Sikre gennemførsel af faste opgaver

Kamishibai kort anvendes i Lean til at sikre gennemførsel af faste opgaver. Det kan også være til sikring af, at en opgave er gennemført. Altså en form for audit.

På dansk kalder vi det ofte for “T-kort” – fordi de er udformet som et “T” (se nedenfor).

Et alternativt formål med T-kort er, at ledere kan anvende sådanne kort til at ændre og fastholde en ændret ledelsesadfærd. Specielt i en Lean implementering kan der være nye rutiner og vaner, som en leder skal have indarbejdet i sin travle hverdag.

“Kamishibai” stammer fra japansk og betyder “fortælling på papir”. Vi kan også kalde dem for “huskekort”.

Eksempler på T-kort

Eksempel på kort:

Eksempel på tavle:

Andre eksempler på tavler:

Grøn og rød side

At kortene har en grøn og rød side er ganske enkel…

• Rød side = start på dagen = endnu ikke udført
• Grøn side = når udført vendes kortet = grøn

Synlig for ejeren – og alle andre :-)

Navnet “T-kort”

Hvorfor navnet T-kort? Fordi kortene kan være udformet som et stort “T”. På den måde kan kortet hænge på en tavle eller i en slidse på et stykke papir. I toppen af T’et skriver man overskriften på aktiviteten. Når kortet tages op er der en uddybende tekst.

Dog behøver kortene ikke være udformet som et T. Det kan også bare være almindelige vendekort eller andet. Vi skal have målet for øje…

Hvornår virker T-kort

Gode råd til T-kort:

• T-kort er til ledernes udfordringer. De ledelsesdiscipliner der falder en leder naturligt – det skal de typisk nok få lavet (dog kan tiden være knap). Hvilke udfordringer der skal på – se link til “personprofiler i arbejdet med Lean” længere nede. Det vigtigste er, at kortene er individuelle. For ledere er forskellige…
• Ejerskab. Lederne skal helst selv udfylde kortene. Måske bruge de der er skrevet i hånden. Hvis man bare tager nogle fortrykte…
• Leder til leder. Den øverste leder bør have et T-kort med opfølgning hos sine nærmeste leder. Får du kigget på dine T-kort? Og det samme hvis I har flere ledelseslag.
• T-kort skal være sort/hvid i formuleringen. Der skal eksempelvis ikke stå “Jeg vil tænke på feedback”. Der skal i stedet stå “hver dag vil jeg minimum give feedback til én medarbejder én gang om dagen”.

Hvordan laves T-kort

En måde at lave T-kort på er:

• Først laver vi en “holder” til kortene. Lav et A4-dokument på computeren eller i hånden.  Tegn eller print en ramme. Skriv eller print en overskrift – eksempelvis “dagligt”, “ugentligt” og “månedligt”. Print papiret i A3 eller A4. Hvis det er printet på alm. papir, så anbefaler jeg, at man laminerer papiret. Laver man det i hånden, så kan man fint bruge karton. Vent med at skære “revner” i papiret, til at holde T-kortene.
  
• Nu skal selve kortene laves. Klip nogle T-kort på rødt og grønt papir. Brug ikke for mørkt papir. Eller brug karton – så skal de ikke nødvendigvis lamineres. Skriv i hånden eller print på disse med rød forside og grøn bagside.
  Hvis de ikke er lavet i karton, så laminer dem med en rød og grøn side mod hinanden (så kortet kan vendes, når en opgave er udført).
  
• Nu kender du bredden af dine kort. Nu kan du skære vandrette huller i “holderen” til dine kort.
• Vupti :-)

Brug af T-kort

Hvad kan T-kort anvendes til? Der er mange former for “faste rutiner”, ønskede “faste rutiner” (ændrede vaner) eller opfølgning.
Derfor har T-kort mange anvendelsesformål.

Eksempler:

• Vedligehold på maskiner.
• Faste ledelsesopgaver.
• Nye ledelsesopgaver – vaneændring.
• Faste opgaver i en afdeling.
• Opfølgning på om opgaver er udført. En leder tager et tilfældigt kort – og ser om det er udført som aftalt.
• Opfølgning om standarder følges. Som ovenstående punkt.
• Mm.

Pas på med alt for simple T-kort

Jeg er selv stor fortaler for simple T-kort. Men jeg har også mødt en del ledere, som synes, at det er for primitivt.

Eksempler på reaktioner:

• “Hvorfor kan vi ikke bare gør det i min Outlook kalender?”
• “Sådan noget bras vil jeg ikke have hængende på mit kontor”.
• “Må de ikke ligge i min skuffe – andre skal ikke kende mine udfordringer?”
• “Jeg har ingen udfordringer – så dem behøver jeg ikke”.

Først og fremmest er det vigtigt, at lederne har ejerskab til kortene. Ellers bliver det aldrig en succes. Og hvis ledergruppen bliver enige om en anden form/metode for huskekort – så skal vi jo huske, at have formålet for øje. Hvis blot metoden virker!

Man kan selvfølgelig også spørge, om ledere der ikke forstår T-kort overhovedet har fattet hvad Lean og Lean ledelse går ud på?
Det kan jo pege på to ting…

• At vi ikke har formålet at give dem en god forståelse for Lean
• At de ikke er gode ledere

Så husk at inviter ledergruppen ind i det rum, hvor I snakker om Lean ledelse. Hvorfor det er vigtigt for succes? At de – pga. deres forskellige personprofiler – vil være bedre til nogle af de nødvendige discipliner end andre. Og hvordan husker vi de discipliner, som ikke falder os naturligt?

Her kan “en eller anden form for reminders – huskekort – anvendes”…

Brug af T-kort til Lean ledelse

Læs disse to indlæg om Lean ledelse i forhold til brugen af T-kort:

• Brug personprofiler i arbejdet med Lean
• Sammen med et Lean ledelseskodeks

Sammenhængen vil vise, hvor ledere har udviklingspunkter – som T-kort kan hjælpe med.

Læs mere om Lean og ledelse

Se oversigt over alle indlæg om Lean ledelse >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom