5xHvorfor? i en Lean Administration

Nedenstående omhandler 5xHvorfor i en administration. Klik her hvis du hellere vil læse om 5xHvorfor i en Lean Produktion >

5xHvorfor?

Spørgerækken 5 x Hvorfor? er en simpel og stærk form for problemløsningsteknik. I mange organisationer har vi en tendens til, at udføre “akustisk problemløsning”. Når der er opstået et problem, så råber vi lidt i munden på hinanden. Den der råber højest får ret. Denne form for problemløsning kaldes også for brandslukning.
Men desværre ender vi ofte i symptombehandling. Ikke i fjernelse af den reelle årsag.
Her kan 5 x Hvorfor? hjælpe.
Læs mere om Lean problemløsning, PDCA, 5xHvorfor, fiskeben mm. >

Eksempel på 5xHvorfor? i en Lean Administration

Vi har et problem med fejl på de ordrer der sendes til kunderne.
Den klassiske:
Salg: Det er også fordi de pakker de forkerte varer på lageret! Få lagerchefen til at stramme kæden.
En 5xHvorfor tilgang:

Problemløsning Lean. 5xHvorfor spørgeteknik

Her ender vi med, at årsagen findes i…salgsafdelingen!

5xHvorfor fra en Lean Administration: Lønkontor

Et andet eksempel fra en administration:
Et lønkontor mødes ved deres Kaizen-tavle. Her drøfter man et problem, som omhandler at mange medarbejdere går ind på begge lønkontorer for at få tjekket evt. fejl på deres lønseddel. Til info er der 4 medarbejdere på lønkontoret – fordelt på to kontorer.
De går straks i “akustisk problemløsning”. En hurtig løsning er, at hænge en seddel på de to døre om, at det “må man ikke”. En anden løsning er, at man sender en mail rundt til alle, at det må man ikke fremover.
Vi aftaler dog, at vi lige prøver en 5xHvorfor.
Den tager ikke mange minutter.
Vi finder frem til flere årsager, som de så kan arbejde videre med:

• Ansvaret for denne problemstilling er ikke klarlagt på lønkontoret. Derfor er der selvfølgelig også tvivl hos medarbejderne.
• Medarbejderne på lønkontoret udøver “overservicering”. De skal ikke svare, hvis det bør være en anden kollega der svarer. De skal blot sende sagen videre.
• Der kan hænges en seddel på dørene om, hvor man skal henvende sig med de forskellige typer af spørgsmål/problemstillinger ift. et lønkontor.

5xHvorfor fra en Lean Administration: Møder

Her et eksempel på en 5xHvorfor med udgangspunkt i problemet: Hvorfor har vi lange møder?
Her finder man 4 mulige årsager til Kaizen-tavlen:
– Møder mangler dagsorden.
– Der mangler en mødepolitik.
– Møder bør slutte senest 5 min før tid – så man kan nå frem til næste møde til tiden.
– Der skal bakkes op om en mødepolitik fra  ledelsens side – rollemodel. Vi har tidl. haft en politik – men ikke engang ledelsen overholdte den.

Den samme case med lange møder blev også afprøvet med et fiskebensdiagram:

5xHvorfor eller fiskeben?

Som udgangspunkt er det ikke et valg. Man bør altid starte med et fiskebensdiagram for at få overblikket. Dernæst bør man finde de hyppigst forekomne årsager – og så lave en 5xHvorfor på disse. Men dette kan virke lige for tungt i mange organisationer. Så for mange er løsningen den hurtigere 5xHvorfor.
Læs mere om 5xHvorfor eller Fiskebensdiagram >

Dansk Lean Forum

Indlæg skrevet af Mikkel Smith, Flexkom
Lean Kursus
Flexkom – Lean konsulent