Undgå de typiske fejl ved implementering af 5S!

En række fejl er typiske ved implementering af 5S. Fejlene er måske ikke katastrofale for succes med 5S, men hvis man kan undgå dem er det at foretrække. Fejlene er en samling af mine erfaringer med 5S fra ca. 10 års arbejde med Lean.

5S er efterhånden et meget udbredt værktøj til optimering af arbejdspladser. Gevinsterne ved succesfuld 5S er markante og medfører resultater på flere fronter! Medarbejderne får en lettere hverdag og får fjernet en masse årsager til irritationer og stress. Virksomheder får gevinster i form af øget effektivitet og fremstår som en mere professionel virksomhed med styr på tingene. Kunderne vil opleve en mere stabil levering fra virksomheder, fordi opgaver ikke længere svinger fra at tage 10 min. til 2 timer afhængig af om man lige kunne finde de filer, dokumenter, varer, værktøjer eller information som man skulle bruge.

Læs også indlægget Lean er win-win-win – medarbejder, virksomhed og kunder >

Overordnet introduktion til 5S

Læs vores ordnede introduktion til 5S i administration/produktion – inkl. faldgruber, eksempler, standarder, fastholdelse >

De typiske fejl ved implementering af 5S!

De typiske fejl er (mere tekst om de enkelte fejl nedenfor):

1. At man glemmer det 1. S i 5S = Sortering. Dermed ender man med “Glansbillede 5S”
2. At der laves faste pladser til ting – men at pladserne ikke er optimale med hensyn til forbrugsmønster
3. At lederen der beder medarbejderne om at lave 5S har glemt sit eget kontor
4. At man glemmer struktureret fastholdelse og forbedring af 5S-niveauet
5. At der ikke er konsekvens overfor gode medarbejdere der ikke lever op til 5S
6. At der ikke laves et sæt 5S-minimumsregler

Præsentation af de typiske fejl ved implementering af 5S!

1. Mange glemmer desværre det 1. S i 5S (læs mere om de 5S’er: 5S Administration eller 5S Produktion). Det betyder at man laver faste pladser til ting man aldrig bruger.
   Eksempler på “Glansbillede 5S”:
   På en kontor sker det oftest når en funktionær skal lave 5S. Ofte finder man lidt bunker på et skrivebord. Når der så laves 5S flyttes bunkerne bag ind i et skab med låge. Spild af tid – for nu er tiden til at arbejde med bunkerne blot øges. Nej der skal tages kritisk stilling til bunkerne og de bør sorteres i eks. “Generel post (Spam)”, “Haster” og “Kan vente”. Husk også en bakke på kontoret til indgående post – gerne to så posten kan deles i personlig post og spam.
   I en produktion ser man eks. ofte at gaffelnøglerne hænger pænt i en række fra størrelse 5 til 28. Det ser flot ud, men meget sjældent har en arbejdsplads behov for alle nøglerne. De nøgler der ikke anvendes generer blot arbejdspladsen og reducerer effektiviteten. Er der nøgler som bruges sjældent, skal de placeres et andet sted i afdelingen på en tavle med backup værktøjer.
   
2. Mange steder er der lavet faste pladser. Men alligevel ender mapper, papirer, post, værktøjer osv. med at ligge andre steder. Hvorfor – kan man så spørge. Typisk fordi tingene er mere praktisk at placere et andet sted. Men hvorfor er de faste pladser så ikke placeret hvor de skal? Typisk fordi den valgte løsning er pænest. Spild af tid!
3. Ledere der glemmer at gå forrest er desværre et problem. Læs mere om “Som mester så hans svende” her >
4. 5S handler ikke om at rydde op. Men om at holde orden. Men hvis man ikke struktureret arbejder med at fastholde 5S ender det typisk med oprydning. Det smuldrer lige så stille og inden længe er man tilbage ved “normale tilstande”. På Flexkoms hjemmeside kan man downloade udkast til 5S-evalueringsskemaer til brug i hhv. administration og produktion.
5. Mangel på konsekvens over for gode medarbejdere er også et problem. En middelmådig medarbejder der skaber problemer med 5S ryger typisk første gang der skal skæres ned. Men gode medarbejdere får typisk lov at slippe. Men i 5S kan man IKKE acceptere modstandere. Der skal kun én til at sabotere et godt 5S-system. Så de gode medarbejdere skal også lære 5S. Her skal man måske begynde at se 5S som en kompetence på lige fod med andre kompetencer. Ved andre kompetencer får man en mentor eller ryger på kursus. Det samme kan man gøre ved 5S.
6. 5S-regler handler om, at man fastlægger et sæt fælles regler for 5S. Regler som alle skal leve op til. Altså bundniveauet. Typisk får ordensmenneskerne lov til sætte niveauet og så taber man de naturlige rodehoveder. Så der skal fastlægges et fælles regelsæt. Også fordi det kun kræver én person til at ødelægge et godt 5S-system.
   Når alle lever op til reglerne kan bundniveauet hæves.
   Læs om 5S-standard >

Debat om 5S faldgruber på LinkedIn

Hvis du er aktiv på LinkedIn har du mulighed for at se og deltage i debatten om 5S faldgruber via dette link:
http://www.linkedin.com/groups?mostPopular=&gid=2411842
Find indlægget om “5S faldgruber”.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp, kurser, gratis download af Lean-værktøjer!