Færre fejl ved struktureret onboarding af nye medarbejdere

Naturligt nok vil en ny medarbejder lave flere fejl end en erfaren medarbejder. Desværre oplever mange organisationer uforholdsmæssigt flere fejl end man må forvente. Vi har tal som viser, at antallet af fejl kan reduceres med op til 50% ved et godt struktureret onboarding program.

De unødvendige fejl forsaget af nye medarbejdere skyldes ofte ét eller flere af følgende elementer:

• Manglende plan for oplæringen
• Mangel på plan for mentorer – for hvem der skal lære op
• At planen for en ny medarbejder ofte er for ambitiøs (for meget viden på kort tid)
• Personafhængig oplæring uden vejledninger
• Tid – der er travlt og træning nedprioriteres

En manglende plan betyder, at en medarbejder rammer ind i tilfældig oplæring. Det hele bliver overladt til ildsjæle, når de har tid og overskud. Men hvem siger, at de lærer den nye de rette emner, på det rette tidspunkt, på den rette måde? Og hvis mentoren kan variere, hvem siger så at de nye kolleger får nogenlunde ens oplæring?

En god plan indeholder en struktureret oversigt over de emner der skal læres og gerne også med en form for prioritering. Nogle videnområder er vigtigere end andre (kritiske).

Det sker ofte, at oplæringsprocessen er meget ambitiøs. Når træningsseancer så bliver udsat, så bliver den nye kollegas forventninger ikke udfriet. Det er bedre at lade være med at love noget, end det er at love noget og ikke holde det…

Hvis planens prioriteringsopgave er for stor, så skyldes det sandsynligvis, at der er for meget på listen. Så er det bedre at dele op i mindre bidder og give medarbejderen tryghed undervejs. En stor uoverskuelig liste fremmer ikke trygheden for en ny medarbejder.

Ifølge en artikel på HR.com tager det 8-12 måneder, før nye medarbejdere er lige så dygtige, som deres mere erfarne kolleger. Så der er ingen grund til, at den nye medarbejder skal lære det hele på én gang.

En god plan har også en oversigt over trænerne – eller mentorerne. Og der er ikke nødvendigvis tale om én mentor. Hvert område kan have en mentor. Måske skal kollega A lære den nye om sikkerhed og kollega B om en arbejdsproces.

Når en medarbejder træner en kollega, så er det også vigtigt, at der trænes ud fra en vejledning eller en arbejdsbeskrivelse. Alternativet er ofte, at den erfarne medarbejder viser processen og afslutter med kommentaren – ”sådan gør jeg, men du finder nok hurtigt din egen måde at gøre det på”. Men når vi gør tingene forskelligt, så har vi sværere ved at hjælpe hinanden og sværere ved at forbedre en arbejdsproces.

Hvis processen skal effektiviseres, så er det en fordel, hvis en mentor kan samle behovet for træning. På den både kan man undgå træning af kollega NN i proces A om mandagen og så igen af kollega MM om torsdagen…

Har I behov for at reducere antallet af fejl pga. nye medarbejdere?

Læs om alle 14 udfordringer

Dette indlæg er en del af en serie på 14 typiske udfordringer inden for onboarding, sidemandsoplæring, kompetencestyring, adgang til instruktioner og offboarding.

Se alle 14 udfordringer >

Mulig løsning på struktureret onboarding

Læs mere om en løsning til struktureret onboarding >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom