Flow i hele værdikæden

Ultimativt handler Lean om, at lave flow i hele værdikæden. Derfor er det også naturligt, at en organisation inviterer kunder og leverandører ind i arbejdet med Lean. Jeg har selv har fornøjelsen af, at hjælpe en organisation med Lean i et stykke tid. I denne uge har vi så haft én af deres kunde inde og lave en værdistrømsanalyse.

Hvad er en værdistrømsanalyse?

En værdistrømsanalyse er en metode til at kortlægge et flow, en proces, en arbejdsgang. Værktøjet kan både bruges internt i en afdeling og til større flow imellem flere afdelinger og flere organisationer. Et meget stærkt værktøj i jagten på best practice og bedre flow.
Læs mere om Lean værdistrømsanalyser, value stream mapping, VSA, VSM – eller hvad værktøjet nu kaldes :-)

Vi havde fundet 5 deltagere hos leverandøren og 4 deltog fra kundens side. Det vigtige i den proces var, at finde deltagere med viden og beslutningskraft (ansvar og indflydelse). Det virkede super godt.

Vi brugte 1½ dag på flowet. Dag 1 gik med “future state” flowet (se hvorfor vi sprang “current state” over nedenfor) og en masse snakke, forventningsafstemninger og diskussioner. Dag 2 gik med konkrete opgaver – forbedringer. Til sidst lagde vi en plan for de resterende opgaver og opfølgning (KPI’er).

Vi brugte en time på forventningsafstemning

Inden vi går i gang med en VSA, så laver vi altid en forventningsafstemning. Hvad er kundernes forventninger til, at vi bruger 2 dage på at kigge på flowet? Hvad er vores organisationers/lederes forventninger? Og hvad er de udførende medarbejderes forventninger?
Der var et stor behov for, at lave denne forventningsafstemning. Det sikrer ikke mindst en god VSA.
Vi kigger også på, hvilket flow vi skal kortlægge – og hvilke afgrænsninger vi vil foretage (ellers kommer de typisk også naturligt undervejs).

Kundens forventninger

Undervejs var der dialoger om forventningsafstemninger. Eksempelvis hvilke rammer og krav kunden havde til leverandøren. Eksempelvis sagde kunden, at de forventede 15 dage til et givent flow – og de 15 dage blev naturligt udfordret af leverandøren (er det et reelt behov?). Kunden holdte fast i de 15 dage. Her kunne responsen under VSA’en godt være, at vi (leverandøren) først lige vil kigge på det, og så vende tilbage om det kan lade sig gøre. Hvilket er en ganske naturlig reaktion. Men hvis vi nu går helt ind til benet af Lean, så handler det om, at imødekomme kundens forventninger! Princip nr. 1 i Lean…

Her skal det selvfølgelig bemærkes, at man som leverandør både gerne må udfordre kundens rammer og krav og stille krav til kunden eksempelvis i form af data og anden sikring af optimalt flow. Begge dele var leverandøren god til på workshoppen.

VSA internt først – eller efter møde med kunden

I VSA’en så vi, at begge sider internt har forskellige flows for den pågældende proces. Det betyder, at der ikke er en best practice på begge sider. Det kostede lidt tid undervejs, fordi det også gav anledning til interne snakke i grupperne. “Hvordan gør I det i Aalborg? – nå, sådan gør vi ikke i Odense”. Her kan man argumentere, at det er en fordel, hvis begge parter har fundet en best practice inden.
Omvendt så er det stærkt, at man nu går videre med de interne procesoptimeringer – med kendskab til kundens forventninger. Alternativt kunne kan have lavet et flow hos leverandøren med 28 dages gennemløbstid, som kunden så skyder ned, fordi målet er 15 dage.

Vi droppede “Current State” – og gik direkte til “Future State”

Fordi der i begge lejre ikke var en best practice, så valgte vi at gå direkte til future state. Det kan næsten være umuligt – og uanset vil det være tidskrævende – at lave current state først. For så skal begge sider løbende også definere deres best practice. I stedet gik vi direkte til en realistisk future state (3-4 måneders horisont). Det virkede super godt. Og ingen af de 11 definere forbedringsopgaver har fokus på IT-forbedringer og lignende. Alle forbedringer er i “øjenhøjde” = lavthængende frugter.

“Det virker allerede fra på mandag”

Den sætning blev brugt nogle gange. Selvfølgelig vil det være svært, at nå ud til alle medarbejderne med info og træning meget hurtigt. Men sætningen viser, at man fandt løsningerne lette og ligetil. Vi brugte halvdelen af dag 2 til, at arbejde med de opgaver, hvor vi havde gavn af at have repræsentatner fra både kunde og leverandører i lokalet.

Læs mere

Læs mere om Lean værdistrømsanalyser >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp >
Lean Kursus >