Spildtid – fra indsigt til handling

Spildtid er en af de største skjulte omkostninger i organisationer – det forstyrrer flow, frustrerer medarbejdere og udhuler effektivitet. Ofte opdager vi først spildet, når det har sat sig som vaner og processer. Men hvordan går man fra indsigt til handling?

Prioritering via kontrolcirklen

Et konkret og praksisnært værktøj er at bruge kontrolcirklen – en enkel, men effektiv metode til at kategorisere og bearbejde spildtyper. Cirklen opdeler i tre områder:

• Kontrol: Det, vi selv har direkte indflydelse på.
• Påvirke: Det, vi kan påvirke gennem samarbejde, dialog eller ændrede procedurer.
• Vilkår: Det, vi må acceptere – men som vi kan forsøge at minimere konsekvenserne af.

Eksempel: Spildtyper i en rejseproces

En organisation analyserede sin proces omkring studierejser og identificerede 15 konkrete eksempler på spildtid – alt fra gentagne mailkorrespondancer og manglende information til fejl og ansvarsforvirring.

For at skabe overblik blev spildet sorteret i kontrolcirklen:

1. Kontrol – handling nu og her

Spild, der skyldes egne procedurer, kommunikation eller systembrug, fx:

• Dobbeltkommunikation til elever (overservicering)

• For tidlig udsendelse af links, som overses af lærere og elever

• Uklare instrukser i systemer og mails

Her kan løsningen være justerede arbejdsgange, bedre skabeloner og tydeligere information.

2. Påvirke – samarbejdspotentiale

Spild, hvor løsningen kræver dialog med andre aktører:

• Elever og lærere mangler tidlig information fra rejsehold eller ledelse

• Uklar rollefordeling mellem teams

• Data, der skal samkøres på tværs af afdelinger

Her kan man opnå forbedringer gennem tværgående arbejdsmøder, bedre koordinering og aftaler om ansvar.

3. Vilkår – forstå og afbød konsekvenser

Spild, der skyldes faktorer uden for organisationens kontrol:

• Afhængighed af eksterne datoer (deadlines)

• Systemer, man ikke selv administrerer

• Pludselige ændringer fra samarbejdspartnere

Selvom dette ikke kan elimineres, kan man forebygge ved at lægge buffere ind og tydeliggøre risici.

Sådan kommer man i gang

1. Indsaml eksempler på spildtid – brug medarbejdernes erfaringer og observationer – og brug eks. de 8 spildtyper som inspiration

2. Sæt eksemplerne ind i kontrolcirklen – lav farvekodning som i eksemplet (grøn: kontrol, gul: påvirke, rød: vilkår) – og kombiner evt. med en prioriteringsmatrix (indsats ift. effekt)

3. Foretag handling, hvor du kan – start med det, I har kontrol over.

4. Skab dialog, hvor der er påvirkningsmuligheder – og søg samarbejde på tværs.

5. Forbered jer på vilkår – og reducer deres “skadelige effekt”.

Afrunding

Ved at strukturere arbejdet med spildtid gennem kontrolcirklen skabes overblik, ejerskab og en tydelig prioritering. Det gør det nemmere at komme fra indsigt til handling – og hjælper organisationen til at bruge ressourcerne bedre.

Desuden kan det også hjælpe medarbejderne til at forstå prioriteringen. Som mennesker kan vi godt have tendens til, at vi gerne vil have “de andre” til at gøre noget. Men vi kan ofte forbedre meget, ved at kigge på vores egne processer.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom