Automatisering af administrative processer

Ingen tvivl om, at automatisering eller digitalisering af processer bliver et endnu varmere emne som følge af Corona.

Der er flere aspekter af automatisering af administrative arbejdsgange:

• Robotter kan håndtere svingende kapacitet – uden fejl og overarbejde
• Reduktion af omkostninger
• Mindre personuafhængighed på kritiske processer – eks. godt ved sæsonudsving, kan køre om natten osv.
• Kvalitet – robotten laver de fejl, som den programmeres til… eller ikke!
• Opgaver gennemføres også under sygdom, barsel mv.
• Ensartethed
• Bedre trivsel – fjerne spidsbelastninger, fokus på de “komplicerede (sjove) opgaver” (dem der “bare kører igennem” tager robotten)
• Mulighed for insourcing af processer – I mange år har vi outsourcet processer til ex. Indien. Måske er fremtiden RPA i Danmark. Det bevarer desuden kontrollen over processen og kompetencen.

Flere af ovenstående er hotte ønsker hos ledelsen som følge af Corona!

Hvad er en administrativ robot?

En administrativ robot er IKKE en fysisk robot – som vi kender det fra produktion :-)
Her er tale om et stykke software, som kan efterligne en administrativ proces. Det stærke ved en kontorrobot er, at den kan arbejde på tværs af mange systemer – ERP, CRM, Outlook, Excel m.fl.

Hvilke processer egner sig til automatisering

Hvilke processer der er egnet er ret enkelt:

Optimerede regelbaserede processer med høj frekvens

• Optimerede: En proces der er rodet – giver en rodet robot (tidskrævende at programmere, tidskrævende at vedligehold, mindre gennemskuelig).
  En del af optimering er også definere en best practice – der må ikke være forskellige metoder blandt medarbejdere.
• Regelbaseret: En robot kan kun i begrænset omfang “tænke selv” – så processen skal være regelbaseret. En robot kan reelt køre en proces, som måske har 10% frafald – og så kan medarbejdere håndtere de 10% med stor fokus – frem for at bøvle med alle 100%
• Høj frekvens: Der skal være en hvis frekvens og/eller tidsforbrug involveret i processen for at det kan svare sig…

Hvad er potentialet? Undersøgelser taler om op til 40% af alle administrative processer/arbejdsgange.

Læs mere om kontorrobotter og RPA

• Hvad er RPA – de 5 dimensioner i egnethed >
• Flexkom kan hjælpe jer til stabile og rentable kontorrobotter >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom