Udfordring #13: Vi oplever, at standarder og instruktioner ikke følges, da de ikke er let tilgængelige

Dette indlæg er en del af en serie på 14 typiske udfordringer inden for onboarding, sidemandsoplæring, kompetencestyring, adgang til instruktioner og offboarding.

Se alle 14 udfordringer >

Ikke tilgængelige standarder har konsekvenser

At gøre standarder og instruktioner tilgængelige for medarbejdere, er en stor udfordring i mange organisationer.

En udfordring som ikke blot fører til søgetid efter den ønskede standard eller instruks, det kan også føre til, at medarbejdere dropper at finde den og gennemfører processen som man plejer. Med risiko for variation, fejl og et unødvendig tidsforbrug – og i værste tilfælde med fare for sikkerheden.

Konsekvenserne kan være store – både sikkerhedsmæssigt, økonomisk, trivselsmæssigt og når det gælder kundeservice.

Svært tilgængelig dokumentation resulterer i fejl

Mange organisationer har i dag standarder og instruktioner liggende som word-filer på et fællesdrev. I forsøget på at gøre standarderne mere tilgængelige, forsøger nogle organisationer sig med forskellige tiltag. Eksempler:

• Mapper eller håndbøger placeret i nærheden af arbejdspladsen/processen
• Dedikerede computere, hvor medarbejdere kan finde standarder og instruktioner
• Opslag på maskiner, vægge og opslagstavler
• Og lignende

Uanset valget af ovenstående tiltag, så kæmper mange med, at få ledere og medarbejdere til at følge arbejdsbeskrivelserne. Alt for ofte læner medarbejderne sig op af erfaring og udfører processen herefter. En tilgang som er naturlig i jagten på effektivitet, men som også indebærer en risiko for variation, dyre fejl og andre omkostninger. Desuden kan manglende tilgængelighed af standarder også udgør en sikkerhedsrisiko.

En generel udfordring ved ovenstående, er også at få de opdaterede versioner helt ud til brugerne.

En stærk løsning kan gøre op med ovenstående punkter:

• Standarder og instruktioner kan laves ved arbejdspladsen eks. på en mobiltelefon eller tablet i form af billeder eller en video
• Billeder og video kan uploades uden behov for andre programmer eller brug af en computer
• Dokumenter, billeder og/eller video kan efterfølgende tilgås alene med en QR-kode eller en kort bogstavskode. Det betyder, at man kan hænge en kort kode op ved maskinen, printeren, mødelokalet osv. – og herfra tilgå standarden på en mobiltelefon, tablet eller computer på få sekunder. Koden kan alternativt også tilføjes i en mail, på en ordreseddel eller andre medier, hvor modtageren mindes om standarden eller instruktionen.

Vil I også gøre jeres standarder og instruktioner mere tilgængelige?