Lean kan styrke forretningen i startups og iværksætteri

På mange områder kan startups anvende principper og værktøjer fra Leans store værktøjskasse. Mange tænker Lean ind i store koncerner, hvor samlebånd er blevet optimeret og spild elimineret. Heldigvis kan alle andre – også iværksættere – plukke i værktøjskassen og få stor gavn af Lean.

Artikel til bog om iværksætteri

Dette indlæg er Flexkoms bidrag til en dansk bog om iværksætteri.

Hvad er Lean?

Lean er grundlæggende en tankegang om at være så tæt på kunderne, at man kender til markedets præcise behov og derfor kan reducere unødvendigt spild i egne processer.

Og der er meget spild i alle organisationer! Erfaring viser, at vi anvender op til 50% af vores tid på spild. Omvendt kan tallet ikke komme ned på 0, for nogle af de mange spild er i konflikt med hinanden. Hvis jeg ikke må afbryde en kollega, så må jeg vente…eller omvendt. Men meget spild kan reduceres, hvis man er i stand til at lave gode aftaler – og overholde dem.

Med Lean vil vi meget gerne ”arbejde smartere” – reducere ”rød tid”, så vi kan bruge mere tid på kunderettede aktiviteter ”grøn tid”.

• Grøn tid = værdiskabende aktiviteter (set fra kundens perspektiv)
• Gul tid = nødvendige aktiviteter for at levere værdi (eks. forberedelse, arkivering, transport, behandling af data mm.)
• Rød tid = unødvendige aktiviteter som hverken gavner en kunde og ofte heller ikke organisationen selv – og som ofte også er skyld i unødvendig travlhed, stress og dårlig trivsel

De 3 mest forekomne spildtyper

De 3 mest forekomne former for spild er:

• Overservicering – hvor vi ”gør” mere end nødvendigt i forhold til kundebehovet (involverer for mange, går for meget i detaljer, er for grundige, gør noget med for høj frekvens, giver for god service, har for meget på lager o.l.)
• Søgetid – efter data, viden, filer, materialer, info, mails mm.
• Afbrydelser og jobsskifte – skifter unødvendigt imellem ufærdige opgaver – mange forsaget af overspringshandlinger, ”pling” ved beskeder og mails o.l.

Lean tilbyder i dag en meget stor værktøjskasse. Det er vigtigt at være målrettet og selektiv i arbejdet med Lean. Grundlæggende skal man arbejde med Lean på en måde, som skaber værdi for kunder og for egen organisation.

Aftaler er en grundsten i Lean

Mange organisationer arbejder i ”det negative hamsterhjul”, hvor der dagligt er brandslukning og kaos i kampen for at levere til kunderne. Vi skal gerne op at arbejde i ”det positive hamsterhjul” hvor basis er aftalte strukturer, processer og services.

I det negative hamsterhjul kæmper vi dagligt for at levere, vi har masser af spild og vi har mange frustrationer og individuelle meninger om alt fra arkivering af intern viden og til serviceniveau ud til kunderne.

I det positive hjul formår vi at lave fælles aftaler – og følger dem efterfølgende. Skulle vi finde på en forbedring, så skynder vi os (sammen) at forbedre vores aftale.

Mange taler om, at Lean dræber kreativiteten. Men sandheden er, at vi skal anvende den samme mængde energi og tid på kreativitet, det skal blot være på forbedringer – og ikke udbedringer (brandslukning)!

10 tips til at anvende Lean i startups og iværksætteri

Brugen af Lean er som nævnt meget individuelt for den individuelle organisation og startup.
Men her er alligevel nogle bud på, hvordan startups generelt kan anvende Lean:

#1: Test dine ideer

Mange iværksættere bliver grebet af det geniale i egen forretningsidé og vil også gerne beskytte ideen så længe som muligt. Først og fremmest risikerer vi på den måde, at vi investerer en masse tid og penge i en ide, som måske slet ikke kan bære. I Lean Innovation arbejder vi bl.a. med MVP-produkt (minimum viable product). I MVP skal man teste sine ideer på den mest effektive måde. Lav et mock-up af din idé og prøv den af på et kritisk publikum – netværket (eks. SoMe), på gågaden, kundeemner eller hvem du nu kan spørge. Det øger sandsynligheden for succes og kan spare dig for utallige fejlslagne timer og penge.
Brug gerne MVP (i en eller anden form) på alle dine ideer som selvstændig.

Hvad er MVP Product?

#2: Brug frontloading

I Lean Innovation arbejder vi også med ”frontloading”. I mange projekter og startups tager vi de dyreste beslutninger tidligt i forløbet, og det er den fase hvor vi har mindst viden. Hvad er så sandsynligheden for at vælge rigtigt?
Derfor skal vi ikke kun søge tæt på kunder og marked for at få det rette produkt. Vi bør også søge maksimal frontloading på interne processer – søg sparring og viden fra mentorer, andre iværksættere og hvor vi ellers kan hente hurtig og troværdig viden. Det gælder eks. frontloading i forhold til valg af firmanavn, logo, IT-systemer, organisering, hjemmeside osv.

Hvad er frontloading i Lean?

#3: Skab struktur

Undgå mange af de simple spildtyper allerede tidligt i startup. Lav en god struktur på de data og den viden som I arbejder med, så I ikke spilder tid på at søge, genopfinde, genbesøge osv.

Et vigtigt system for iværksættere er et godt CRM-system med data over kundeemner og struktur på logbøger, så man maksimerer den tid man bruger på kunder og salg.

Lean 5S i administration/produktion [Artikel + Video] Model, definition, faldgruber, eksempler, standard, fastholdelse…

#4: Det vigtigste først

Mange iværksættere har en innovativ tankegang. Typisk med en personprofil, som ofte er meget impulsiv og tager de sjove opgaver først. Ofte også let at distrahere med en spændende mail eller opkald. Selvfølgelig skal du tage opkald fra de vigtige interessenter, men undgå en alt for ustruktureret arbejdsdag.

Et godt tip er at tage de vigtigste opgaver først på dagen – uanset om de er spændende eller ej – få dem overstået!

#5: Beslut eller afslut

Et andet godt tip er at angribe alt du får ind med ”beslut eller afslut” spørgsmålet – hvis du kan afslutte på stedet, så gør det (svar straks på mailen, få straks opgaven væk) eller beslut hvornår opgaven så skal tages og læg det i kalenderen (eller to-do listen) – og få den væk fra skrivebordet og dine tanker.

#6: Arbejd i sprint

En stærk tankegang fra Lean er også at arbejde i sprints. I stedet for at have en opgave som man går til og fra mange gange, så vil Lean gerne have, at man holder opgaver mere varme (hvis muligt). I en sprint er vi ofte i stand til at belyse, prioritere og beslutte i løbet af få timer. En forudsætning for en god sprint er, at vi har den rette viden til stede og at vi er klar til at træffe hurtige beslutninger. Hvad hvis man så finder en forbedring til beslutningen senere – så løfter I blot niveauet på aftalen. Men så længe vi ikke har en holdning og beslutning, så kommer vi ikke meget videre…

#7: Hold arbejde varmt

Nu vi er ved ”varme opgaver”. Så sørg for at få arkiveret, skrevet kundelogbøger, opdateret regnskab, svar på mails osv. – men din viden er varm. Find nogle gode arbejdsrytmer, så du ikke pludselig er mange uger bagud med eks. regnskabet.

#8: Skab robusthed

En Lean forretning bølger ikke i omsætning og arbejdsbelastning. Lean søger mod en nogenlunde stabil arbejdsbelastning (og omsætning). Det kan være svært som iværksætter!

Men prøv at have godt styr på dine projekter, din pipeline og spred din risiko. Så du kan undgå ”døde perioder”.

#9: Træk på viden

Alle kan ikke alt. Som iværksætter kan det virke ”billigst”, hvis jeg selv lige laver en hjemmeside, udvikler produktet færdigt, installerer programmer på min nye PC osv.

Men overvej om det altid er mest optimalt!

Så træk på ekspertviden, samarbejdspartnere og inputs fra dit netværk – når det er relevant. De fleste deler gerne ud af gratis viden.

#10: Fokus på kunder

Vi kan blive grebet af mange ideer, udviklingsprojekter, et nyt logo, forbedringer til hjemmesiden osv. Men det giver IKKE smør på brødet i morgen!

Køb hellere et logo på Designcrowd og brug resten af dine penge på marketing og annoncering (eller løn).

Sørg for, at du bruger den nødvendige tid (og evt. dine penge) på marketing, salg og kunder – HVER DAG!

Og husk at det kræver 10 x mere arbejde at skaffe en ny kunde – frem for at fastholde glade kunder, som køber mere (mersalg).

Effekten af, at arbejde med Lean

Ved at tage de mest effektive værktøjer fra Lean, kan mange startups både få store forretningsmæssige fordele, få en bedre økonomi og samtidigt få en sjovere proces med færre frustrationer. Som man siger ude i det vestlige Danmark, så står LEAN for ”Lav E Arbejde Nemmere”…

Eksempler fra det virkelige liv, hvor test af ideer manglede:

• En dansk startup ville levere et nyt netværkskoncept – mere fokus på læring – mindre på kaffe og netværk – få tilmeldte…
• En dansk startup ville levere en helt ny kursusmetode – det var genialt – tænkte de selv – men de havde ikke spurgt kunderne…
• En dansk startup ville levere ”hjælpepakker” fra forældre til deres ”fattige studerende” – men de havde glemt MVP-princippet – og lykkedes ikke…

Forestil dig:

• At du ignorerer ”din gamle hjemmeside” og i stedet lander 10 nye ordrer – som du outsourcer – og får tid til at opdatere hjemmesiden, mens du tjener penge
• At du brækker benet og ikke kan tjene penge – men at du heldigvis har både en webshop og nogle samarbejdspartnere som gør – at du faktisk tjener penge i sygesengen
• At du har så meget styr på dine data og kunder, at du kan øge den tid du bruger på kunder og salg med 30% – uden at arbejde mere (faktisk lidt mindre)

Dansk Lean Forum

Giver ovenstående anledning til spørgsmål, så tag endelig fat i mig. Tak fordi du læste med 😊

Af Mikkel Smith, Flexkom