5 hurtige tjek-spørgsmål inden du læser videre…

Er denne artikel relevant for dig?

• Kender I de reelle arbejdsgange i jeres administration og produktion? Ikke de beskrevne eller de optimale flows. De reelle?
• Kender I det reelle antal returløb, omveje og parkeringer i jeres arbejdsgange?
• Kender I omfanget af variationer i jeres arbejdsgange?
• Kender I de reelle flaskehalse i jeres arbejdsgange?
• Har I et faktabaseret overblik over forbedringsmulighederne i jeres arbejdsgange?

Har du 5 af 5 “rigtige” – så drop resten af dette indlæg!

Har ikke – så læs videre :-)

Forståelse af egne processer er en svær størrelse

Det kan overskues at beskrive en proces ud fra et idealscenarie, men dagligdagen er alt andet end det. Tænk på alle de scenarier der kan opstå, når forskellige leverandører, kunder, medarbejdere, systemer og maskiner skal interagere med hinanden. Små ændringer i dette øko-system og pludselig forløber processen ikke som et ideal.

På den anden side søger vi alle en strømlining af processer for det skaber forudsigelighed og ro. Forudsigelighed skaber effektivitet og ro skaber tilfredse medarbejdere.

Er en værdistrømsanalyse med “begrænset fakta/data” altid nok?

Vi samler erfaringer og observationer fra hverdagen gennem medarbejdere og ledere på tværs af faggrupper. Vi afholder workshops for at få al data fra folks erfaringer samlet i en fælles forståelsesramme og på den måde skaber vi et udgangspunkt for optimeringsmuligheder. I Lean anvender vi ofte værktøjet værdistrømsanalyse (VSA/VSM/Value Stream Mapping) i denne proces.

I en VSA anvender vi mere eller mindre fakta og data. Ofte kan en VSA (evt. afviklet som en ”sprint”) give markante forbedringer uden en større indsats. Det kan lade sig gøre de første par gange, hvor vi kigger på en arbejdsgang. Men hvad så tredje eller fjerde gang? Nu bliver forbedringerne sværere at finde.

Spørg ”Log-data” – og forstå den komplekse virkelighed

Der er heldigvis kommet en ny medspiller på holdet. Lad os kalde ham ”Log-data”. Det var da et mærkeligt navn og hvis du forbinder ”Log-data” med noget som helst er det i første omgang sikkert bare en kæmpe og uoverskuelig strøm af data. Men ”Log-data” har en fordel. Han skriver alt ned hvad der sker og hvornår det sker. ”Log-data” registrerer alle indtastninger i et ERP, CRM og lignende administrative systemer. Derudover findes ”Log-data” også i maskiner gennem en PLC eller IoT. Så hvis der er en medspiller, der har den komplekse virkelighed i hovedet, må det da være ham. Med ”Log-data” kan du kvantificere alle afvigelser fra ideal-processen både hvor ofte det forekommer og hvad det betyder for gennemløbstiden. Nu er der pludselig en helt anden forståelsesramme for at diskutere optimeringer.

Du kunne jo overveje at invitere ”Log-data” med på næste workshop. Han skal bare filtreres lidt men det findes der også hjælp til.

De professionelle kalder det ”Process Mining”

De professionelle kalder anvendelsen af log-data for Process Mining. Her gnaves data for én eller flere processer igennem på kryds og tværs – analyseres – hvormed der skabes et faktabaseret overblik over hver enkel proces – administrativ eller i produktionen. Et unikt overblik og et unikt udgangspunkt for yderligere forbedringer af en arbejdsgang.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom