skip to Main Content
Dansk Lean Forum
Trivselsmåling – Ugens Feedback – Medarbejdertilfredshed
Senest opdateret 19. juni 2019

Ugentlig måling – og action på – trivsel!?

Kan man måle på trivsel – og foretage action herpå – hver uge?
Ja!
Og i Lean er det oplagt, at kombinere det på Kaizen forbedringstavlerne – og lade trivsel være en del af Kaizen-møderne.

Eksempel på måling af medarbejdertrivsel på en Kaizen-tavle

Eksempel på måling.

Foto viser en typisk Kaizen-tavle med mål, forbedringsforslag, prioritering, opgaver og opslag. Det ekstra er feltet med de mange magneter. Her måles trivslen hver uge via farvede magneter.

Eksempel på en klassisk Kaizen-tavle

Eksempel på en klassisk Kaizen-tavle

Zoom på trivselsdelen. Før hvert møde flyttes en grøn, gul eller rød magnet over til højre side af feltet.

Trivselsmåling på en tavle - eksempel

Trivselsmåling på en tavle – eksempel

Den fysiske proces er:

  • Inden hvert Kaizen møde (hver uge) skal medarbejderne markere deres trivsel med én af de 3 farver (kan også bare være to farver – grøn og rød)
    Grøn = Jeg har ikke rigtig noget…
    Gul = Jeg har noget, men det er ikke kritisk
    Rød = Jeg har noget feedback, som det er vigtigt for mig at få sagt…
  • Sidste punkt på hvert møde er kommentarer fra de røde, kommentarer fra de gule og kommentarer fra minimum én grøn

Den reelle proces er derudover:

  • Det er vigtigt, at alle gule og røde markeringer og kommentarer bliver taget seriøst. Det betyder bl.a. at alle har et medansvar for, at der kommer forbedringsforslag ud fra de gule og røde magneter.
  • Her spiller lederen en stor rolle – bede om – og opfordrer til forbedringsforslag ud fra trivselskommentarerne på mødet. Og hvis der så ikke kommer noget – så påpege det. Lederen må selvfølgelig også komme med forslag.
  • Et god idé er her, at ordstyreren på mødet omgående skriver medarbejdernes kommentarer til trivsel på forslagssedler/posts-its. Så bliver kommentarerne ikke glemt, men omgående omsat til forslag til næste Kaizen møde. Det virker! Så lytter vi til medarbejdernes feedback/trivsel – og gør noget ved punkterne!

Regler for måling af medarbejdertrivsel i en Lean proces

Der bør laves nogle regler for målingen af medarbejdertrivslen. Eksempler:

  • Fordi man sætter en rød magnet på, så er det ikke ensbetydende med, at man er lav på trivsel. Man har måske “blot” haft en negativ oplevelser omkring en proces, et møde eller hvad det nu er. En oplevelse som skal frem i lyset.
  • Der er tale om en arbejdsrelateret måling af trivsel. Det private bør holdes udenfor. Men reelt smelter de to ting selvfølgelig sammen. Og ofte kan man også hjælpe med dårlig trivsel på den private front. Hvis en kollega eks. er stresset på hjemmefronten, så giver det anledning til arbejde med best practice, krydstræning og udjævning af arbejdsbelastningen.
  • Og så må man naturligvis altid gå til nærmeste leder. Mødet ved tavlen er ikke det eneste sted, hvor man kan udtrykke sin trivsel.
  • Den viden som leder og kolleger får om en kollegas trivsel, må på ingen måder misbruges eller føre til mobning. Det er set!
  • Kritiske punkter fra målingen må ikke efterlades i mere end eks. 3 dage. Dvs. at hvis der kommer noget ”slemt” på tavlen, så er det ikke sikkert at det kan håndteres på stedet pga. tid i kalenderen. Men så skal lederen indkalde til møde inden for 3 dage hvor det skal tages op.
  • Røde og gule magneter skal/bør føre til forbedringsforslag.
  • Brok i løbet af ugen > på tavlen. Hvis det ikke kan siges i trivselsprocessen – så drop det! Lav gerne reglen, at “Hvis det ikke italesættes – så eksisterer det slet ikke”!
  • Det vigtigste er ikke magnetens farve – det vigtigste er, at det bliver sagt!
  • Så længe en medarbejder ikke har sat en magnet på tavlen og kommenteret denne – så er det medarbejderens eget problem. Så snart man har nævnt en problemstilling, så er det alles ansvar at gøre noget ved det.

Krav til succes

Målingen kræver stor tillid i gruppen.
Pas på med at måle på resultatet af trivslen. Hvis man eks. giver 3 point til grøn, 2 til gul og 1 til rød. Så kan et måltal på eks. 2,6 (gennemsnit) føre til, at man ikke tør markere sin reelle trivsel. Og det er jo ikke målet!

Man bør måske overveje ikke at bruge ordet “trivsel” – måske mere “arbejdsrelateret temperaturmåling”, “ugens humørbarometer”, “ugens feedback”, “ugens kommentarer” eller bare “arbejdstemperaturen”?

Virker det?

Ja, det gør det!
Først og fremmest fjerner målingen spild! For mange gange skyldes dårlig trivsel – spild!
Et par eksempler fra den virkelige verden:

  • En medarbejder sætter en rød magnet på tavlen. Kommentar: Jeg sidder igen med valutakassen (økonomi) – men det kan vi jo ikke ændre på. Samtidigt bliver der taget notater på en post-it > forslag til næste møde. Her prioriteres opgaven og behovet for valutakassen debateres. Det ender med, at den fjernes. Dette forslag var aldrig kommet frem i en klassisk Kaizen proces.
  • En medarbejder sætter en rød magnet på tavlen. Kommentar: Jeg sidder med “kommentering af prototyer – men jeg ved, at de ikke bliver brugt”. Samme proces som ovenstående…

Vi oplever ofte, at det netop er den ugentlige trivselsmåling, som organisationen tager bedst imod. Og så understøtter målingen af trivsel også vores målsætning om, at Lean skal være win-win-win – for medarbejderne, for ejerne og for kunderne!
Og vi har dokumenterede resultater på, at den øgede fokus på trivsel hver uge også kan ses i den årlige trivselsundersøgelse!
Vi har oplevet, at den ugentlige måling reelt bliver “ringere og ringere”. Det skyldes ikke en ringere trivsel, men at grænserne for gule og røde magneter flytter sig. Folk bliver mere opmærksomme på små ting som irriterer – og som skal siges på det næste møde. Så de sætter måske en gul på for at huske det! Og det er jo også ok!

Alternativ brug af grøn, gul og rød

Mange vælger den traditionelle brug af grønne, gule og røde magneter – evt. med smileys på:
– Grøn = En god arbejdsuge. Ingen kommentarer.
– Gul = 1-2 oplevelser med spild/irritationer/? i løbet af ugen. Kommentar!
– Rød = Æv uge. Evt. højt pres eller meget spildtid. Kommentar!

Andre vælger en anden opdeling:
– Grøn = Har set spild, som personen mener at man også kan fjerne.
– Gul = Har ikke set spild en hel uge…
– Rød = Har set spild, men personen dog ikke mener kan fjernes… Kan give anledning til en god snak.

Vi har erfaring med begge ovenstående brug af farver. Den sidste målemetode er faktisk meget effektiv – og sætter tanker i gang. Man vil jo nødigt være gul…

Omvendt kan den sidste måling måske begrænse forslag som de to nævnte eksempler ovenfor. Ville man sætte en grøn eller rød på tavlen – hvis man sad med valutakassen?

Vi kalder det “ugens feedback”

Trivsel er efterhånden et slidt ord. Derfor er vi begyndt at kalde processen for ugens feedback. Har du oplevet noget, som giver anledning til feedback til dine kolleger?

Den anden dag hørte jeg om en lignende proces. Her kalder de processen for “en sten i skoen”. Formålet er det samme – det som irriterer, det gør vi noget ved – sammen!

Alternativ skala for trivsel

Jeg så lige denne gode illustration af en trivselsskala – fra RIP til Ole Henriksen 🙂

Trivselsmaaling graf

Eksempel på skala for trivsel

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Skriv gerne en kommentar!

Inden du forlader os...
Gør som 7.000 andre Lean-entusiaster - tilmeld nyhedsbrev
Få nyt om Lean, rabat på kurser og meget andet!
Gratis - kan afmeldes med ét klik i nyhedsbrevet!
close-link
Back To Top