Hvad er et war-room? Et mål-cockpit?

Kært barn har mange navne. Så du har sikkert hørt et andet ord for det samme lokale/møde – målstyringsmøde, tavlemøde o.l. I Lean hedder rummet et Obeya rum.

Et “ledelsescockpit” er et rum, hvor vi virkelig udøver “visual management”. Ja, et rum med mange nøgletal. Men det grundlæggende formål er, at ledelsen kan se og forstå den samlede situation, identificere de grundlæggende udfordringer, træffe gode beslutninger for hele organisation og at følge implementeringen af disse helt i mål.

Ved at vi har alle nøgletal samlet i ét rum, så kigger vi ikke blot på “min afdeling”, men kender også til situationen i de andre afdelinger. På den måde kan lederne – som hold – agere samlet og forbedre den samlede performance. Det samlede flow. Det giver en større holdånd, større forståelse og et fælles ansvar for flow!

Effekt af et ledelsescockpit/warroom

Et ledelsescockpit med målstyring kan have en markant effekt:

• Én ledergruppe – frem for en gruppe ledere – fælles ansvar, ét hold osv.
• Fælles tværorganisatorisk overblik (og actions)
• Fokus på performance i afdelinger/funktioner og på tværs af siloer
• Lettere og hurtigere eksekvering på strategi (specielt hvis det kobles til målstyring og actions i afdelinger/funktioner)
• Hurtigere evaluering/feedback om strategi og forandringsinitiativer har effekt

Hvad er alternativet?

Så påstanden er også, at uden et warroom inkl. møder, så vil der foregår mere suboptimering og modarbejdende aktiviteter. Et ledelsescockpit – eller warroom – kan ofte erstatte det klassiske ugentlige ledermøde.

Deltagere, mødefrekvens osv. i et warroom

Deltagerne er oftest den øverste ledergruppe og evt. mellemlederne. Derudover kan man invitere relevante medarbejdere efter behov.
Møderne er ofte ugentligt i 15-30 min.
Ledere på rejse eller andre lokationer deltager via netforbindelse (facetime o.l.).

Dagsorden er skarp. Man har kun taletid, hvor der er noget relevant at dele. Ikke noget med de klassiske 5 min. til alle ledere.
Actions aftales på stedet – og noteres gerne på en action-tavle.

Opbygning af warroom/cockpit

Opbygningen af et war-room er individuelt. I Flexkom starter vi altid med brunt papir og print/skriv. Derfra udvikler og forbedrer vi. For til sidst typisk at ændre til whiteboards.

Et godt princip er, at vi udnytter effekten af “Power of pen”. At man selv skal notere nøgletal og om de er grønne eller røde. Alternativt er print, hvor man så “tvinger” ledere til at markere hver printede papir med en magnet i en relevant farve.

Typisk her hver afdeling/funktion en del af rummet/tavlen. Derudover anbefaler vi en tavle med “fælles mål” (flow-mål) og en tavle til aftalte actions.

Eksempler

Jeg har selv haft fornøjelsen af, at deltage i et warroom møde hos SydEnergi i Esbjerg. Vi var vel ca. 50 deltagere inkl. ledere, medarbejdere og gæster. Der var fuld fart, action og masser af energi. Én af deres regler for mødet er, at man skal have mere energi når man går ud af lokalet, end man havde da man kom ind i lokalet. Desuden kan jeg fortælle, at man også sveder bagefter – der bliver meget varmt :-)
SydEnergi har faktisk lavet en video om deres ugentlige målstyringsmøde – desværre slettet nu.

Et andet eksempel fra en forsyningsvirksomhed. Her mødes 15-20 ledere én gang per uge. Også her med “lokale afdelingsmål” og “tværgående mål” + relevante actions. Mødeleder er én fra direktionen på skift.

Koble til afdelingsmål og – actions

Et ledelsescockpit kan godt stå alene. Men den helt store effekt kommer, hvis det hænger sammen med målstyring ude i afdelingerne. På den måde kan strategi eksekveres ud i driften – og feedback kommer tilbage i warroom i form af bedre performance (forhåbentligt).

Lokale møder i afdelingerne kan eks. være Daily Huddle møder – hvor nøgletal indgår i kigget 24 timer bagud.

Læs mere om Daily Huddle målstyringsmøder >

Udseende af warrooms/cockpits

Vi har desværre ikke ret mange billeder fra warrooms. Vi har hjulpet med etablering af warrooms flere steder. Men det er lidt et “helligt lokale”.

Her et foto fra et ledelsescockpit under udarbejdelse:

Her et warroom der er under udarbejdelse/test på brunt papir:

Og her et warroom med færdige tavler:

Relevante links

• Målstyring og krav til gode mål >
• Læs også om Cockpit – ledergruppens stærkeste værktøj >

Note

Et element hos SydEnergi er, at deres tal vises som “døde tal” og ikke viser udvikling (trend). Her lever deres warroom ikke helt op til “kravene”.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom