Den evige udfordring med at gøre arbejdsbeskrivelser tilgængelige…

Kender I også udfordringen? Mange gør i hvert fald. Hvordan gør vi arbejdsbeskrivelser let tilgængelige? Hvordan reducerer vi de fejl, variationer og frustrationer der forekommer, fordi medarbejderne ikke følger en standard eller instruktion?
Først lige en undren…

Vi går alligevel på Youtube…

Hvad gør du, når du skal se hvordan man skifter et batteri i din elektriske P-skive på bilen?
Eller når du skal installere en Chromecast på TV’et?
Eller når du ikke kan huske, hvordan man laver en bestemt opsætning på din mobil?

Du gør sikkert som mange andre…går på Youtube!

Men hvorfor søger du ikke efter en manual og læser den? Specielt når de fleste manualer på arbejdspladser er lavet i word?
Ja, det er underligt, at vi er til video-vejledninger privat, men på arbejde laver vi fortsat arbejdsbeskrivelser i word (måske suppleret med et billede og måske et flow-diagram).

Er fremtiden videoer på arbejdspladserne?

Se en video

Se en video om budskabet i dette indlæg – video-arbejdsinstruktioner på få minutter >

Forestil dig følgende proces for arbejdsbeskrivelser

Du skal lave en arbejdsbeskrivelse for omstilling på en maskine.
Forestil dig følgende arbejdsgang:

1. Optag en kort video med de vigtigste punkter under en omstilling – gerne med speak
2. Gå til en app og upload videoen. Samtidigt noterer du en kode på 6 bogstaver (hvoraf de 3 første altid er ens).
3. Sæt et klistermærke på maskinen og skrive de 6 bogstaver.

Færdig! Hvor lang tid vil det tage? Vil det være hurtigere end jeres nuværende metode? Kan samme metode anvendes ved en printer, opsætning af din Outlook, indtastning af en ordre, pluk fra lager…?

Hvordan finder jeg så de arbejdsbeskrivelser (videoer) frem igen?
Du åbner en app på en mobil eller tablet (eller en hjemmeside på en PC). Skriver koden. Vupti – tryk play…

Ja, og forestil dig også, at du kan skrive den samme kode på ordresedler (måske automatisk via jeres ERP-system), på jeres planlægningstavle eller hvor det nu er relevant.

Flow i en arbejdsbeskrivelse

Et alternativ

Hvis du er enig i, at mange arbejdsbeskrivelser kunne klares med en hurtig video, så kan det også gøres via Youtube (eller Vimeo eller én af de andre) og så QR-koder. Fordelen ved bogstaver er, at hvis du lige vil give en besked om at se en video på en arbejdsbeskrivelse – så er det ikke let at tegne en QR-kode 🙂

De gode argumenter for bogstaver er:

• Du kan taste den på ordreniveau i ERP systemet og få den printet på ordresedler
• Du kan skrive den i hånden på eks. en ordreseddel, som en besked på en whiteboard o.l.
• Du kan oplyse den i telefonen (mundtligt)

Ingen af ovenstående kan du gøre med en QR-kode.

Direkte link til en vejledning – de 3 første bogstaver er de samme for organisationen – så du skal kun koncentrere dig om de sidste 3

Se en video

Se en video som viser ovenstående proces – video-arbejdsinstruktioner på få minutter >

Læs mere

Læs mere om ovenstående løsning her: Gør arbejdsbeskrivelser tilgængelige >