Udfordring #14: Vi bruger meget tid på at lave og opdatere standarder og instruktioner

Dette indlæg er en del af en serie på 14 typiske udfordringer inden for onboarding, sidemandsoplæring, kompetencestyring, adgang til instruktioner og offboarding.

Se alle 14 udfordringer >

Tidsrøver at lave og opdatere standarder

Standarder og instruktioner er afgørende for, at man har en professionel organisation med aftaler om opgavers udførelse. Uden sådanne aftaler vil der være mange fejl, stor variation og meget spildtid – og dermed store omkostninger, dårlig trivsel og ringe kundeservice.

Omvendt kan arbejdet med standarder og instruktioner også være en stor administrativ opgave. Både at udarbejde dem og efterfølgende at holde dem opdaterede.

Konsekvensen er ofte, at man får udarbejdet alt for omfattende standarder, som efterfølgende dør en stille død i filsystemet.

Udarbejdelse af standarder på den nemme måde!

I mange år har man haft et billede af, at en standard eller instruks altid er et skrevet dokument. Måske suppleret med billeder. De senere år har man skåret lidt ned på omfanget af tekst og måske suppleret med et flowdiagram (specielt i administrative processer). Kun få steder har man taget fat i video som et medie til standarder og instruktioner. Det til trods for, at vi ofte søger hjælp hos YouTube, når vi privat lige skal finde et hurtigt tip eller en vejledning.

Forestil dig eksempelvis, at du skal have en standard for indstilling af en maskine eller udskiftning af printerpatroner i en printer? Uha den bliver tung og med mange billeder.

Hvad hvis du alternativt tog din mobiltelefon og lavede en video af arbejdsgangen. Bare håndholdt, måske med dit headset på for bedre lyd (mikrofon) og ellers bare på stedet?

Forestil dig efterfølgende, hvis du med få klik – også på mobilen – kunne gøre din video tilgængelig i systemet? Uden brug af specielle programmer eller en computer.

Og forestil dig desuden at videoen automatisk får tildelt en kort bogstavskode og nu kan tilgås direkte via denne kode? Og at du nu skriver denne kode på et klistermærke, som du placerer på maskinen eller printeren?

Så let kan det gøres!

Finder du senere ud af, at din video er forældet, så uploader du blot en ny version.

Vil I også gøre arbejdet med jeres standarder og instruktioner meget lettere og mere intuitivt?