QRM er værktøjet til håndtering af “flow i en variantfabrik”

QRM-værktøjer er skabt til håndtering af variation. Læs mere nedenfor.
Et andet stærkt værktøj til håndtering af flow i en variantfabrik er “Daily Huddle” planlægningsmøder >

Lean og flow på et “samlebånd” vs. en “variantfabrik”

Når mange arbejder med Lean, så læser de bogen “Lær at se” – om flow. I bogen lærer man at kigge på flow, udjævning af procestider, stabilisering mm. Det kan også være ganske god baggrundsviden i forhold til forståelse for flow. Men hvad gør man lige, hvis man har en såkaldt “variantfabrik”?

Mange danske produktioner – og faktisk ikke mindst vores administrative processer – er variantfabrikker. Flowet varierer, tider varierer, processer varierer… Vores standardprocesser har vi ofte enten outsourcet eller automatiseret.

QRM – og Polca-metoden – er oplagte til styring af en variantfabrik.

Polca og QRM i hhv. Lean Administration og Lean Produktion

Polca er et planlægnings- og flow-princip fra QRM. Quick Response Manufacturing stammer fra konceptet om Time Based Management hvor “Tid er penge”.
I QRM fokuserer man på, at reducerer gennemløbstiderne i alle processer. Man tror på, at meget af spildet i vores processer er skabt af lange gennemløbstider. Derfor opfordrer QRM også til, at man har fokus på måling af gennemløbstider frem for de typiske mere silo-tænkende målinger. Selvom navnet “Quick Response Manufacturing” lyder som et værktøj til produktion, så har QRM også en række gode elementer i forhold til administration.

Læs mere om QRM på Dansk Lean Forum: QRM (Quick Response Manufacturing) >

Polca planlægning og flow

I traditionel Lean tænker vi meget på flow-produktion. Flow hvor tingene glider igennem en række processer uden for mange stop, returløb osv. undervejs. Forudsætningen for dette er udjævnede cyklustider og at alle tiderne ligger under kundernes såkaldte takt-tid (den afkrævede tempo i forhold til markedets behov). Udfordringen ved denne form for flow er for mange, at der er for stor variation til, at man kan skabe og fastholde dette “optimale flow”. Opgaver og ordrer har en tendens til, at de ikke passer ind i et fast flow, men mere flyder rundt imellem personer/processer.
Dette problem ser vi både i administration og produktion.

Polca i hhv. administration og produktion

Polca står for Pairs of Overlapping Loops of Cards with Authorization (parrede celler med overlappen-de sløjfer af kort med autorisation). Uha det lyder fint. Forklaring følger nedenfor :-)
Nedenfor er beskrevet et par eksempler på Polca:
Polca i Lean Administration (se længere nede på siden).
Polca i Lean Produktion.

Polca i Lean Produktion

Vi illustrerer ofte flow i Lean som et billede af udjævnede cyklustider. Det ser ideelt og optimalt ud. Men specielt i danske produktioner, hvor variationen kan være stor, så oplever man et mere varierende flow. Dermed bliver udjævningen nærmest umulig. Tiderne skifter fra produkt til produkt og flowet varierer afhængig af produkt. Derfor bliver den optimale Lean-løsning nærmest umulig.
Illustration af udjævningsprincippet:

Løsningen hvor der er variation kan være styring ved hjælp af Polca.
Polca er god til styring ved varians i tider, produkter/ydelser og flow/ruter.
Hvis man kender til Kanban lagerstyring, så kan man kalde Polca for “kapacitets-Kanban”. Her trækker ressourcer (maskiner) på ordrer efter behov.
Kanban er et lagersignal. Polca er et kapacitetssignal.

Polca tænkningen:

• “Jeg har ledig kapacitet – giv mig en opgave” (og hvis der ikke er nogle opgaver, så skal jeg tilbyde min hjælp til andre)
• “Jeg har ikke mere kapacitet – undlad at sende mig flere opgaver – hjælp mig i stedet for”

Eksempel på Polca i en Lean Produktion

Før:

• Planlægning og optimering skete per ressource/maskine
• Varer overalt – også i gangene
• Lange gennemløbstider
• Konstante ændringer
• Meget søgetid
• Flaskehalsen flyttede sig hele tiden
• Svært at styre medarbejdere vs. kapacitet vs. behov
• Og ca. 10 ekstra trucks var bestilt…

Polca-løsningen:

• Vi kaldet det “Barcelona-taktik” (fra fodbold). Hold varerne langs jorden. Brug ikke reoler og trucks. Skab flow.
• Ét planlægningspunkt – den første maskine. Herfra blev flowet styret via ind/ud områder ved alle ressourcer/maskiner. Når område var tømt – fyld op. Når et ind-område var fyldt – stop med opfyldning – fyld en anden indbakke – eller hjælp en ressource med fuld indbakke.
• Daglige koordineringsmøder om kapacitet, belastning, kompetencer, udjævning…
• Undlad af køre varer på reoler
• Synligt flow!
• Loft på mellemvarelagre!
• Rødt felt til hasteordrer = overhalingsbane!

Efter:

• 20% forøget produktivitet på 3 måneder. Yderligere 20% opnået over de efterfølgende 12 mdr.

Forudsætninger for god Polca

• En meget vigtig for Polca er god kompetencestyring. Det rette antal skal være oplærte (og viden skal være “varm”) omkring det rette antal processer. Ellers kan udjævningen ikke ske.
• Daglige (frekvens afhængig af ordrehastigheden) planlægningsmøder
• Visuel ledelse og styring
• Planlægningsafdelingen skal “slippe” noget af kontrollen (noget af finplanlægningen sker i fabrikken/driften – og ikke i ERP-systemet)

Polca i Lean Administration

Polca i administrationen er lidt anderledes. Og så alligevel ikke.

Her handler det om udjævning af arbejdsbelastning. Der er følgende steps i den øvelse:

1. Lav en oversigt over jeres kompetencekrav. Opstil jeres kritiske processer og vurder kompetencebehovet ud for hver enkelt aktivitet.
2. Lav en kompetencematrix for de samme processer.
3. Definer afstanden – gabet – imellem 1 og 2. Dette gab skal lukkes. Her skal nogle kompetencer aflæres. Andre skal læres. Se step 4.
4. Proaktiv krydstræning. Hvor der er mangel på kompetencer skal der udføres proaktiv træning imellem kolleger.
   Step 1-4 sikrer at I har det nødvendige kompetenceniveau.
5. Planlægning af arbejdsbelastning. Det kan være et kort dagligt møde i alle afdelinger. Hvor belastet er vi de næste 1-3 døgn?
6. Udjævning af arbejdsbelastningen. Ud fra planlægningsmøderne vurderes det, om der skal flyttes medarbejdere ift. afhjælpning af flaskehalse. Flytningen sker ud fra de trænede kompetencer. Måske skal de ikke flyttes fysisk – men de udfører opgaver for en anden afdeling via systemet.

Step 5-6 er Polca.

Læs mere om “aktiv kompetencestyring” (ovenstående 6 trin) >

Eksempel på Polca i en Lean Administration

Et andet simpelt eksempel på Polca i en administration er “træk-reoler”. Bemærk af reolerne behøver ikke være fysiske – det kan også være i systemet.
Ved træk-bunker venter opgaver i en fælles ”bunke”, som medarbejderne trækker fra efter behov (kapacitet). Alternativet er, at opgaverne skubbes ud til medarbejderne – med svingende arbejdsbelastning til følge. Det sidste ser vi ofte ved sælgere (opdelt i områder), offentlige medarbejdere (opdelt efter geografi eller CPR-numre), support-funktioner (opdelt efter markedet, produkter o.l.). Dette er uheldigt i forhold til flow!

Illustration af træk-reoler:

Fordele ved Polca

Fordelene varierer efter hvor Polca anvendes. Men i hovedtræk ser vi følgende fordele:

• Hasteordrer kraftigt reduceret (eller systematisk styret via en ”overhalingsbane”)
• Færre planlægningspunkter
• Optimal brug af ressourcer – udjævning af belastning
• Jævn (samme) tempo i hele organisationen
• Bedre leveringssikkerhed
• Færre igangværende opgaver (varer)
• Personuafhængigt flow
• Krydstræning bliver udført – standarder er opdaterede og udfordres
• Bedre trivsel!

Udfordringer ved indførsel af Polca:
Mangel på videndeling og udbredelse af kompetencer kan være en udfordring i både administration og produktion. Nogle ser viden og kompetencer som magt og jobsikkerhed. Derfor er det vigtigt, at topledelsen har givet udmeldinger som sikrer tryghed i processen.

Læs mere om QRM

Læs mere om QRM (Quick Response Manufacturing) >

Af Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulent
Lean Kursus