere kan også ske via løsningen.

Vil du se mere til denne løsning?

Se mere om denne IT-løsning til struktureret sidemandsoplæring og kompetencestyring >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom