Udfordring #6: Vi har personafhængighed på kritiske opgaver

Dette indlæg er en del af en serie på 14 typiske udfordringer inden for onboarding, sidemandsoplæring, kompetencestyring, adgang til instruktioner og offboarding.

Se alle 14 udfordringer >

Kompetencestyring reducerer personafhængighed

Personafhængighed kan både påvirke trivsel, kvalitet, omkostninger og kundeservice. Alligevel er problemet med personafhængighed stort på danske arbejdspladser! Op til 74% oplever personafhængighed i administrationen og 59% i produktionen (kilde: Flexkom).

Ledernes arbejde med kompetencer og krydstræning er derfor en afgørende disciplin.

Personafhængighed er udbredt i danske organisationer

Ifølge Flexkoms egne undersøgelser er 74% af administrative funktioner personafhængige. Det tilsvarende tal for produktion er 59%. Det er meget høje tal, når man tænker på, at de selvsamme organisationer kæmper med fejl, forsinkelser, stress og nogle gange også indtjening. Derfor bør netop personafhængighed være et markant opmærksomhedsområde for mange organisationer og virksomheder.

Arbejdet med personafhængighed kan ”hurtigt” angribes med backup-planer. Altså gennemgang af kompetenceområder og definering af nødvendige backups. Mange ledere arbejder med, at der skal være typisk én (nogle gange to) backups på afdelingens kritiske poster.

Arbejdet med backups kan være godt og nyttigt, og være med til at afhjælpe personafhængighed i en afdeling. Mange glemmer efterfølgende at fastholde kompetencen hos backup’en. Det bør ske ved, at personen regelmæssigt udfører den ansvarliges opgaver, også på dage hvor den ansvarlige er på arbejde.

En udfordring ved backup-tilgangen er, at man ikke er sikker på, at man har det rette antal på de enkelte kompetenceområder. Når man arbejder mere systematisk med en kompetencestrategi og kompetencestyring, så angribes opgaven via mål og nedbrydes til de afledte kompetencebehov. Det kan eksempelvis betyde, at der er kompetenceområder med kun én person og andre med fire trænede medarbejdere.

Vil I også reducere personafhængighed på jeres kritiske opgaver?