Artikel om Lean fra magasinet “Dental” (til tandlæger)

Artikel i erhvervsmagasinet “Dental” om Lean i tandlægeklinikker i november 2021.
Mikkel Smith fra Flexkom er “eksperten” anvendt i artiklen.
Artiklen er skrevet af Jakob Rohde-Brøndum.
Læs artiklen nedenfor.

Alle klinikker kan optimeres – også din

En gennemgang af alle klinikkens forretningsgange og en plan for optimering resulterer ofte i øget trivsel og produktivitet

For 10-15 år siden var Lean det nye sort. Alle større produktionsvirksomheder med respekt for sig selv skulle implementere de principper, som blev udviklet på Toyota-fabrikkerne i 1960’erne. Siden er den nærmest religiøse tilbedelse af Lean aftaget en smule, men principperne er stadig brugbare i både den store produktionsvirksomhed og i din klinik.
Lean handler først og fremmest om at skabe værdi for kunderne/patienterne og fjerne alt spild. Med andre ord kan en trimning af klinikken med udgangspunkt i Lean-principperne være det, der øger afstanden ned til dine konkurrenter.

Det er naturligvis forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads, hvad der kan optimeres, men alle klinikker kan finde både store og små ting, som kan optimere driften, og resultater viser, at produktiviteten ofte kan øges med 20 %, samtidig med at trivslen på arbejdspladsen også øges. For hvis der er noget, som påvirker vores trivsel, så er det spildtid på arbejdspladsen.

Lean kræver konsensus på klinikken

Ifølge Lean-ekspert Mikkel Smith behøver en tandlægeklinik ikke gå i gang med den helt store Lean-implementering, men klinikken kan med udgangs-punkt i Lean-principperne gennemgå alle sine processer og se, om der er noget spild, og om de gør noget, som ikke skaber værdi.

Arbejdet med Lean-principperne kræver, at der er konsensus på klinikken. Uden konsensus om Lean bliver det ikke en succes. Ledelsen skal derfor gøre sig klart, hvad de vil væk fra, hvor de vil hen, og hvad de vil gøre for at nå derhen.
Lean kræver, at klinikken både kigger på sig selv og på patienternes behov og ønsker, men hvis det lykkes, kan det ifølge Mikkel Smith være med til at skabe bedre trivsel og bedre konkurrencekraft både internt og eksternt. Det er en gevinst for medarbejdernes arbejdsmiljø og trivsel, en gevinst for virksomhedens omkostninger, kvalitet, produktivitet m.m. samt en gevinst for patienterne ift. priser, gennemløbstider, svartider, service m.m.

Mikkel Smith fortæller mere om Lean i denne udgave af Erhvervsmagasinet Dental, og når I nu alligevel er i gang med optimeringen af klinikken, får I også gode råd til branding og patientoplevelsen.

God læselyst

Med udgangspunkt i Lean-tankegangen kan de fleste klinikker optimere driften til glæde for både ejeren, medarbejderne og patienterne

Hvad har produktionen af en Toyota i 1960’ernes Japan med din tandlægeklinik at gøre? Selvfølgelig ikke ret meget, og så alligevel lidt.

Lean-principperne, som for alvor kom til Danmark for 10-15 år siden, blev udviklet på Toyota-fabrikkerne i 1960’erne, og selv om principperne siden hen først og fremmest er blevet implementeret i større produktionsvirksomheder, kan tankegangen bag Lean også bruges i små og mellemstore virksomheder – og på tandlægeklinikker.

“En tandlægeklinik skal selvfølgelig ikke gå i yang med den helt store Lean implementering, men klinikken kan godt gennemgå alle sine processer og se, om der er noget spild, og om de gør noget, som ikke skaber værdi. Leans fokus på at skabe værdi for kunderne er vigtigt. Vi bør ikke fjerne dette fokus, for ellers ender vi med den klassiske interne optimering, hvor det mere handler om, hvad der fungerer bedst internt,” siger Mikkel Smith.

Trivsel og produktivitet øges

Han er stifter og businesspartner i Flexkom, som hjælper med igangsætning af Lean i både produktionen og i administrative miljøer. Mikkel Smith havde mellem 2000-2004 en række jobs hos Danfoss med fokus på Lean, og han deltog bl.a. i en af de første Lean-aktiviteter i produktionen hos Danfoss.

Kort efter stiftede Mikkel Smith Flexkom, som nu har særligt fokus på at hjælpe små og mellemstore virksomheder med at bruge Lean-principperne.

“Det er forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads, men alle klinikker kan finde små ting, som kan optimere driften, og resultater viser, at produktiviteten ofte kan øges med 20 %, samtidig med at trivslen på arbejdspladsen også øges. For hvis der er noget, som påvirker vores trivsel, så er det spildtid på arbejdspladsen,” understreger Mikkel Smith.

Klinikkens gab skal identificeres

Ifølge Lean-eksperten er det vigtigt, at der er konsensus omkring det strategiske afsæt for Lean hos klinikejeren og den daglige ledelse. Uden konsensus om Lean bliver det ikke en succes. Ledelsen skal derfor gøre sig klart, hvad de vil væk fra, hvor de vil hen, og hvad de vil gøre for at nå derhen.
“Når ledelsen og medarbejderne har identificeret de gab, der kan være i forhold til fx driften, medarbejderne og patienterne, skal de vælge værktøjer til at lukke gabet i modellen, og så skal der også defineres en “best practice” for ledelsesadfærden, så Lean kan blive en succes,” siger Mikkel Smith og tilføjer, at ledelsen spiller en altafgørende rolle, hvis Lean skal blive en succes.

Kom i gang med Lean

Når klinikken har besluttet at implementere nogle af Lean-principperne, kræver det mange overvejelser. I skal bl.a. tage stilling til følgende:

• Hvorfor vil vi Lean? Hvad er den strategiske begrundelse for Lean? Vækst eller omkostningsreduktion?
• Hvordan vil vi succesfuldt kommunikere vores strategi?
• Hvilken proces passer til vores virksomhed, kultur og mål?
• Hvordan får vi klædt vores organisation (inkl. ledere) på, når det gælder viden om Lean og forandringsledelse?
• Hvordan skal vi organisere Lean?
• Hvilke værktøjer i Lean kan vi bruge, hvordan skal de anvendes hos os og i hvilken rækkefølge?
• Og mange flere spørgsmål vil følge.

Som det fremgår, handler Lean ikke ret meget om værktøjer. I stedet handler Lean i høj grad om at fastlægge en proces, som skaber tryghed og ejerskab i organisationen. De forkerte beslutninger i denne fase kan medføre et enormt spild. Det kan i værste fald betyde, at alt, hvad I sætter i gang, ikke fører til resultater. Enkelte forsøg på implementering af Lean har endog medført negative resultater.
Derfor er det vigtigt, at I investerer tid i denne fase. Den er afgørende for succes.

“Mange Implementerer Lean, fordi ‘andre har succes med Lean”. Den proces øger sjældent med reelt ejerskab i ledelsen og den øvrige organisation. Lean tilbyder en række tilgange, metoder og værktøjer, som kan hjælpe til hurtigere opnåelse af strategi og mål. Derved anvendes Lean strategisk og er strategisk begrundet. Det giver ofte en meget højere grad af ejerskab i organisationen,” siger Mikkel Smith.

Win-win-win

Målet for at bruge Lean i organisationen er at skabe bedre trivsel og bedre konkurrencekraft både internt og eksternt. Det betyder ifølge Mikkel Smith, at Lean kan være en gevinst for medarbejdernes arbejdsmiljø og trivsel, en gevinst for virksomhedens omkostninger, kvalitet, produktivitet m.m. samt en gevinst for patienterne ift. pris., gennemløbstider, svartider o.l.
“Vores erfaring i Flexkom er, at det absolut er muligt at opnå 3 x win! Forudsætningen er, at Lean anvendes på en måde, hvor der er en optimal balance imellem strategi, ledelse og organisationsudvikling og involvering og ejerskab; påpeger Mikkel Smith.

Standardisering er vigtig

En Lean-rejse kan begynde mange steder — afhængig af organisationens modenhedsniveau. En vigtig faktor i arbejdet med Lean er reduktion af personafhængighed og sikring af `best practice”-aftaler på tværs af organisationen.

For mange lyder ‘best practice, standardisering eller arbejdsbeskrivelser som lidt kedeligt, men faktisk ligger der enorme gevinster ved standardisering, mener Mikkel Smith.
“Tænk blot på brugen af mails, møder og tværorganisatorisk videndeling – er I enige om brugen af de nævnte værktøjer? Eller kunne fælles aftaler reducere spild? Målet er at komme ud af hamsterhjulet med brandslukninger og kaos og over i forbedringshjulet, men har man har gjort det samme i 20 år, kan det være svært, og brugen af Lean kræver, at klinikejeren er villig til at træffe lidt hårde beslutninger, hvis klinikdriften skal optimeres,” siger Mikkel Smith.