Omkostningerne i de administrative processer skal holdes i ro

Vi er i en situation, hvor omkostningerne vokser i mange organisationer – specielt omkring energi, indkøb og logistik/transport. Og med en stigende inflation, vil lønomkostningerne snart også komme under pres.

Derfor er der – eller kommer der – snart større fokus på reduktion af omkostningerne i mange organisationer. Eller i det mindste, at holde omkostningerne i ro.

Dette indlæg er ment som inspiration til reduktion af omkostninger.

Omkostninger i administration eller produktion?

Vi har skrevet to artikler om reduktion af omkostninger i hhv. produktion og administration:

• Fokus: Energi, produktivitet og automatisering (i produktion)
• Fokus: Energi, produktivitet og automatisering (i administration) = denne artikel

Fokus: Produktivitet i administration

Fordi lønnen snart kommer under pres, så vil der naturligt også komme et pres omkring produktiviteten i vores administration.

Angrebspunkter i administrationen kan være:

• Reduktion af den samlede mødetid – eks. via de to mest effektive “møderegler” “god mødeledelse og frit lejde” (møderegler) >
• Reduktion af forstyrrelser, afbrydelser, unødvendige emails (også CC) via nogle få skarpe kommunikationsregler – bliv inspireret af denne “bruttoliste” for kommunikationsregler >
• Reduktion af søgetid efter viden (filer, data, mails osv.) via en 5S standard for “fælles viden” (filer, data mm.) >
• Flow-analyser med fokus på reduktion af spildtid! Læs mere om værdistrømsanalyse som sprint >
• Driftsstyring – flaskehalsfokus, frontloading mm. – via korte daglige koordineringsmøder (“daily huddle”) >

Fokus: Automatisering af administrative processer

Fokus på automatisering af vores administrative arbejdsgange er vokset de seneste år. I daglig tale kalder vi dem “kontorrobotter” (eller “RPA”).
En kontorrobotter er et stykke software, som kan efterligne en administrativ arbejdsgang – på tværs af systemer (emails, ERP, CRM, regneark o.l.).

Egnede processer er “regelbaserede processer med høj frekvens”. Og dem er der typisk en del af!

Læs mere om RPA og kontorrobotter >

Fokus: Energiomkostninger i administration

I administrationen kan vi foretage de klassiske fokus på

• Lukning af PC’ere, slukke lys, slukke skærme osv.
• Og vi kan kigge på vores omkostninger til netværk, IT-drift osv.

Men hvis vi kigger bredere på energi, så ligger omkostningerne også i rejser og transport. Og her kan der hurtigt gøres noget:

• Samkørsel
• Mere online end fremmøde
• Færre der rejser med fly til leverandører/kunder/messer
• Tillade flere dage med hjemmearbejde – frem for mere i løn
• O.l.

Kom gerne med dine inputs!

Skriv gerne i kommentarfeltet – så vi kan få flere gode tips til reduktion af omkostninger i administrationen.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom