Vejledning i implementering af 5S i en produktion – i 5 faser

Læs nedenfor et bud på en implementeringsguide af 5S – den indeholder bl.a.:

• Hvordan kommer man i gang med 5S?
• Hvorfor starter mange med 5S?
• Hvordan får vi alle med på rejsen?
• Hvordan fastholder man 5S?
• Hvad er ledelsens rolle?
• Hvilke faldgruber er der?
• mm….der er mange spørgsmål på en 5S-rejse :-)

Video: Hvad er 5S?

Vi har lavet to videoer om “Hvad er 5S?” – hhv. målrettet 5S i Lean Produktion og 5S i Lean Administration >

Se videoer: Hvad er 5S? >

Overordnet introduktion til 5S

Læs vores ordnede introduktion til 5S i administration/produktion – inkl. faldgruber, eksempler, standarder, fastholdelse >

Effekt med 5S – hold fokus på formålet

Mange gange ender 5S som et ordensprojekt. Men vi skal holde fokus på, at 5S faktisk kan skabe markante resultater.

De mulige gevinster/effekter af 5S er mange:

• Fra kundernes synspunkt:
  • Virker mere professionelt – der er styr på tingene
  • På sigt potentielt reducerede omkostninger, som kan komme kunderne til gode
• Fra virksomhedens synspunkt:
  • Reduceret spildtid (eks. søgetid) og dermed forøget produktivitet
  • Reducerede omkostninger (mindre indkøb fordi værktøj bliver væk, ikke unødvendige kopier af værktøj, måske færre biler (fælles), færre kørte kilometer (brændstof) m.fl.)
  • Forbedret kvalitet – rette værktøj til rette opgaver
  • Reduceret personafhængighed (viden om værktøjer og materialer er ikke kun i ét hoved)
• Fra medarbejdernes synspunkt:
  • Forbedret trivsel og færre frustrationer – ikke irritation over, at ”kollegerne ikke kan finde ud af at lægge på plads”, mindre søgetid, mindre oprydning
  • Bedre ergonomi – potentielt bedre løft ved rette placering af værktøj og materialer
  • Bedre sikkerhed – eks. at gulvet er ryddet (frie gangarealer)

Læs mere om 5S

Hvis du gerne vil læse mere generelt om 5S, om de 5 S’er eller måske 5S i en administration. Så gå til vores overordnede indlæg om 5S: 5S i Lean administration/produktion >

Tips til implementering af 5S i 5 faser

Jeg vil beskrive vores tilgang til implementering af 5S. Give vores tips og fortælle om vores metoder som konsulenter. Bemærk at der ikke findes en facitliste og at I skal finde den bedste metode til jeres produktion, kultur, forandringsparathed og ambitioner.

Faser i en 5S implementering

Vi oplever overordnet følgende faser i en 5S implementering:

1. Strategi og ledelsens rolle
2. Træning og standarder
3. Implementering
4. Modstand og typiske udfordringer
5. Fastholdelse og udvikling.

Fase 1: Strategi og ledelsens rolle

Inden man starter med 5S:

• • Afklare i ledelsen hvorfor man vil 5S? Det virker måske banalt, men 5S der skal være konsensus omkring formålet i ledelsen. Måske tænker produktionschefen at man kan få bedre flow, direktøren tænker at det vil skabe orden og lagerchefen tænker, at nu vil man spare tid. Og det bliver en støjsender, hvis ledelsen ikke kommunikere nogenlunde enslydende. Den gode øvelse er, at opstille mål og målepunkter for succesfuld 5S. Hvad vil vi måle successen på? Her bør man både definere mål for medarbejderne, bundlinjen og kunderne (læs om vores Lean win-win-win tankegang – den gyldne trekant).
  • Vi taler selv meget for, at 5S ikke må blive et ordensprojekt. For så er man næsten sikker på, at man ikke får succes. De naturlige ordensmennesker vil tænke “på tide” om 5S. De naturlige rodehoveder vil tænke “skal vi arbejde eller rydde op” om 5S. Og der skal kun én til at ødelægge 5S. Så hvis alle jeres naturlige rodehoveder ikke kan se fidusen, så har I tabt på forhånd.
  • Ud fra jeres mål skal I definere, hvordan 5S skal implementeres. Skal det gå hurtigt eller kan vi tage det i naturlige skridt?
    Nogle vælger den hurtige metode. Det er typisk noget med 2 dages fuld oprydning og opmærkning. Vores erfaring med denne metode er, at det ikke virker. Man får ikke folk mentalt med. Man får blot ryddet op. Og det er jo kun det første S.
    Den mere langsigtede model er, at træne i 5S og så spise elefanten i mindre bidder. Eksempelvis styret via en 5S-tavle. Læs mere om en sådan tavle senere i indlægget.
  • Og så skal ledelsen også afklare deres rolle for succes – eksempler:
    – Kan vi kommunikere ens mål og formål med 5S?
    – Hvordan vil vi vise medarbejderne om det går godt eller skidt med 5S?
    – Er vi gode rollemodeller? Signalerer vi 5S i vores arbejdsmetoder og på vores arbejdspladser?
    – Er vi klar til at udvise konsekvens over for de medarbejdere som ikke vil/gør 5S? Hvad hvis det er vores dygtigste medarbejder? Hvor går grænsen?
    – Hvilken adfærd skal vi vise løbende i processen? Hvor meget skal vi være synlige? Hvordan skal vi motivere? Hvordan skal vi dagligt kommunikere?
    osv.
  • Hvem skal være ansvarlig for 5S i de enkelte områder/afdelinger? Hvem kan eks. hjælpe produktionen med at tage billeder og få disse lamineret?
  • Har vi styr på materialer til 5S? Eks. dymo, maling, gult tape, kamera osv. Og hvem sikrer, at vi altid har det til rådighed?
  • Vil vi afsætte “den nødvendige tid” til 5S?
  • Mange organisationer starter ofte Lean med 5S. Det kan være sundt nok, for det tjekker om “organisationen kan finde ud af, at hænge en kost tilbage på plads”. En god disciplintester! Er disciplinen ikke til stede, så drop den resterende Lean-rejse. Det skal blot bemærkes, at 5S måske ikke er det rigtige sted at starte for alle organisationer! Man bør altid starte med de områder, hvor man bedst understøtter der ovenliggende strategi.

Fase 2: Træning og standarder

Den første fase derefter er træning og standarder.

Træning består typisk af en introduktion til 5S, hvad er formålet, hvad er vores mål og hvordan vil vi gøre det. I Flexkom anvender vi altid vores Lean spil 5S/standard byg til at vise medarbejderne hvad det går ud på.

Her et billede fra en 5S træning:

Et meget vigtigt skridt i 5S er, at definere standarder eller aftaler for 5S. Som nævnt under fase 1, så vil medarbejderne se forskelligt på 5S. Nogle vil kigge på en arbejdsplads og tænke – wow det roder – andre kan tænke – styr på tingene – om den samme arbejdsplads.
Og det duer ikke! Vi kan ikke implementere 5S med forskellige opfattelser af, hvad det reelt er.
Derfor skal der defineres én eller flere 5S standarder. Altså definitioner af, hvad VI MENER når vi siger 5S.

En standard kan eksempelvis indeholder noget som:
– Alle værktøjer, trucks og rengøringsartikler skal have en fast opmærket plads i henhold til forbrugsfrekvens (dagligt i brug = rækkevidde, sjældenere i brug = uden for rækkevidde osv.).
– Man må maksimalt gå 10 meter for at aflevere affald.
– Det skal være synligt udenpå en maskine, hvilke værktøjer der sidder i maskinen.
osv.

En anden standard om rengøring kan indeholde:
– Efter hver opgave afleveres arbejdspladsen i henhold til pladsens standarder (værktøjer på opmærkede pladser, rengjort.
– En standard om rengøring bør faktisk også fortælle hvor meget tid der skal bruges på rengøring. For ellers kan det variere meget. Og der skal være en beskrivelse eller et foto af rengøringsniveauet.
– Efter endt arbejdsdag/uge skal følgende udføres: Punkter.
osv.

Lokale standarder:
– Der skal forefindes standarder for alle arbejdspladser eksempelvis i form af billeder og opmærkning.

Det med fotos/billeder er en lille faldgrube i 5S. Mange steder bliver de ikke opdateret fordi barrieren er “for høj” – finde kamera > lade batteri > tage billeder > overføre på PC > printe > laminere > hænge op.

Vi anbefaler altid, at man har nogle medarbejdere med til at definere disse standarder. Det handler om ejerskab! Og husk også, at hvis I sammensætter et hold til at lave disse standarder, så skal I også sørge for, at have nogle naturlige rodehoveder med. Ellers sætter ordensmenneskerne niveauet for højt – og så taber I fra starten!

Her et eksempel på hvad en standard eksempelvis bør tage stilling til – skal værktøjer mærkes op med dymo eller med skygger – eller er begge ting tilladt?

Og hvor går grænsen for opmærkning – skal alt mærkes op? Også kaffekoppen?

Eksempler på 5S standarder:

Hvis I vil have en 5S-tavle, så skal medarbejdernes også introduceres til denne under træningen. En 5S tavle ligner meget en Kaizen forbedringstavle – men begrænset til 5S. Læs mere om en Kaizen tavle via linket – der gælder ca. samme regler for en 5S-tavle.

Fase 3: Implementering

Implementeringen er hårdt arbejde. Om man har valgt 2 dages sprint eller et længere forløb eks. støttet af en 5S-tavle.
Implementeringen er meget lettere, jo bedre man har forberedt organisationen. Dvs. kvaliteten af de definerede standarder, tilgængeligheden af 5S-materialer, ansvarsplacering mm.

Vi oplever, at mange i implementeringsfasen bruger for meget tid på sortering. Eks. sortering af mapper, dokumenter, værktøjer osv. Lad være! Hvis I er i tvivl om noget, så læg det i en palle med datomærke på. Sæt det op øverst i en reol. Hvis pallen fortsat står der om 1-2 år, så kan I sikkert undvære det.

Vi oplever også, at der bliver lavet “glansbillede-5S”. Det er ikke et offielt udtryk i Lean, men det er vores udtryk for, at man laver 5S for at det ser godt ud. Og ikke for at spare tid og lette hverdagen.
Et typisk billede på glansbillede er, at man kun rydder op på skrivebordene. Men ikke i skabe, skuffer, filsystem og mailbox.
I en produktion kan mange finde på, at hænge alle gaffelnøglerne op i en fin rækkefølge. Men bruger du dem alle? Nej, men det ser godt ud. Er det målet?
Læs mere om Lean og glansbillede-5S >

Fase 4: Modstand og typiske udfordringer

Succes med 5S afhænger af, at alle er med! Så husk at involvere i defineringen af standarder, husk at træne organisationen løbende – også nye medarbejdere, husk at udvise konsekvens overfor de medarbejdere, som ikke følger jeres aftaler, husk at ledelsen skal gå forrest, inspirere og være meget synlige!

Det er naturligt, at der er modstand mod forandring. Kan vi slippe – så vil vi gerne. Så ledelsens vedholdenhed igennem forandringskurven er vigtig. Sender ledelsen signaler undervejs om, at 5S ikke har højeste prioritet. Så er det alletider chance for at stoppe projektet (og “rigtig 5S” er ikke et projekt – det er en arbejdsform).

Fase 5: Fastholdelse og udvikling

Der er flere tips til fastholdelse og udvikling:

• Vi er selv meget fortaler for en 5S-tavle. Eller måske senere en rigtig Lean forbedringstavle. Det at man løbende går til tavlen og aftaler nye aktiviteter. Det at opgaven bliver holdt varm. Det virker!
• Mange vælger at lave audit på 5S. Men husk at I kun kan auditere – hvis der er standarder. Ellers er det blot meningsudvekslinger. Og pas på med, at audit ikke bliver “pegen fingrer af hinanden”.
  Et audit team kan bestå af både ledere og medarbejdere. Og skift gerne ud i gruppen.
• Fastholdelse er også, at I løbende evaluere og udvikler de 5S standarder I har lavet.

Læs mere om 5S

• Læs mere om 5S generelt inkl. “hvad er 5S”, faldgruber osv. >
• Læs mere om 5S i administration >
• Læs mere om 5S i produktion inkl. billeder >
  
• Download en præsentation af 5S inkl. audit skema til produktion >
  
• Download en præsentation af 5S til Lean administration >

Billeder af 5S i en produktion

Vi har et indlæg med masser af 5S billeder fra en produktion >

Her et billede af 5S i administrationen…:

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp >
Lean Kursus >