Er forudsætningerne på plads for succes med TWI?

Flere og flere danske virksomheder (fortrinsvis i produktionen) tager metoder fra TWI til sig. Metoder til at definere standarder, træne i standarder og forbedre standarder. Ikke mindst er der mange steder stor fokus på sidemandsoplæringsdelen af TWI. Men er forudsætningerne på plads for succesfuld TWI? Det oplever vi desværre ikke alle steder.

Måske er ordvalget lidt bombastisk…”forudsætninger for succes”. Man kan naturligvis godt have succes med TWI uden alle 5 forudsætninger er opfyldt. Og hvad er også “succes”? Artiklen er ment som inspiration til vigtige elementer i arbejdet med TWI.

Læs mere om TWI

Læs mere om “Hvad er TWI – Training Within Industry” >

Forudsætninger for succesfuld TWI

Man kan sikkert finde mange forudsætninger for succesfuld TWI, men her kommer et bud på de 5 vigtigste forudsætninger:

1. Evnen til at indgå fælles aftaler (standarder) – og følge dem
2. At arbejde med kompetencestyring (kompetencebehov vs. reel kompetencesituation)
3. Aktiv kompetencestyring – regelmæssig udjævning af arbejdsbelastningen (planlægning)
4. At have struktur på sidemandsoplæring – hvad skal læres?
5. At lederne har ejerskab til processen

Punkterne er uddybet nedenfor.

1. Formår at lave fælles aftaler – og følge dem (på modenhedsniveau 3 eller højere)

Når der skal ske træning, så bør det altid ske med udgangspunkt i en arbejdsbeskrivelse. Ellers bliver det ofte noget med, at “sådan gør jeg, men du finder hurtigt din egen måde at udføre opgaven på”.

Med udgangspunkt i Flexkoms trappe for organisatorisk modenhed, så bør man derfor ligge på niveau 3 inden man arbejder med TWI.

Fakta er dog noget andet for mange virksomheder:

• 74% af processerne i danske organisationers administrative funktioner ligger på niveau 1 eller 2
• 59% af processerne i danske produktionsmiljøer ligger på niveau 1 eller 2

På den baggrund kan vi konkludere, at mange har en del arbejde med at få defineret best practice – og følge disse – som afsæt for succesfuld TWI.

Læs mere og se video om forudsætning nr. 1: Forudsætning for TWI: Fælles aftaler (standarder) – og følge dem

2. Der arbejdes med kompetencestyring

Forestil jer TWI uden kompetencestyring:

• Vi ved ikke, om vi træner de rette personer
• Vi ved ikke, om vi træner de rette personer i de rette opgaver
• Vi ved ikke, om det er rette person som træner
• Vi ved ikke, om den rette træner også har kompetencerne til at træne

Kompetencestyring indeholder 4 trin:

1. Definere kompetencebehov – ud fra mål og strategi
2. Fastlægge nu-billedet af kompetenceniveauet
3. Se om der er gab imellem de to (plus eller minus)
4. Igangsæt krydstræning (sidemandsoplæring, kurser o.l.) for at lukke gab

Kun via kompetencestyring kan man være sikker på, at man har de rette kompetencer til at levere på strategi og mål.

Og kun via kompetencestyring har vi styr på følgende ift. TWI:

• At vi træner de rette medarbejdere i de rette opgaver – og til det rette niveau
• At træningen gennemføres af den rette person (videnejer)

Og det sidste trin i kompetencestyring er, at vi også har struktur på genbesøg af kompetencerne.

Læs mere om kompetencestyring/kompetencestrategi >

Læs mere og se video om forudsætning nr. 2: Forudsætning for TWI: Arbejde med kompetencestyring >

3. Der arbejdes aktivt med regelmæssig planlægning og udjævning af arbejdsbelastningen

Ovenstående med kompetencestyring ender desværre ofte i “passiv kompetencestyring”. Hvor træning gennemføres – men ikke anvendes i daglig drift.

Derfor bør man supplere de 4 trin ovenfor med:

5. Regelmæssigt overblik over arbejdsbelastningen
6. Udjævning arbejdsbelastningen via flytning af opgaver eller medarbejdere – ud fra kompetenceoverblikket

Dette udføres ofte som visuel planlægning på tavler.

Læs mere om forskellen på aktiv og passiv kompetencestyring >

Læs mere og se video om forudsætning nr. 3: Forudsætning for TWI: Aktiv kompetencestyring – udjævning af arbejdsbelastning (planlægning)

4. Der findes en struktur og systematik omkring de punkter, som skal læres ifm. sidemandsoplæring

Når en træning gennemføres, så skal det helst ikke blot hedde “omstilling på en maskine”. Vi skal gerne kende til delelementer i træningen.

Eksempelvis:

• Sikkerhed omkring maskinen
• Rengøring – dagligt efter ordrer
• Rengøring – grundig ifh. vedligeholdelsesplan
• Udskiftning af værktøjer
• Programmering af programmer
• Måske også relevante af vedligeholdelsesopgaverne
• Planlægningsopgaven – færdigmelde ordrer og finde den rette nye ordrer frem
• Tegningslæsning
• osv.

Når man gennemfører en sidemandsoplæring, skal man derfor kende elementerne i detaljer. Ellers kan træningen bliver for overfladisk. Og hvis man eks. har to niveauer af operatører, så er det også vigtigt, at man har opdelt de små elementer i “gule operatøropgaver” og “blå operatøropgaver” (eller hvad I nu kalder dem).

I denne løsning kan man måde se de små elementer og man kan se, hvem der har trænet, hvornår og hvem der har godkendt træningen.

Læs mere og se video om forudsætning nr. 4: Forudsætning for TWI: Struktureret sidemandsoplæring

5. Ledernes rolle og ejerskab til processen

Sidst men ikke mindst, så skal lederne have ejerskab til processen. Når TWI skal gennemføres, så har lederne en stor rolle i forhold til flere ting:

• Succesfuld implementering af TWI – fra pilot til fastholdelse og opfølgning
• Afsætte organisatoriske ressourcer/tid til opgaven (prioritering)
• Afsætte personlig tid til medarbejder- og lederudvikling og aktiv deltagelse i TWI-processen – eksempelvis vil nogle medarbejdere opleve succesfulde og anerkende jobudvikling sammen med TWI
• Udpege og træne de rette trænere
• Sikre leverance på de øvrige forudsætninger for TWI – højt organisatorisk modenhedsniveau og aktiv kompetencestyring og udjævning
• Opfølgning på TWI, kompetencer og træning = udfører “proces konfirmering” – personligt følger op på at det sker – herunder at
  • Anerkende og fejre fremskridt og successer
  • Udvise konsekvens når det ikke sker
• Og så bør lederen også løbende følge op på effekten af god TWI – via få relevante nøgletal. Nøgletal betyder både, at man hjemtager gevinsten (målsætningen) og at man kan foretage evt. korrigerende handlinger, hvis resultaterne/effekten ikke flasker sig

Læs mere og se video om forudsætning nr. 5: Forudsætning for TWI: Lederne har ejerskab

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom