Intro til 5S – system og orden – i Lean administration og Lean produktion

5S er en metode til reduktion af søgetid i organisationen. Samtidigt gavner 5S trivsel, kvalitet, flow og gennemløbstider – og dermed også kundeservicen! Gevinsterne er ofte markante!

En kort introduktion til 5S – nedenfor finder du mere om 5S, 5S-links og eksempler på 5S:

• Målsætningen med 5S er, at reducere søgetid, optimere kvalitet og forbedre medarbejdernes trivsel. Læs mere om de mulige resultater længere nede i denne artikel.
• Metoderne i 5S er baseret på, at alt – som udgangspunkt – bør have en fast standardiseret plads. Man taler billedligt om, at man med 5S “sætter elastikker i tingene”. Så når du har brugt en mappe, et værktøj, hulmaskinen eller en tegning, så finder den “automatisk” tilbage på rette plads.
• 5S kræver ikke mindst en god disciplin i organisationen. Den typiske fejl ved 5S er, at standarden for 5S bliver defineret af organisationens ordensmennesker. De sætter typisk underliggeren for højt og dermed har vi allerede tabt de naturlige rodehoveder på gulvet. Og fordi succesfuld 5S kræver, at alle medarbejderne overholder det aftalte niveau, så har man allerede tabt på forhånd.
• Husk også, at 5S er en kontinuerlig proces. Man kan hele tiden udvikle og forbedre. Derfor bør man også have en eller anden “5S forbedringsproces” eksempelvis via en tilpasset forbedringstavle (hvis man ikke kombinerer de to dele).

Video: Hvad er 5S?

Vi har lavet to videoer om “Hvad er 5S?” – hhv. målrettet 5S i Lean Produktion og 5S i Lean Administration.

Se videoer: Hvad er 5S? >

Vi har masser af 5S i hverdagen

Vi har masser af 5S i vores hverdag. På vores egen computer (prøver vi), opmærkning på parkeringspladser, veje, butikker osv. Det bedste eksempel på 5S i hjemmet er dog køkkenbordsskuffen (den øverste). Service – tæt på fordi det ofte anvendes, vi kan straks se om det er på plads og om vi mangler noget.
Hvis du så vil se, hvor der ikke er 5S, så tag en anden skuffe i køkkenet (uden ruminddeling). Her er der ofte rodet – og man kan ikke umiddelbart se, om der er det man skal bruge…

5S står for

De 5 S’er er uddybet nedenfor, men overordnet står de for 5 ting startende med “S”.
5S stammer fra Japansk og betyder:

1. Seiri = Sorter. Skelne væsentlig (beholde) fra uvæsentligt (smide væk). I step 1 tager man stilling til hvor ofte man anvender filer, dokumenter, værktøjer osv. Man bruger typisk GRØN = Ofte anvendt / GUL = Anvendes / RØD = Anvendes ikke.
2. Seiton = Synlighed og system i tingene. Skab én fast plads til alle emner og filer. Grønne emner = Tæt på/Let at finde, Gule emner = Fast plads, men ikke nødvendigvis tæt på og Røde emner = Flyttes i arkiv eller smides ud.
3. Seiso = Systematisk rengøring. Rengøring som en del af vedligeholdelsesaktiviteter. Rengøring gælder også filsystemer, mailboksen osv. Rengøring er svartid på mails, tid til arkivering af viden, regelmæssig gennemgang af fælles filsystem, regel for fælles mailbox, standard for aflevering af en fysisk arbejdsplads/bil osv.
4. Seiketsu = Standardiser. Synlige information og standarder + lave metoder der sikre at standarder overholdes. I step 2 finder man faste pladser. I step 4 standardisere man pladsen. Det kan være en standard for at gemme filer, standard for hulmaskinen, placering af et værktøj/emne/truck osv. Standard er også opmærkning på gulve mm.
5. Shitsuke = Selvdisciplin. Standarder skal overholdes og løbende forbedres. Selvdisciplin er den sværeste ved 5S – at alle overholder og løbende forbedrer det aftalte.

Win-win-win resultater med 5S

Desværre bliver 5S ofte et ordensprojekt. Ja faktisk er “skabe orden” det korrekte svar på AMU’s test om 5S-viden. Men “orden” er midlet – til at opnå målene!
Og faktisk kan vi opnå win-win-win resultater med 5S – hvilket styrker motivationen og evnen til fastholdelse.
Win-win-win betyder, at der er gevinster for de 3 hovedinteressenter i organisationen – medarbejderne, organisationen og kunderne.

De mulige resultater med 5S er:

• Fra kundernes synspunkt:
  • Virker mere professionelt – der er styr på tingene
  • På sigt potentielt reducerede omkostninger, som kan komme kunderne til gode
• Fra virksomhedens synspunkt:
  • Reduceret spildtid (eks. søgetid) og dermed forøget produktivitet
  • Reducerede omkostninger (mindre indkøb fordi værktøj bliver væk, ikke unødvendige kopier af værktøj, måske færre biler (fælles), færre kørte kilometer (brændstof) m.fl.)
  • Forbedret kvalitet – rette værktøj til rette opgaver
  • Reduceret personafhængighed (viden om værktøjer og materialer er ikke kun i ét hoved)
• Fra medarbejdernes synspunkt:
  • Forbedret trivsel og færre frustrationer – ikke irritation over, at ”kollegerne ikke kan finde ud af at lægge på plads”, mindre søgetid, mindre oprydning
  • Bedre ergonomi – potentielt bedre løft ved rette placering af værktøj og materialer
  • Bedre sikkerhed – eks. at gulvet er ryddet (frie gangarealer)

Undgå at 5S bliver et ordensprojekt!

Mange organisationer har kun valgt 5S blandt Leans mange værktøjer. Det er ofte et problem kun at arbejde med 5S, for det bliver ofte et ordensprojekt. Og hvis det kun handler om orden, så er ordensmenneskerne “forstående” og de naturlige rodehoveder står bare og tænker…skal vi arbejde eller skal vi rydde op…
Link: 5S bør aldrig stå alene som værktøj
For at undgå at målet ender med at hedde “orden”, er det vigtigt at fokusere på de højereliggende mål med 5S.
De højereliggende mål er bl.a.:

• Effektivitet. 5S hæver typisk produktiviteten med min. 10% – både i administration og produktion.
• Reduktion af søgetid og irritationer hermed.
• Reduktion af variation (at man skal bruge imellem 5 og 50 minutter på at finde en bestemt fil, finde emner frem, finde trucken…osv…)
• Forbedret kvalitet. Man anvender det rigtige dokument, den opdaterede fil, det rette værktøj mm. hver gang.
• Forbedret arbejdsmiljø og trivsel. Selv rodehoveder trivedes bedst i orden – de har bare sværere ved at komme derhen.

Vigtigt med en fælles standard!

Et afgørende element ved 5S er, at organisationen definere hvad 5S er for dem. Som udgangspunkt har alle en individuel holdning til “orden og ryddelighed” inden man starter på 5S. Derfor er det afgørende at organisationen fastlægger en fælles standard. Et fælles bundniveau, som alle skal leve op til. I den gruppe som skal fastlægge standarden, er det vigtigt også at tage rodehoveder og modstandere med. For succesfuld 5S er afhængig af, at alle er med!

Læs om vigtigheden af standarder på Lean-rejsen: Leans modenhedsniveauer >

I administrationen handler det bl.a. om, at man bør holde sig fra de individuelle skriveborde i starten. Her bør man i stedet starte med, at kigge på “fælles viden”. Altså kan standarden version 1 fokusere på, om der er fælles viden på skriveborde, i mailboksen eller på C-drevet, som ikke ligger på den faste plads. Det kan selv det værste rodehoveder godt se er uhensigtsmæssig.

Den væsentligste fordel ved en standard er, at vi kan evaluere 5S. Er vi under, på eller over det ønskede niveau? Uden en standard så kan det ende i “jeg synes” og “jeg mener” diskussioner. Og de fremmer ikke ret meget.

Eksempel på en standard:

Når man så først er kommet i gang, kan man hæve niveauet gradvist.
Husk at det er JER som bestemmer “bredden af landevejen”. Altså hvor præcis en standard skal være. Skal kuglepenne have fast plads? Skal kaffekoppen have fast plads? Giver det mening?

Det sker også, at 5S på kontorer – hvis det ikke BÅDE har fokus på elektroniske dokumenter og skrivebordene, ender med at blive kaldt “dymonificering” :-)

Undgå glansbillede 5S!

Mange steder har jeg oplevet, at 5S mest af alt handler om, at en arbejdsplads ser godt ud. Man har glemt målet! Jeg kalder det for “glansbillede-5S”.
Glansbillede er eks. at det hele går op i, at skrivebordene skal se godt ud – uden at man kigger på filsystemet. Eller at værktøjstavlerne i produktionen ser godt ud, uden at man tager stilling til om værktøjet overhovedet hænger det rigtige sted (tæt nok på) eller om man bruger værktøjet.
Link: Undgå glansbillede 5S – og se eksempler herpå

Fastholdelse er en udfordring!

Fastholdelse af alle forandringer er en udfordring. Det samme med 5S. En fælles standard er et godt sted at starte, men den hjælper ikke, hvis der ikke bliver fuldt op på den. Det kan eks. ske på Lean tavlemøder eller lignende.
Alternativt kan man gennemføre interne audits. Gerne med egne medarbejdere, som bl.a. skal auditere sig selv – op imod standarden!

Læs mere om 5S

Links 5S i administration

5S-links til administration:

• Læs længere indlæg om succes med 5S i Lean Administration >
• Læs om 5S i Lean Administration >
• Lean i administrationen handler ikke kun om orden på skriveborde >
• Undgå “Glansbillede-5S” – med billeder >
• De typiske fejl ved implementering af 5S >
• Brug evt. søg-funktionen på siden til at søge efter alle indlæg indeholdende 5S.

Links 5S i produktion

5S-links til produktion:

• Tips (vejledning) til implementering af 5S i produktion i 5 faser >
• Læs om 5S i Lean Produktion – inkl. masser af billeder >
• Lean og 5S i biler – udekørende medarbejdere – teknikere, montører osv. >
• Brug evt. søg-funktionen på siden til at søge efter alle indlæg indeholdende 5S

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom