5xHvorfor eller fiskeben i problemløsning?

5xhvorfor og fiskeben er begge gode problemløsningsværktøjer på Lean-rejsen. Både når det gælder administration og produktionen. Og ofte er de 2 værktøjer gode at anvende sammen, men det er selvfølgelig meget situationsbestemt.

Først vil jeg lige kort ridse op hvad det ene og det andet værktøj går ud på og hvordan sammenhæng er på de to værktøjer. Derefter vil jeg komme med et tips til, hvordan vi i Flexkom bruger 5 x hvorfor i en kombination med fiskeben. Grunden til at vi kombinere det er, at det mange gange kan virke lidt tungt for medarbejdere at bruge fiskebensdiagrammet. Hvor 5 x hvorfor virker mere tilgængelig. Så hvis vi kan tage styrken fra fiskeben ind i 5 x hvorfor, så er det ofte den realistiske løsning.

Video om problemløsningsværktøjer

Vi har lavet en video om problemløsning via fiskebensdiagram og 5xhvorfor >

Hvad er 5xHvorfor?

5 x hvorfor er et værktøj hvor man spørger “Hvorfor” til et problem. Hovedreglen er, at man skal spørge 5 x hvorfor til et problem for at komme ind til årsagen. Det kan være 3 gange er nok og det kan være at 7 gange er nødvendigt. Men hovedsagen er, at i stedet for at lave akustisk problemløsning, hvor vi bare tager den første og letteste løsning, så spørger vi “hvorfor” nogle gange og på den måde graver vi os ind bag ved symptomerne og når ind til årsagerne. Derved fjerner vi problemerne permanent i stedet for blot midlertidigt.

Links til at læse mere om 5 x hvorfor:

• 5xHvorfor spørgeteknik i Lean Administration
• 5xHvorfor spørgeteknik i Lean Produktion

Hvad er Fiskebensdiagram, Sildebensdiagram eller Ishikawa-diagram?

Her går man fra et problem og så tegner man et fiskeben/sildeben med 7 ben. De 7 ben udgør 7 områder. Alle starter med M – Metoder, Materialer, Maskiner, Mennesker, Management, Modtager og Målinger. Og så brainstorme man ud fra de 7 fiskeben. Hvad kan være årsagen til problemet?

• Metoder kan være måden man udfører en opgave, måden man gennemfører et møde, måden man gennemer en fil, måden man tjekker en komponent osv.
• Materialer kan også dække over viden og data hvis vi tager administrationen. Er viden/data/materialer i orden? Modtages de til rette tid? Kommer de forsinket?
• Mennesker er noget med adfærd og måden vi arbejder på. Overholder vi aftaler? Er medarbejderne trænet? Hvordan taler vi til hinanden?
• Maskiner er også IT-systemer i administrationen. Her er det noget med programmer, muligheder, tilgængelighed, ventetid, kompleksitet osv.
• Management er ledelse. Her kan være noget med ledelsesstil, opfølgning, konsekvens, information, mål, opfordring til best pratice, manglen på opfordring til best practice, styring osv.
• Modtager er kunden til processen. Det kan godt være en intern kunde. Er forventninger afstemt, skifter kunderne mening, hvad er kundens forventninger osv.
• Målinger (eller mangel på målinger) kan også være årsagen til, at vi har det nævnte problem.

Ovenstående 7 M’er er eksempler. Man kan selv definere de områder, hvor der skal spørges til i fiskebenet.

Spørgeteknikken er:

• “Kan det skyldes…?”
• “Eller mangel på samme?”
• Eksempler: Kan det skyldes metoder (standarder osv.)? Eller kan det skyldes mangel på metoder og standarder? Kan det skyldes målinger? Eller kan det skyldes mangel på målinger (fakta og nøgletal)? osv.

De 7 M’er bliver dermed en form for tjekliste til brainstormen. Så foretager man en måling over 14 dage, en måned eller hvad der skal til, hvor man tæller hvor ofte det enkelte punkt forekommer som fejlen. Optællingen fører til et pareto diagram, som eksempelvis kan vise 8 hændelser af den ene, en anden har 4 hændelser, en har 3, en har 2, mange har 1. Diagrammet viser, hvor man skal angribe først. 5xHvorfor kan nu være metoden til, at grave dybere i de enkelte årsager – og finde løsninger.

Overordnet er fiskebenet til brainstorm på hovedårsager og 5xhvorfor metoden til at finde løsninger

Overordnet bør man anvende fiskebensdiagrammet til brainstorm på årsagsmuligheder. De opstilles i et pareto-diagram. Herfra tages de væsentligste med over i en 5 x hvorfor, hvor løsningsmuligheder nu findes. Løsningsmulighedernes prioriteres og de gode forslag implementeres.

5xhvorfor kombineret med fiskeben – i én proces

Der hvor vi oplever, at nogle medarbejdere kan føle, at fiskeben virker lidt tung er, at man først skal brainstorme, så tælle hændelser, så pareto og først derefter til 5xhvorfor. Der virker 5xHvorfor mere tilgængelig for mange organisationer. Så hvis man nu kunne kombinere 5xHvorfor og fiskeben, så vil det være stærkt.
Hvis vi starter med 5xhvorfor, så er en af ulemperne ved metoden, at man kun baserer sin proces på de svar der kommer fra deltagerne. Så retningen på 5xHvorfor kan “blive skæv” eller vi kan mangle noget, simpelthen fordi de svar der kommer, ikke er fyldestgørende eller ikke kommer vidt nok omkring. Der kan man tage de 7 M’er fra fiskebenet og bruge som en huskeseddel. Det vil sige, at man i spørgerunden med 5xhvorfor, især i den første spørgerunde (1xHvorfor), har de 7 M’er i baghovedet. Har vi været omkring metoderne? Har vi været omkring mennesker/adfærd? Har vi været omkring maskinerne og IT? Har vi været omkring materialer og data? Har vi været omkring ledelsen? Har vi været omkring modtager/kunde? Og på den måde, så er vi i hvert fald lidt mere sikker på, at vi i vores 5xhvorfor svar er mere fyldestgørende, mere dækkende og kommer hele vejen rundt. Det er i hvert fald den måde, hvor vi har set styrken ved at kombinere fiskeben og 5xhvorfor.

Læs mere

Læs mere om Lean, problemløsning, PDCA osv. >

Video om problemløsningsværktøjer

Vi har lavet en video om problemløsning via fiskebensdiagram og 5xhvorfor >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom